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Témoignage JF Hillebrand

JF Hillebrand industrialise le traitement de ses factures fournisseurs avec ReadSoft Online et DIMO Software

Témoignages dématérialisation « Les gains de productivité et la réduction des coûts sont très importants : avec  ReadSoft Online les quatre opérateurs de notre CSP traitent 1500 documents par jour et le coût de traitement des factures a été divisé par 5.

Régis Lauroy – Chef de projet informatique Groupe

Le leader mondial du transport de vins et spiritueux

Depuis sa création en 1844, le groupe JF Hillebrand est commissionnaire de transport. Son  métier consiste à organiser le transport d’un vin ou d’un spiritueux, de la  cave du producteur jusqu’à son consommateur, partout dans le monde. Pour ce faire, JF Hillebrand travaille avec un vaste réseau de transporteurs routiers, de compagnies aériennes et maritimes. Ce réseau international allié à une présence physique dans plus de 78 pays et à l’expérience de ses 2000 collaborateurs lui permettent de délivrer un service de très grande qualité. Il n’est donc étonnant que cette entreprise allemande dont le siège français est basé à Beaune, soit  numéro un dans son secteur d’activité.

800 000 factures fournisseurs à traiter dans le monde entier

Pour JF Hillebrand, le projet de dématérialisation des factures fournisseurs est né d’une double volonté : d’une part réduire de façon significative le coût de traitement des 800 000 factures reçues chaque année et, d’autre part, libérer du temps des opérateurs pour qu’ils se concentrent sur leur métier de logisticien.

Pour répondre à ces enjeux, le groupe a mené deux actions : la création d’un Centre de Services Partagés basé en Lettonie, pour centraliser la collecte des factures fournisseurs et la recherche d’une solution logicielle pour automatiser la numérisation et l’extraction des données de ces documents.

« Nous recherchions une solution du marché capable d’offrir un service simple pour les utilisateurs et pour laquelle le Retour sur Investissement soit mesurable », déclare Régis Lauroy, Chef de projet informatique Groupe. « La mise à disposition d’une solution web en mode Saas ne nécessitant aucun développement spécifique et interfaçable avec notre logiciel métier Flow faisaient également partie de nos critères de sélection ».

ReadSoft Online s’impose

Le choix de ReadSoft Online s’est rapidement imposé. Plusieurs atouts de la solution ont fait la différence : la simplicité d’utilisation, la rapidité de mise en œuvre mais aussi la facilité de déploiement. « Ces critères sont très importants dans le contexte du groupe JF Hillebrand. A ce jour, nous avons déployé 21 bureaux dans 14 pays et nous prévoyons d’équiper 5 nouveaux sites d’ici la fin de l’année.»

Au-delà des avantages techniques, la grande force de ReadSoft Online est également économique. « Nous avons apprécié la transparence des tarifs de ReadSoft Online, à savoir un coût fixe par facture. En connaissant clairement les coûts de mise en place et les coûts de fonctionnement, nous avons pu calculer le budget global de ce projet et confirmer que le retour sur investissement serait rapide et significatif », souligne Régis Lauroy.

DIMO Software a accompagné les équipes de JF Hillebrand dans une démarche de transfert de compétences qui leur permet aujourd’hui d’être autonomes dans le déploiement et l’exploitation de la solution.

Un ROI rapide et significatif

A ce jour, les factures reçues par chaque site sont transmises au CSP et intégrées dans ReadSoft Online. Les données pertinentes sont extraites et indexées ; les informations manquantes ou imprécises sont signalées pour analyse. Une fois validées, toutes les données comptables, y compris l’image de la facture, sont intégrées automatiquement dans l’ERP de JF Hillebrand.

Après six mois d’utilisation, les bénéfices apportés par ReadSoft Online sont déjà bien identifiés. « Nous sommes très satisfaits de la solution qui, en standard, répond parfaitement à nos besoins », se réjouit Régis Lauroy. « Les gains de productivité et la réduction des coûts sont très importants : avec  ReadSoft Online les quatre opérateurs de notre CSP traitent 1500 documents par jour et le coût de traitement des factures a été divisé par 5. Régis Lauroy conclut : « Grâce au contrôle plus rapide des factures, nous améliorons notre vision de la marge générée pour chaque opération de transport ».