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Témoignage Banque Populaire Atlantique

La Banque Populaire Atlantique choisit Basware Invoice Processing pour l’automatisation du traitement de ses factures fournisseurs

Témoignages dématérialisationDésormais nous sommes en mesure de traiter nos factures fournisseurs plus facilement et plus rapidement. Notre équipe a gagné en productivité et passe plus de temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Responsable du Service Entreprise Numérique

Dans un contexte de modernisation et d’optimisation de ses processus métiers, la Banque Populaire Atlantique a fait appel à DIMO Software pour mettre en oeuvre la solution Basware Invoice Processing d’automatisation du traitement de ses factures fournisseurs. La gestion désormais centralisée et automatisée des circuits de validation a généré des gains substantiels en visibilité et productivité, ainsi qu’une réduction des délais de règlement des factures.

Des processus de gestion des factures fournisseurs hétérogènes

La Banque Populaire Atlantique est une banque régionale appartenant au Groupe BPCE, second groupe bancaire français. Présente dans cinq départements (Finistère Sud, Loire-Atlantique, Maine et Loire, Morbihan et Vendée), la Banque Populaire Atlantique compte aujourd’hui 1 400 collaborateurs, répartis entre les deux sièges historiques (Nantes et Angers) et les 174 agences de son réseau, au service de quelque 367 000 clients.

En 2013, la banque régionale lance un vaste projet de modernisation et de simplification de ses processus, pour libérer ses collaborateurs des tâches administratives à faible valeur ajoutée. Deux projets sont ainsi initiés à quelques mois d’intervalle : la dématérialisation de l’ensemble des courriers entrants et celle des factures fournisseurs. Ceci dans un but d’optimisation des traitements mais aussi de respect des engagements sur les délais de paiement, dans le cadre de « Lucie », le label de responsabilité sociétale fondé en 2009 à l’initiative de Qualité France Association (QFA).

« La réception des factures n’était pas centralisée. Leur traitement était entièrement manuel et suivait des processus différents selon les services. Nous n’avions aucun moyen de disposer d’une traçabilité en temps réel ou de piloter les délais. Et il pouvait nous arriver d’accuser des retards de paiement », explique Clément Desachy, Responsable du Service Entreprise Numérique à la Banque Populaire Atlantique. Une situation d’autant plus préjudiciable qu’en tant que banque régionale coopérative, la Banque Populaire Atlantique choisit, autant que possible, ses fournisseurs parmi ses propres clients.


Caractéristiques du projet

  1. Activité
    Banque
  2. Solution
    Basware Invoices Processing
  3. Chiffres clés
    25 000 factures par an
    5 comptables

Une solution de dématérialisation des factures déjà utilisée au sein du groupe BPCE

Après avoir consulté les équipes de la Banque Populaire des Alpes, qui avaient déployé la solution Basware Invoice Processing quelques mois auparavant, la Banque Populaire Atlantique a rapidement sollicité la société DIMO Software, qui en avait été l’intégrateur. Dès lors, s’est engagé un travail conséquent en interne de définition et de cartographie des différents workflows, en particulier de validation. « Les consultants de DIMO Software nous avaient donné une bonne vision de l’outil et de ses possibilités », précise Clément Desachy. « Leurs connaissances à la fois du métier de comptabilité et des processus numériques nous ont aidés à trouver le bon équilibre entre nos contraintes et les fonctionnalités de l’outil. »

A l’issue de cette première phase essentielle de spécifications, la Banque Populaire Atlantique a travaillé avec IBP, l’organe central de gestion informatique des Banques Populaires, pour assurer l’interfaçage de Basware Invoice Processing avec les différents applicatifs métiers. Puis les différents workflows définis ont ensuite été paramétrés dans l’outil. « Ce projet a été extrêmement structurant pour la gestion de nos factures fournisseurs », poursuit Clément Desachy.

Une gestion centralisée et automatisée, pour plus de visibilité et de productivité

Après avoir été utilisée par un groupe test sur une courte période, la solution a été déployée en janvier 2014, soit cinq mois après le début du projet. Il aura fallu six mois supplémentaires pour affiner les paramétrages de traitement automatique et traiter l’ensemble des cas d’usage « qu’on ne peut pas toujours anticiper en phase projet », précise Clément Desachy.

Aujourd’hui, la réception des factures est centralisée par le service comptabilité. Les factures électroniques (environ 40%) sont directement traitées dans le workflow de gestion du courrier entrant, tandis que les factures papier (environ 60%) passent d’abord par une étape de numérisation. La solution de Basware permet d’automatiser les workflows de validation auprès des différentes parties prenantes, puis d’autoriser la mise au paiement dans l’ERP. Les cinq collaborateurs que compte le pôle fournisseurs de la Banque Populaire Atlantique sont ainsi en mesure de traiter 25 000 factures fournisseurs par an – réparties sur la Banque Populaire Atlantique et le Crédit Maritime Atlantique – « plus facilement, plus rapidement. Ce qui a permis à l’équipe de gagner en productivité et de passer plus de temps sur d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée », explique Clément Desachy.

Depuis la mise en place de Basware Invoice Processing, les équipes métiers disposent en outre d’informations fiables et tangibles sur l’état d’avancement du traitement des factures de leurs fournisseurs ainsi que sur les délais de règlement. Cela a permis de fluidifier la circulation de l’information entre les différents interlocuteurs et a aussi contribué à améliorer les relations avec leurs fournisseurs. « Tout l’enjeu aujourd’hui est d’atteindre 100% de factures électroniques, pour réduire les risques inhérents aux factures papier, et continuer à réduire nos délais de règlements », conclut Clément Desachy.