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Témoignage Unéal

Unéal, premier groupe coopératif du nord de la France, constate de nombreux bénéfices suite à la mise en place des solutions Basware et ReadSoft.

Témoignages dématérialisation « Travailler en flux poussés est plus efficace pour l’entreprise. Nous avons gagné de la  productivité… et de la place grâce à l’archivage électronique ! »

Jean Philippe KERR – Directeur Administratif et financier

A propos d’Unéal

Unéal est un groupe spécialisé dans les métiers de l’agriculture, issu du regroupement des coopératives A1 et Hauts de France en 2002. Ce rapprochement a permis à Unéal de devenir  le premier groupe coopératif du nord de la France et de s’organiser pour faire face à l’évolution du contexte économique agricole.

Quatre métiers sont représentés dans les 13 sociétés qui composent le groupe : coopérative agricole, négoce, machinisme et jardinerie.

Organisée en 8 régions, la coopérative compte 1700 salariés, 8000 adhérents et réalise en 2010 un chiffre d’affaires de 723 millions d’euros.

Un projet pour répondre à deux enjeux majeurs

Deux éléments organisationnels ont déterminé le lancement du projet de dématérialisation des factures fournisseurs du groupe. En premier lieu, la lourdeur du circuit de validation insatisfaisant à la fois pour les comptables et pour les responsables d’unité. En effet, le traitement manuel des factures dans une organisation très décentralisée est la cause de dysfonctionnements et de perte de temps : nombreuses manipulations pour photocopier et transmettre les factures, perte de documents, demande de duplicata, retards de paiement, manque de traçabilité …

D’autre part, ce projet s’inscrit dans un plan global d’amélioration de la productivité des services du groupe, dont un des objectifs est de réduire les moyens humains.

Une solution adaptée, un intégrateur rassurant

« Lors d’une démonstration en ligne, nous avons été séduits par les solutions Basware et ReadSoft présentées par DIMO Software », nous confie Jean-Philippe Kerrr, Directeur administratif et financier du groupe Unéal. « Elles correspondaient parfaitement à nos besoins, contrairement à d’autres solutions du marché plutôt surdimensionnées. Par ailleurs, nous avons été rassurés par la démarche de déploiement proposée par DIMO Software, qui nous est apparue claire avec des responsabilités bien définies

Suite à une analyse fonctionnelle détaillée, un cahier des charges a été rédigé début 2010. Démarré en mars, le paramétrage de la solution Basware a a été validé par un groupe de travail constitué de 10 personnes des services comptable, administratif et informatique après une phase de test de trois mois. S’en est suivie la mise en place de la numérisation des factures à partir de juillet et la mise en production globale du projet en novembre 2010.

Lors de la phase de déploiement final, le groupe Unéal a mis en œuvre plusieurs actions d’accompagnement des équipes : formation sur site et à distance, rédaction d’une procédure et suivi des demandes. « En un mois tous les utilisateurs étaient totalement opérationnels », se félicite Guillaume Brunel, Responsable comptable et Chef de projet Unéal. «Le périmètre du projet concerne dans un premier temps les coopératives agricoles et jardineries car elles ont les plus gros volumes de factures. Le déploiement sur les deux autres activités du groupe est prévu sur 2011 et 2012 », précise Guillaume Brunel.

Des bénéfices immédiats

«Outre la mise en exergue de certains dysfonctionnements, la mise en place des solutions Basware et ReadSoft s’est traduite par de nombreux bénéfices aussi bien quantitatifs que qualitatifs », se réjouit Jean-Philippe Kerr. Grâce à la numérisation des factures, le temps de saisie comptable a largement diminué. Nous ne perdons plus de documents et l’archivage nous permet de partager l’information entre les collaborateurs du groupe. »

De même, l’amélioration des délais de paiement facilite le respect des nouvelles dates d’échéances issues de la loi LME (Loi de Modernisation de l’Economie). La récupération plus rapide de la TVA se révèle être un autre avantage financier de l’automatisation du traitement des factures.

Du point de vue des équipes comptables, la saisie, les recherches de documents occupaient jusqu’à présent une part important de leur activité. La dématérialisation des factures permet d’affecter des ressources à d’autres tâches, comme la consolidation, et de faire face aux réductions d’effectifs programmés.

«Enfin, la traçabilité complète de l’information induit également des effets positifs sur les valideurs qui sont ainsi sensibilisés et responsabilisés dans leur fonction », complète Jean-Philippe Kerr.

« Travailler en flux poussés est plus efficace pour l’entreprise. Nous avons gagné de la  productivité… et de la place grâce à l’archivage électronique ! »

Caractéristiques du projet

  1. Activité
    Agriculture
  2. Solutions
    ReadSoft Basware Invoice
  3. ERP
    Idéa Informatique