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Témoignage MSX International

MSX International automatise la validation des demandes d’achat avec DocuWare

Témoignages dématérialisationNous avons choisi DocuWare pour sa simplicité de paramétrage, la commercialisation en mode SaaS et la possibilité d’étendre son usage à d’autres besoins.

Frédéric Le Pesq, Directeur Financier et Achats France, Benelux et Europe de l’Est

MSX International

Créé en 1929, MSX International est le leader mondial des prestations de services externalisées pour l’industrie automobile : constructeurs, réseaux de distribution et équipementiers. Ses solutions combinent technologie, expertise et processus, tout en s’appuyant sur les meilleures pratiques de l’industrie automobile et sur une expérience éprouvée en matière d’externalisation.
En France, MSX International compte 500 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires de 52 millions d’euros en 2015.

Automatiser le processus de validation des engagements de dépenses

Fin 2014, MSX France est choisi par le constructeur Citroën pour mener à bien un projet d’envergure nécessitant l’embauche de 100 nouveaux collaborateurs en 3 mois. Pour faire face à cette croissance rapide, la Direction financière de MSX France décide alors d’automatiser un certain nombre de processus en commençant par la validation des engagements de dépenses. Ce projet concerne tous les services de l’entreprise soit une quarantaine de personnes habilitées à faire des demandes d’achat. Celles-ci sont validées par les responsables de service et éventuellement soumises à l’ approbation du Contrôle de gestion, de la Direction financière ou de la Direction générale en fonction des montants engagés.


Caractéristiques du projet

  1. Secteur 
    Prestataire de services pour le secteur automobile
  2. Objectifs
    Automatiser le processus de validation des engagements de dépenses
  3. Bénéfices
    Automatisation des demandes d’achat
    Simplification du traite-ment des factures fournisseurs
    Meilleure visibilité sur les dépenses
  4. Solution
    DocuWare

« Pour passer à un mode de gestion plus industrialisé, nous souhaitions retranscrire le processus existant et ajouter des workflows de signature électronique », précise Frédéric Le Pesq, Directeur Financier et Achats France, Benelux et Europe de l’Est. Depuis la mise en oeuvre de DocuWare, les utilisateurs disposent de deux types de formulaires pour effectuer leurs demandes d’achat : un formulaire simple et un autre plus complet intégrant l’ajout de pièces jointes (devis, justificatifs…). Celui-ci passe ensuite par un circuit de validation intégrant un ou plusieurs approbateurs selon le montant de l’achat. A réception de la commande, le demandeur vérifie la conformité par rapport à la demande initiale et valide sous la forme d’un bon à payer. Par la suite, le service comptabilité fournisseurs rapproche les commandes des factures, procède au paiement si tout est conforme et archive les pièces comptables.

Un déploiement très rapide

« Notre choix s’est porté sur DocuWare pour plusieurs raisons : la simplicité de paramétrage, la commercialisation en mode SaaS et la possibilité d’étendre son usage à d’autres besoins », souligne Frédéric Le Pecq. C’est déjà chose faite puisqu’une base documentaire regroupant les contrats a été créée dans DocuWare. « Nous avons choisi de commencer sur un périmètre simple. Les équipes de DIMO Software ont réalisé le paramétrage de la solution. De fait, le déploiement s’est fait en moins de 3 mois et a mobilisé peu de ressources », complète Frédéric Le Pesq. Après avoir été testée et validée par des représentants de chaque service, l’application a été déployée à l’ensemble des utilisateurs, préalablement formés par le chef de projet de MSX International.

Des bénéfices pour tous les utilisateurs

« En dehors des contrats récurrents, plus aucun achat n’est effectué sans avoir fait l’objet d’une demande préalable. « Du point de vue financier, nous constatons un niveau de sécurisation plus fort et une meilleure visibilité sur nos engagements, ce qui est important pour la gestion de notre trésorerie », se réjouit Frédéric le Pesq. La mise en oeuvre de DocuWare a par ailleurs simplifié et accéléré le processus de validation des factures fournisseurs. Les comptables n’ont plus besoin de faire circuler les documents pour validation, ils rapprochent les factures et effectuent le paiement beaucoup plus rapidement.
Les demandeurs, quant à eux, apprécient la simplicité et l’efficacité de l’outil. Ils disposent à présent d’un historique de leurs demandes qui leur permet, d’une part, de retrouver rapidement une référence ou un tarif et, d’autre part, de suivre leurs achats et de négocier avec leurs fournisseurs.

D’autres projets à venir

« Outre la base de contrats que nous mettons en place, nous étudions également l’utilisation de DocuWare pour améliorer l’intégration des nouveaux collaborateurs (demande de téléphone, véhicule de fonction, PC…), nous déclare Frédéric Le Pesq.