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Témoignage Harmonie Fonction Publique

Harmonie Fonction Publique a trouvé une solution pérenne qui automatise à 90% le traitement de ses factures fournisseurs

Témoignages dématérialisation Les gains de temps ainsi réalisés nous ont permis d’affecter une personne du service à une autre tâche, en l’occurrence le traitement des immobilisations», se félicite Laurent Jonack. «Nous pouvons aussi consacrer plus de temps à l’analyse des comptes, ce que nous ne faisions qu’une seule fois par an jusqu’à présent. Laurent JONACK – Directeur des Comptabilités

L’enjeu du projet : mettre en œuvre une solution métier pérenne

Créée en 1998, HFP (Harmonie Fonction Publique) est issue de la fusion de deux mutuelles de la Fonction Publique. En 2008, elle assure la complémentaire santé et la prévoyance individuelle et collective de 134 000 personnes. HFP est membre de l’Union Harmonie Mutualité depuis 2007.

Pour traiter les 5000 factures fournisseurs annuelles, le service comptable et les 40 valideurs, répartis sur 30 sites, utilisent un développement spécifique mis en place fin 2007. Cette solution ne donne pas entière satisfaction car elle n’est pas interfacée avec le logiciel comptable Sage 1000 et certaines fonctionnalités inscrites dans le cahier des charges n’ont pu être développées, notamment l’intégration de plusieurs niveaux de validation.

La couverture fonctionnelle insuffisante et le manque de fiabilité de la solution en place sont à l’origine de l’appel d’offre lancé en 2009 par la direction informatique de HFP, pour remplacer ce développement spécifique par une solution métier pérenne.

Le choix de DIMO Software : expertise métier et solutions évolutives

Fin 2009, le choix des directions comptable et informatique s’est porté sur l’offre de DIMO Software. L’intégrateur expert a proposé des prestations de service et une suite logicielle capables de couvrir l’intégralité des besoins de HFP grâce à la synergie de trois expertises : la technologie ReadSoft pour la numérisation et la reconnaissance des données de la facture, VDoc Process pour le workflow de validation et la solution GEC, éditée par DIMO Software, pour la génération automatique des écritures dans le logiciel comptable.

Laurent Jonack, Directeur des Comptabilités nous confie : « Nous avons retenu l’offre de DIMO Software car la démarche proposée correspond en tout point à nos attentes. La solution VDoc est parfaitement adaptée à notre volumétrie de factures tant en termes de souplesse de paramétrage que de coût des licences. » Par ailleurs, DIMO Software est la seule société consultée qui ait proposé une solution (GEC) pour gérer l’intégralité du flux factures jusqu’à l’intégration automatique des données dans Sage 1000.

Laurent Jonack complète : «Nous avons également été séduits par la perspective de rentabiliser notre investissement en utilisant les solutions logicielles proposées pour automatiser d’autres traitements, comme le courrier entrant ou les relevés bancaires. »

Enfin, il est à noter que l’expertise métier des équipes de DIMO Software a grandement contribué à supplanter ses concurrents.

Des délais respectés, des objectifs atteints

Démarrée le 2 janvier 2010, la mise en œuvre des solutions a fait l’objet d’une phase de tests mi-mars puis d’un déploiement définitif début avril. Grâce à la souplesse et la rapidité de personnalisation des solutions proposées, le délai de mise en œuvre prévu en trois mois a donc été respecté. « Nous avons apprécié l’accompagnement de DIMO Software lors de la phase de paramétrage. La présence d’un consultant dans nos locaux nous a permis de gagner en réactivité», souligne Laurent Jonack.

Les bénéfices constatés sont nombreux et visent principalement des gains de productivité significatifs pour le service comptable. En effet, grâce aux solutions ReadSoft et VDoc, le traitement des factures fournisseurs de HFP est automatisé à 90%. «Les gains de temps ainsi réalisés nous ont permis d’affecter une personne du service à une autre tâche, en l’occurrence le traitement des immobilisations», se félicite Laurent Jonack. «Nous pouvons aussi consacrer plus de temps à l’analyse des comptes, ce que nous ne faisions qu’une seule fois par an jusqu’à présent.»

Une réelle augmentation de la réactivité des contrôleurs internes est également constatée. «En réduisant les délais de validation, nous évitons les retards de paiement et améliorons la qualité des relations avec nos fournisseurs.»

Les relances automatiques par mail, la recherche simplifiée des factures, l’ergonomie des solutions proposées sont autant de fonctionnalités qui permettent  au service comptable ainsi qu’aux valideurs de fiabiliser le processus de traitement des factures et de renforcer le contrôle interne.