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Témoignage Jacquet-Brossard

Jacquet-Brossard optimise le traitement de ses 42 500 factures fournisseurs annuelles grâce à DIMO Software.

Témoignages dématérialisation Grâce à la mise en œuvre des solutions ReadSoft et Basware, Jacquet-Brossard a constaté une amélioration du contrôle interne, le respect des délais de paiement ainsi qu’un réel confort de travail pour les comptables qui perdent moins de temps dans des tâches sans valeur ajoutée.

Filiale du groupe céréalier Limagrain depuis 1995, la société Jacquet-Brossard est composée d’une holding à laquelle sont rattachées 8 filiales. Présente sur le marché de la boulangerie depuis 1885 grâce au brevet du pain grillé, elle est aujourd’hui le 3ème acteur du marché de la boulangerie-viennoiserie-pâtisserie en France. En 2011, Jacquet-Brossard affiche un chiffre d’affaires de 277 M€ pour un effectif de 1302 collaborateurs répartis sur 9 sites.

Contexte et enjeux du projet

C’est en 2009 que la direction financière s’intéresse au sujet de la dématérialisation des factures fournisseurs. En effet, suite au rachat de plusieurs sociétés, le volume de factures traité a fortement augmenté, pour atteindre
42  500 factures par an. En parallèle, l’effectif du service comptable s’est réduit de deux postes, suite à un départ en retraite et à la fin d’un CDD.
Enfin, la répartition sur plusieurs sites des 10 comptables et des 177 collaborateurs approbateurs ou valideurs engendre de nombreux dysfonctionnements : pertes de documents, gestion des litiges peu performante, accumulation de tâches fastidieuses pour les comptables…
Magali Larderet, responsable de la Compatibilité Fournisseurs, nous confie : « Notre projet doit répondre à quatre enjeux : fiabiliser les processus pour dégager des gains de productivité, répondre aux exigences de la Loi de Modernisation de l’Économie par la réduction des délais d’approbation et de paiement, réduire le coût de traitement des factures et enfin, automatiser les tâches manuelles répétitives des comptables pour qu’ils se concentrent sur leur cœur de métier. »

Le choix de DIMO Software : une offre globale et un partenaire de confiance

Fin 2009, Jacquet-Brossard lance une consultation via un cahier des charges détaillant plusieurs fonctionnalités indispensables pour le groupe : la prise en compte de tous les process métier (contrôle de TVA, gestion des devises, règles de gestion internes…), le pointage des propositions de paiement dans un parapheur électronique, l’interaction du workflow de validation avec la messagerie (relance, alerte…) et la gestion des interfaces avec l’ERP Movex.
En février 2010, Jacquet-Brossard sélectionne l’offre de DIMO Software .L’intégrateur s’est démarqué grâce à :

  • la complémentarité fonctionnelle des solutions ReadSoft (numérisation des documents) et Basware (processus de traitement de la facture)
  • les performances techniques de ces solutions : « En matière de numérisation, nous recherchions une solution souple qui ne nous contraigne pas à créer autant de modèles de factures que de fournisseurs. La technologie ReadSoft proposée par DIMO Software s’est avérée particulièrement efficiente sur ce point », souligne Magali Larderet. Quant à la solution Basware, elle s’est distinguée par sa large couverture fonctionnelle et son interface aisée avec Movex.
  • Le professionnalisme des équipes déjà expérimenté lors de précédents projets
  • Les références client qui ont permis au comité de pilotage de bénéficier du retour d’expérience de sociétés utilisant les solutions proposées en lien avec Movex.

Les facteurs de succès du projet

« Un projet de dématérialisation est avant tout un projet d’entreprise  qui nécessite le soutien de la direction générale, l’implication des équipes comptables et l’accompagnement des utilisateurs dans le changement de leurs méthodes de travail. » souligne Magali Larderet.
Au cours du projet, plusieurs bonnes pratiques ont été identifiées par Jacquet-Brossard : l’étroite collaboration entre le service comptable et le service informatique, la mise à jour de la base fournisseurs ainsi qu’une réflexion approfondie sur les étapes du process (règles de gestion, circuit de validation…).

Les bénéfices quantitatifs et qualitatifs 

Grâce à la mise en œuvre des solutions ReadSoft et Basware, Jacquet-Brossard a constaté une amélioration du contrôle interne, le respect des délais de paiement ainsi qu’un réel confort de travail pour les comptables qui perdent moins de temps dans des tâches sans valeur ajoutée.
Du point de vue quantitatif, les effectifs du service comptable ont pu être réduits sans impact négatif sur le traitement des factures. Les valideurs apprécient également le temps gagné grâce à la consultation en ligne des factures.

Et demain ?

« Pour répondre à nos attentes métier, nous souhaitons poursuivre notre projet en mettant en œuvre l’automatisation du  rapprochement des factures/commandes  grâce au module Order/Matching de Basware », nous déclare Magali Larderet.

Caractéristiques du projet

  1. Activité
    Agro-alimentaire
  2. Solutions
    Invoices by ReadSoft
    Basware Invoice Automation
  3. ERP
    Movex