France Air dématérialise le traitement de ses factures et bons de livraison grâce à Docuware et Readsoft

Le groupe Airvance est né début 2020 de la fusion du groupe France Air, avec la branche traitement d’air du groupe anglaise SIG. Le groupe est passé de 600 personnes et 150 millions de CA à 1 800 personnes et environ 500 millions de CA. Le Groupe Airvance représente aujourd’hui 20 sociétés de tailles diverses – dont France Air, entité fondatrice du groupe – présentes dans 13 pays. France Air a souhaité dématérialiser ses flux entrants côté clients, à savoir factures et bons de commande. Bertrand Brat, responsable projets applicatifs du Groupe Airvance, anciennement responsable IT chez France Air, est en charge de l’ensemble des projets digitaux et dématérialisation. Il explique les défis liés à la digitalisation des processus et à la gestion des flux grâce à Docuware et Readsoft.

Traçabilité, efficacité, gains de temps, zéro papier : les bénéfices tangibles de la dématérialisation, Interview de Bertrand Brat, responsable projets applicatifs chez Airvance

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Pourquoi une solution de GED et de dématérialisation des factures ?

Bertrand Brat raconte : « France Air disposait d’une solution de GED externe en place depuis 2005 qui servait de réceptacle pour l’ensemble des éditions de factures et bons de livraison. Nous allions y piocher l’ensemble des éléments susceptibles d’être connectés à nos événements clients. Cette solution, en sortie plutôt qu’en entrée, fonctionnait sur des SI en AS400 conservés au fur et à mesure des migrations d’ERP ».

Un premier lot pour adresser les bons de commandes

France Air traite une volumétrie de150 000 bons de commande clients /an. Originellement, ce flux était fractionné en plusieurs tâches (fax, signature, contresignature etc) sans traçabilité ni responsabilité, avec beaucoup de papiers imprimés et des process plus ou moins adressés selon les régions. Environ 85% de ces bons de commande arrivaient par mail, le reste par fax.

« Nous souhaitions capturer ces bons de commandes et reconnaître un certain nombre de caractères soit en LAD-RAD, soit en OCR. Or, les bons de commande se présentaient sous deux formes : standards avec des champs identifiés, ou rédigés à la main. Il était donc important d’en connaître l’origine. Grâce aux contacts de notre CRM, nous pouvions détecter les émetteurs de mails ou de fax et réconcilier les deux informations » explique Bertrand Brat.

A partir du moment où le client est identifié, le système devait pouvoir le router vers le bon canal de traitement (affectation de client, région, personne etc.). Cela nécessitait de mettre en place un process avec un outil capable de faire la capture du bon, reconnaître l’émetteur et adresser un workflow pour faire le traitement du bon de commande.

Une solution intégrant bons de commande ET factures fournisseurs ?

Bertrand Brat connaissait les qualités de Readsoft en matière de traitement des factures, mais pensait pouvoir détecter un acteur susceptible de traiter factures et bons de commande. Après avoir scruté le marché et identifié de gros éditeurs dont les solutions étaient compliquées à mettre en place, France Air a décidé de séparer les deux besoins et a opté pour deux solutions, ce qui a permis de séquencer et découper les projets.

« Nous avons rapidement identifié et choisi Docuware, recommandé par DIMO. L’implémentation a été assez fluide, à partir du moment où nous avions bien adressé le canal de traitement et que l’on avait capturé et reconnu le client ».

Ensuite, le backoffice de traitement de commandes centralisé à Beynost (69) pouvait rerouter les éléments aux régions concernées.

Forces commerciales et ADV, les premiers services concernés

Ils sont en première ligne pour traiter les bons de commande : les quelques 70 commerciaux sédentaires et la vingtaine de personnes de l’ADV à Beynost représentent près de 100 potentiellement utilisatrices de l’outil. Il a donc fallu formaliser un process qui n’existait pas complètement et l’intégrer dans un outil favorisant la traçabilité et permettant à tout un chacun de voir qui a fait quoi et à quel moment.

Traçabilité, efficacité, gains de temps, zéro papier : des bénéfices tangibles

« L’ADV est en zéro papier. Le process de capture est simple : on passe de la messagerie à la GED et tout le reste suit, le workflow est complètement intégré. Nous avons gagné en efficacité et en temps de traitement. Auparavant, les régions scannaient les bons de commande à des horaires différents. Dorénavant, les éléments sont stockés dans des bannettes et l’ADV traite au fur et à mesure. Cela a beaucoup simplifié les flux métiers, d’autant que le produit est très stable et le support DIMO a été appréciable. L’outil répondu exactement à nos attentes. Il est en production depuis un peu plus de deux ans, sans incident » explique Bertrand Brat.

Selon lui, les équipes ont vite adopté cet outil web. La communication se fait de façon assez fluide entre les outils de messagerie, les plug-ins d’intégration etc. Les opérateurs visualisent sur un écran leur messagerie et Docuware et, sur l’autre, l’ERP. Ils naviguent sans problème de l’un à l’autre. France Air traite 6 à 700 bons de commande/jour.

Le projet a commencé en septembre 2018, le calendrier s’est étalé sur trois mois, entre l’installation, les paramétrages, les tests, les formations. Les interfaces entre DocuWare et l’ERP sont fluides et quelques workflows ont été réorientés, notamment en termes de validation. La traçabilité n’était pas aussi pointue quand les échanges se faisaient par mail.

Plus de factures fournisseurs papier

La partie Readsoft Connect a été lancée juste après la mise en place de DocuWare pour dématérialiser 40 à 45 000 factures fournisseurs/an. Beaucoup arrivaient par courriers en région et au backoffice et quelques mails. Des adresses mails dédiées ont été créées, ce qui a bien aidé pendant la crise sanitaire et a contribué à changer les mentalités. 3 étapes : le flux des frais généraux (transport, prestataires …) traité début 2020, puis les factures de marchandises – traitées au milieu de 2020 – et enfin les prestations, terminées courant 2021.

Les courriers en multipages ou pages uniques sont scannés le système traite des lots digitalisés avec de la reconnaissance de caractères pour identifier le fournisseur, l’affecter au bon service pour validation et réaliser l’intégration comptable, c’est-à-dire traduire les informations reconnues par Readsoft en un message adressé aux systèmes comptables France Air. La solution est hébergée en mode SaaS, DocuWare étant on-premice.

Avec Readsoft, France Air a centralisé et optimisé ses factures fournisseurs

Auparavant traitées en régions, les factures sont dématérialisées au siège pour être intégrées dans l’outil. Chaque responsable de service a même la possibilité de valider ses factures sur un smartphone. Avant, il fallait mettre des bons à payer sur l’ensemble des factures puis il y avait un traitement manuel fastidieux. France Air a donc gagné en fluidité, en traçabilité, en temps de traitement et en automatisation pour, au final, avoir du zéro papier et donc un gain de place considérable. Les possibilités de recherche sont étendues, les équipes ont une meilleure autonomie, commettent moins d’erreurs et ont une meilleure connaissance des dossiers. Une équipe de comptabilité fournisseur de 5 personnes traite ce flux. Il n’y a pas eu de rupture pendant la Covid. Cette démarche s’inscrit pleinement dans le principe de digitalisation de l’entreprise.

Readsoft permet de faire de l’approbation et de l’imputation stockage en plus de la LAD-RAD, et la GED complète le flux. Aujourd’hui, toute la chaîne comptable et financière est adressée d’un point de vue automatisation et dématérialisation.

« A chaque fois, le temps d’implémentation a été assez court grâce aux conseils des équipes DIMO. Nous en sommes très contents. Cette expérience servira pour d’autres projets et nous mènerons probablement une réflexion vers une évolution au sein du groupe. France Air est historiquement dans le cœur de marché français de DIMO en B2B. Nous sommes clients sur le CRM et la BI. Une relation de confiance s’est instaurée sur ces sujets-là » conclut Bertrand Brat.

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