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Témoignage Nexter

Le Groupe Nexter gagne en fluidité et en traçabilité en confiant à DIMO Software l’automatisation du traitement de ses factures fournisseurs

Témoignages dématérialisation Les gains de temps sont importants à chaque étape du processus (saisie comptable, rapprochement, règlement et archivage légal). Par exemple, la charge de travail liée au contrôle des campagnes de règlement a été divisée par deux. D’une façon générale, nous avons gagné en fluidité, en simplicité et en traçabilité.

Frédéric DUPERSAL – Responsable comptabilité fournisseur

Le Groupe Nexter

Filiale de GIAT Industries, créé en 2006, le Groupe NEXTER conçoit, produit et commercialise des équipements et des systèmes de défense pour les armées de terre françaises et étrangères. Son activité s’organise autour de 4 pôles (systèmes, munitions, matériaux énergétiques et équipements) répartis sur plusieurs filiales en France, mais également en Belgique, en Italie et en Suède. En 2013, l’entreprise affiche un chiffre d’affaires consolidé de 787 millions d’euros et compte 2775 collaborateurs.

 

Factures fournisseurs : un processus lent et fastidieux

Chaque année, les 9 comptables de Nexter reçoivent 40 000 factures fournisseurs. Ils les enregistrent dans l’ERP, effectuent le rapprochement avec les commandes puis valident et contrôlent les règlements. Ce processus n’est pas toujours applicable car un tiers des factures comporte des anomalies (référence de la commande manquante ou incomplète, erreur de destinataire, absence de réception déclarée dans l’ERP, écarts de prix….). Ces documents non conformes sont alors transmis à plusieurs collaborateurs dits « FSP » (Fonction Support de Proximité) qui contrôlent la validité de la facture avec les approbateurs.
Ce processus présente de nombreux dysfonctionnements qui ralentissent les délais et augmentent les coûts :

  • le traitement des factures et le contrôle des campagnes de règlement sont fastidieux car ils comportent de nombreuses tâches à faible valeur ajoutée (photocopies, mises sous pli, relances, recherches d’information…)
  • les délais d’approbation et de paiement des factures présentant un litige sont très longs : respectivement 43 et 62 jours. Dés lors, les équipes comptables sont monopolisées par les nombreuses sollicitations des fournisseurs (mails et appels téléphoniques), particulièrement en fin de mois,
  • l’intervention de plusieurs intermédiaires et le manque de visibilité sur le statut de la facture alourdissent également ce traitement.

Un projet d’entreprise pour répondre à des enjeux stratégiques

En 2013, la Direction générale du Groupe Nexter lance un programme baptisé Grand Large dont l’objectif est d’améliorer les process de l’entreprise tout en réduisant les coûts. Au niveau de la Direction financière, ce projet se traduit par une réflexion sur la refonte du processus de traitement des factures fournisseurs.

Cinq enjeux majeurs sont identifiés : la modernisation de la fonction Finance au sein de Nexter,  les gains de productivité et de réactivité, la traçabilité des flux et des contrôles, le respect des contraintes réglementaires et l’amélioration de la performance environnementale.

La Direction financière de Nexter recherche alors une solution et un intégrateur pour l’accompagner dans ce changement. Son choix s’est porté sur DIMO Software à la fois pour son expertise et pour la performance des solutions proposées : ReadSoft (pour la numérisation) et Basware (pour le workflow de validation). Frédéric Dupersal, Responsable de la comptabilité fournisseurs et chef de projet, déclare : « Nous avons été très agréablement surpris par la qualité de la numérisation de la solution de ReadSoft : 70% de nos factures sont traités automatiquement ». Il complète : « La simplicité d’utilisation de Basware avec le système de « paniers » par comptable, la facilité de recherche d’une facture ainsi que le parapheur électronique nous ont confortés dans notre choix.»

La clé du succès : une équipe projet proche des utilisateurs

« La constitution d’une équipe projet pluridisciplinaire, soudée, disponible et soutenue par la Direction générale a vraiment contribué au succès de notre projet », déclare Claudie Bouby, Administratrice métier ERP.
Frédéric Dupersal ajoute : « Nous avons présenté le projet aux 200 approbateurs et au service courrier afin de les sensibiliser au changement de process qui allait s’opérer et lever les freins à l’utilisation d’un nouvel outil informatique. Nous les avons informés régulièrement sur l’état d’avancement du projet (lettres d’information, page intranet…). Lors du déploiement, nous avons également mis en place une cellule d’assistance au démarrage pour répondre à toutes les demandes des utilisateurs et faciliter la prise en main de la solution ».

Des bénéfices très vite identifiés

Après neuf mois d’exploitation, le Groupe NEXTER constate des gains significatifs. Les délais ont été réduits de manière très importante (de 43 à 9 jours pour l’approbation et de 63 à 48 jours pour le paiement). Cette nouvelle organisation a également permis de gagner 3,5 ETP.
La suppression des manipulations de papier améliore la productivité du service. Frédéric Dupersal se réjouit : « Les gains de temps sont importants à chaque étape du processus (saisie comptable, rapprochement, règlement et archivage légal). Par exemple, la charge de travail liée au contrôle des campagnes de règlement a été divisée par deux. D’une façon générale, nous avons gagné en fluidité, en simplicité et en traçabilité ».

 

Et demain ?

Fort du succès de ce projet sur les 7 sociétés du groupe utilisant l’ERP Baan, la Direction financière de Nexter a validé le déploiement de l’offre DIMO Software sur les 5 autres entités du groupe utilisant l’ERP Microsoft Dynamics AX.

Caractéristiques du projet

  1. Activité
    Industrie de la Défense
  2. Solutions
    Invoices by ReadSoft
    Basware Invoice Automation
    ERP
    Baan—Infor
  3. Chiffres clés
    40 000 factures par an
    7 sociétés
    9 comptables (ETP)
    200 valideurs
    98% des achats avec commandes.