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Témoignage Réseau OMERIS

Avec DocuWare, le réseau OMERIS accélère et sécurise le traitement de de ses factures fournisseurs grâce à la dématérialisation.

Témoignages dématérialisationDocuWare bénéficie d’une solution cloud très intuitive, qui facilite la prise en main, même par des utilisateurs peu initiés à l’informatique. Le réseau entier optimise maintenant le traitement de ses factures fournisseurs.

Pierre-Antoine CHARLET, Directeur des Projets

OMERIS

CA 65 M€, PME lyonnaise familiale fondée au début des années 90, s’occupe de la prise en charge de personnes âgées, ce qui comprend une gamme d’activités allant de l’accompagnement à domicile, du service à domicile jusqu’à la prise en charge de personnes au sein d’Etablissement d’Hébergement pour Personnes Agées Dépendantes (EHPAD). OMERIS gère 16 maisons de retraite médicalisées (EHPAD) ce qui représente plus de 1300 lits accueillant des personnes âgées dépendantes principalement dans le Rhône, mais aussi dans les Bouches du Rhône, en Haute Savoie, dans l’Hérault, dans le Loiret et le Puy de Dôme. Le réseau gère également un centre de formation, dispense des prestations de conseils aux autres acteurs en charge de personnes âgées.

Historiquement, une gestion comptable décentralisée

 « Chaque EHPAD avait un comptable dédié. Un centre social partagé a été créé et les comptables ont été ramenés au siège » raconte Pierre-Antoine Charlet, Directeur des Projets chez OMERIS. « Nous avions une problématique de transmission de factures fournisseurs entre les établissements et le siège. L’envoi des factures était effectué par voie postale puis par dépôt sur Google drive. Le réseau a ensuite décidé de restructurer ces flux d’informations et d’augmenter la rapidité de transmission. Le choix de la dématérialisation des factures s’est donc imposé afin de recentraliser et sécuriser l’information. »

Les critères de choix étaient précis : une solution en mode SaaS, simple à mettre en œuvre et modulable sur les différents métiers pour ce qui concerne la gestion des workflows.


Caractéristiques du projet

  1. Secteur
    Médico-social, accompagnement des personnes âgées
  2. Chiffres clés
    Volume de factures : 1500 par mois
    Nombre de sites concernés : 16 EHPAD, 3 agences de maintien à domicile et 1 centre de formation
    Nombre de personnes qui utilisent l’outil : + de 90
  3. Objectifs
    Mise en place du traitement des factures fournisseurs, des demandes d’investissements et bons de commandes pour les EHPAD (Maisons de retraite médicalisées)
  4. Bénéfices
    La rapidité d’installation et de mise en place
    La formation rapide et simple
    Le prix compétitif
  5. Solution
    DocuWare

Simplicité, rapidité… les nombreux avantages de la solution de Gestion Electronique de Documents (GED) DocuWare

 « Nous avons fait un tour du marché mais 3 points nous ont séduits chez DocuWare » explique Monsieur Charlet :

  • La rapidité d’installation et de mise en place une fois le workflow dessiné,
  • La formation rapide et simple,
  • Le prix compétitif.

Monsieur Charlet est arrivé au moment où le Système d’information était en phase de mutation. Environ 6 mois se sont écoulés entre la négociation, le paramétrage, la recette et la prise en main.

La solution a été déployée sur tous les sites des EHPAD, soit 16 au total, puis sur les 3 agences de maintien à domicile et sur le centre de formation. Aujourd’hui la solution est utilisée par plus de 90 personnes pour une volumétrie de 1 500 factures mensuelles.

L’appropriation par le personnel : un gage clé de succès

 Des mesures spécifiques ont été mises en œuvre pour faire adhérer les équipes des EHPAD, qui n’avaient pas de culture informatique très poussée, au nouvel outil et aux nouveaux modes de fonctionnement. « Nous avons monté des formations à distance – co-animées avec une personne du staff DIMO – tout en démontrant les gains qu’elles pouvaient obtenir. N’ayant plus de comptables sur site, elles peuvent néanmoins conserver une visibilité sur l’ensemble de leurs factures fournisseurs, faire des recherches, bref, garder la main sur le processus et ne pas être de simples relais de transmission de documents au service comptable » explique Monsieur Charlet. Le support est assuré par le responsable comptable et lui-même.

Gain de temps et sécurisation : les bénéfices principaux apportés par  DocuWare

 Le directeur de site peut désormais travailler sur la sécurisation du processus d’achat à travers la mise en place de bons de commande et des validations métiers dans DocuWare.

Moins de temps est passé en traitement, en transmission et en sécurisation ce qui permet de dynamiser le prévisionnel.

Pierre-Antoine Charlet apprécie la solidité et la proximité de DIMO Software avec son client – les formations ont développé la capacité du personnel à s’approprier l’outil – et la rationalisation du nombre de manipulations : « avant, il fallait scanner la facture, la déposer sur un drive, la changer de répertoire selon l’avancement du traitement de la facture. Elle faisait le tour de l’établissement pour être validée par les divers intervenants au sein du process. Une fois le bon à payer donné par le directeur, la facture était enfin envoyée par voie postale à la comptabilité en vue du règlement des fournisseurs ».

« DocuWare permet vraiment de modéliser tous les process internes et de les dématérialiser, ce n’est pas un simple outil d’archivage documentaire. »

Demain : l’interface avec le logiciel comptable

A moyen terme, OMERIS pense interfacer la solution avec son logiciel comptable qui est en cours de changement dans le cadre de la refonte complète de son SI (planning, paye, Business Intelligence, …).