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Témoignage Biomnis

Le CSP du laboratoire Biomnis modernise le traitement de ses factures fournisseurs avec DIMO Software

Témoignages dématérialisation En supprimant les lourdeurs du traitement manuel des factures fournisseurs, nos comptables ont plus de temps pour se concentrer sur leur métier.

Régis Parisel, Directeur des Comptabilités

Leader français de la biologie médicale spécialisée

Biomnis, leader français de la biologie médicale spécialisée, est issu du laboratoire créé par Marcel Mérieux en 1897. Fort de ses 32 000 analyses réalisées chaque jour, le laboratoire Biomnis a fondé sa réputation sur le développement continu de nouveaux tests et la réalisation d’analyses à forte valeur ajoutée. Partenaire des laboratoires d’analyses médicales de première intention, Biomnis met quotidiennement son expertise de pointe au service des laboratoires de biologie médicale de proximité et des plateaux techniques de l’hôpital. En 2015, il compte 737 collaborateurs et réalise un chiffre d’affaires de 180 millions d’euros.

Moderniser le traitement des factures fournisseurs

Organisé en CSP, le service comptable de Biomnis gère chaque année les 60 000 factures fournisseurs des 12 sociétés du groupe, réparties sur 6 sites en France. Jusqu’à la mise en oeuvre d’un processus automatisé, ces factures étaient enregistrées manuellement par les 6 comptables du CSP puis photocopiées et envoyées aux valideurs sous format papier. Les problématiques liées à ce processus manuel étaient nombreuses : manque de visibilité et de traçabilité, lourdeur du système de conservation et d’archivage, pertes fréquentes de documents, mauvaise image du service comptabilité… Le système d’archivage papier était particulièrement obsolète et occupait une personne quasiment à temps plein.
Début 2014, la Direction comptable de Biomnis, très sensible au sujet de la dématérialisation, décide de lancer un projet d’automatisation du traitement des factures fournisseurs pour répondre à trois enjeux prioritaires : rationaliser et sécuriser l’approbation des factures sans commandes, fluidifier les échanges avec le service achat et simplifier l’archivage des factures.

Caractéristiques du projet

  1. Activité
    Laboratoire
  2. Solutions
    ReadSoft Invoices
    Basware Invoices Processing
  3. ERP
    Iris Finance
  4. Chiffres clés
    60 000 factures par an
    6 comptables
    3 gestionnaires achat
    70 approbateurs

Un projet découpé en 3 lots

Sur la base d’une expression de besoins, plusieurs prestataires ont été consultés. La notoriété internationale des solutions proposées par DIMO Software, ReadSoft et Basware, la proximité et le relationnel avec les équipes de l’intégrateur et son expérience dans la mise en oeuvre de solutions logicielles ont convaincu la Direction comptable de Biomnis. « Nous ne regrettons pas notre choix car les équipes de DIMO ont toujours été présentes à chaque étape de notre projet», souligne Régis Parisel, Responsable des comptabilités de Biomnis.
La mise en oeuvre de ReadSoft Invoices, pour la numérisation et la capture des données, et de Basware Invoices, pour le workflow de validation des factures, a été découpée en 3 lots : le premier concernant l’automatisation des factures sans commandes, puis les factures avec commandes issues de l’ERP IRIS, le dernier lot étant consacré aux factures des sous-traitants.
Aujourd’hui, les factures fournisseurs reçues de façon centralisée au sein du CSP sont numérisées, comptabilisées et envoyées pour approbation aux 70 valideurs du groupe. Le processus est désormais plus fluide et sécurisé.
Régis Parisel souligne : « La rédaction d’un cahier des charges détaillé et la constitution de l’équipe projet sont des facteurs clés de réussite. L’erreur serait de considérer ce projet comme un projet uniquement comptable. Il est très important d’impliquer dès le démarrage le service informatique et les achats. »

Des gains de temps et d’efficacité

« Le ressenti des équipes est très positif. Les valideurs se sont très vite adaptés à ce nouvel outil. Grâce aux solutions mises en place, nous avons raccourci le temps de traitement des factures tout en absorbant deux départs à la retraite», se réjouit Régis Parisel.
D’autre part, les comptables ont désormais plus de temps pour se concentrer sur des actions qui relèvent véritablement de leur coeur de métier : suivi de reporting, validation des imputations comptables, suivi des dépenses non provisionnées…
La Direction comptable de Biomnis est également très satisfaite du gain de temps et d’efficacité dans l’archivage des factures. « On ne voudrait pas revenir en arrière », conclut Régis Parisel.

 

Prochaine étape : le portail fournisseurs Supply-Link

Afin de limiter les relances téléphoniques des fournisseurs, la Direction comptable souhaite à présent mettre en place Supply-Link, le portail fournisseurs édité par DIMO Software. En effet, les avis de virements n’étant plus envoyés par courrier, la mise à disposition de ces documents sur un extranet dédié et sécurisé permettra aux principaux fournisseurs de consulter le statut de leurs factures et de suivre leur paiement sans solliciter les comptables de Biomnis.