webleads-tracker

  • Factures fournisseurs

  • Gestion électronique de documents

  • Livre blanc Factures fournisseurs

  • Purchase to Pay

  • Extranet Founisseurs SupplyLink

Témoignage – GL Events

GL  events, leader mondial de l’événementiel, confie à DIMO Software  le traitement dématérialisé de ses 120 000 factures

Témoignages dématérialisation Elle nous permet également d’accompagner la croissance externe de l’entreprise par une intégration plus rapide de nouvelles sociétés dans le groupe. Sur le plan opérationnel, nous avons également  raccourci nos délais de clôture (de J+16 à J+9) et de paiement en conformité avec la loi LME. Ainsi, nous avons gagné en efficacité tout en optimisant le coût de la fonction et en améliorant le contrôle interne

Frédéric REGERT – Directeur Général Adjoint Finances et Administration

GL events, leader mondial de l’événementiel

Le groupe GL events  intervient dans les trois principaux métiers de l’événementiel : l’organisation de salons, congrès et événements, la gestion d’espaces réceptifs pour le compte des collectivités locales et la fourniture de prestations et services aux événements.

Grâce à l’intégration de l’ensemble des compétences événementielles et à sa présence dans plus de 19 pays, GL events accompagne les entreprises, institutions, organisateurs de manifestations, de la définition des stratégies événementielles jusqu’à la mise en œuvre des opérations sur le terrain.

Le groupe compte 3 896 collaborateurs, issus de nationalités et d’horizons variés, couvrant l’ensemble des métiers de la filière événementielle et réalise une chiffre d’affaires de 824 millions d’euros en 2012, dont 50% à l’international.

Le CSP, centre d’excellence au service des clients internes

Dès 2009, pour accompagner la croissance du groupe en pleine mutation, GL events décide de restructurer la fonction Finance en créant un Centre de Services Partagés. Véritable centre d’excellence pour les clients internes, le CSP permet à la fois de renforcer l’efficacité de la fonction et de concentrer les ressources sur deux composantes stratégiques, le pilotage (support du business) et le contrôle interne.  « L’objectif est de tirer tout le monde vers le haut en industrialisant, fiabilisant et homogénéisant la production d’informations comptables mutualisées », nous déclare Emmanuel VIDON, Directeur des comptabilités.

Dans ce contexte, la mise en place d’un processus dématérialisé de traitement des factures fournisseurs s’est imposée de fait pour atteindre les objectifs du CSP, à savoir fluidifier le traitement des factures, respecter les délais de règlement fournisseurs (loi LME) et sécuriser l’archivage des  documents.

Le choix de GL events : des solutions leader et un intégrateur expérimenté

En juillet 2010, GL events lance une consultation via un cahier des charges et, après plusieurs validations techniques et fonctionnelles, sélectionne l’offre de DIMO Software.

Plusieurs raisons ont présidé à ce choix ; en premier lieu, l’engagement de l’intégrateur. «Nous avons apprécié l’expertise métier des équipes de DIMO Software et le pragmatisme de leur démarche. La réalisation d’une maquette ainsi que la visite d’un site client traitant des volumétries similaires aux nôtres (120 000 factures par an) nous ont permis de valider l’adéquation de l’offre à nos besoins», précise Emmanuel VIDON.

La complémentarité, la puissance fonctionnelle et l’ergonomie des solutions INVOICES by ReadSoft  (numérisation des documents papier et capture des données de la facture) et Basware (gestion complète du flux des factures) ont également joué en la faveur de l’intégrateur car il a su proposer les solutions leader les plus performantes du marché.

Autre raison et non des moindres, la société GL events a déjà expérimenté le professionnalisme de DIMO Software lors du déploiement des solutions XRT, GEC et Notilus. « Notre collaboration fructueuse nous a fortement incités à renouveler notre confiance à ce partenaire», nous déclare Géraldine MEHA, Chargée de mission.

Les étapes préalables à la dématérialisation des factures fournisseurs

Plusieurs chantiers ont été menés en amont du projet par les équipes de GL events et DIMO Software : la revue des processus de validation et l’élaboration des nouveaux circuits dans l’outil Basware, la communication auprès des fournisseurs  sur la mise en place de la dématérialisation et la centralisation de la réception des factures, la création d’un référentiel fournisseur unique pour le groupe et ses 18 000 fournisseurs, la rédaction de procédures et des guides de formation pour les utilisateurs dont 900 valideurs.

La conduite du changement au cœur du projet

Ces étapes préalables ont permis de bien baliser le projet en détaillant tous les cas de figures (circuits  avec ou sans bon de commande, définition des seuils de validation…).  Les phases de paramétrage des solutions et de tests ont donc tenu compte des spécificités de chaque métier.

La prise en main des outils a été facilitée par la formation des comptables et des valideurs sur site, la mise en place d’une aide personnalisée accessible dans la solution Basware ainsi qu’un chat pour permettre aux utilisateurs de communiquer directement avec le service support.

« Dans ce projet, la conduite du changement a été capitale car les modifications d’organisation et de méthodes de travail sont importants», souligne Géraldine MEHA.

En juin 2011, le projet a démarré sur deux sites pilotes ; les  34 autres sites ont été déployés en toute autonomie par les équipes de GL events dans les mois suivants.

Objectifs atteints  à 100%

Tous les objectifs fixés au démarrage du projet ont été validés. Il est à l’origine d’un changement profond des processus de l’entreprise et pas seulement au niveau du service comptable, initiateur du projet.

« La mise en place de la dématérialisation nous a permis de prendre la main sur un flux complexe  et sensible et de faire le lien entre les équipes comptables centralisées et les équipes sur le terrain plutôt décentralisées. » se réjouit Emmanuel Vidon.

Frédéric Regert , Directeur Général Adjoint  Finances et Administration, complète : «Elle nous permet également d’accompagner la croissance externe de l’entreprise par une intégration plus rapide de nouvelles sociétés dans le groupe. Sur le plan opérationnel, nous avons également  raccourci nos délais de clôture (de J+16 à J+9) et de paiement en conformité avec la loi LME. Ainsi, nous avons gagné en efficacité tout en optimisant le coût de la fonction et en améliorant le contrôle interne».