Une méthodologie projet éprouvée

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Lever les freins au changement

Dans le cadre de notre Livre Blanc (Co-écrit avec EY), nous avons interrogé les DAF et DSI sur les difficultés rencontrées lors de la mise en place de solutions logicielles. La résistance au changement arrive en première position loin devant les problèmes liés à la Méthodologie Projet, les interfaces ou la disponibilité des équipes.

Les projets de dématérialisation et d’organisation des processus métier ont des impacts qui vont bien au delà de l’utilisation d’un nouveau logiciel. Le plus souvent, ils s’accompagnent d’une nouvelle organisation, de nouveaux modes opératoires, de changement d’interlocuteurs, voire dans certains cas de réduction d’effectifs.

Il est donc important de faire preuve de méthode pour déployer ce type de projet.

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circulation

La méthode DIMO Software

Coordonné par un interlocuteur unique au sein de notre entreprise, votre projet est géré par le chef de projet. Son rôle est de piloter le projet, d’analyser vos besoins, coordonner les équipes réalisant les paramétrages et veiller au respect du planning et des coûts.

Sa double expérience – Informatique et métier (Achat/comptabilité) – lui permet de maîtriser tous les aspects de votre projet.

Il suit une méthodologie qui a fait ses preuves auprès de centaines d’entreprises. Cette méthode permet de décomposer en phases chaque étape du projet ; chaque étape étant un prérequis à la réalisation de l’étape suivante, elle doit être contrôlée puis validée.

La validation se concrétise par :

  • Une approbation du chef de projet client sanctionnée par la signature d’un document
  • Une recette sanctionnée par la signature par le client d’un procès-verbal
accord commercial

Accord commercial

Initialisation et lancement du projet

Initialisation et lancement du projet

Spécifications techniques et fonctionnelles

Spécifications techniques et fonctionnelles

Installation des plateformes

Installation des plateformes

Paramétrage

Paramétrage

Recette

Recette

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Préparation au démarrage en production

mise-en-production

Mise en production

circulation
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Les facteurs clés du succès et les points de vigilance

  • Présence d’un leader du métier, qui arbitre et qui décide, en fédérant les énergies des collaborateurs concernés,
  • Profiter de l’arrivée de nouveaux outils pour revoir les processus ; ils peuvent souvent être simplifiés, rationalisés, ou optimisés grâce aux fonctions des nouveaux outils,
  • Rester focalisé sur les cas à traiter les plus nombreux, pour démarrer plus tôt et maximiser le ROI à court terme ; les exceptions seront traitées par un processus manuel (ne pas traiter tous les cas dès le début, attendre de progresser sur la courbe d’expérience et juger par la suite de la pertinence de traiter les cas rares ou marginaux, et comment le faire au mieux avec le nouvel outil),
  • La complexité coûte cher, simplifier chaque fois que c’est possible et judicieux (ou en tout cas vérifier le gain qui découle de la complexité en question)
  • Il y a deux phases cruciales : l’analyse et la recette client.
    • L’analyse parce qu’elle définit le périmètre du projet, et par conséquent ce qui sera livré. Toute omission ou imprécision engendrera des retards ou des surcoûts ultérieurement.
    • La recette parce qu’elle détermine la pertinence et la qualité du système et de l’organisation qui seront déployés, toute impasse ou négligence à ce niveau engendrera des retards ou des surcoûts à l’échelle de tous les utilisateurs concernés, voire de l’écosystème de l’entreprise (fournisseurs, clients partenaires…). Tester, tester, tester ! Prendre le temps de concevoir un plan de test et des jeux de test représentatifs, et les dérouler avec rigueur malgré le côté fastidieux que ça peut présenter.
  • Communiquer, accompagner, être présent auprès des personnes qui sont impactées par le projet car l’utilisation d’un nouvel outil n’est jamais « naturelle ». C’est la résistance au changement des vieilles habitudes qui est la plus naturelle.
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DIMO Software nos solutions
DIMO Software nos solutions

Comme tout projet informatique, il existe quelques ingrédients indispensables pour mener à bien et dans les délais souhaités l’implémentation d’une solution de dématérialisation ou d’automatisation des processus :

  • Le choix de la méthode de mise en œuvre (méthode agile, découpage par lot…)
  • La constitution de l’équipe projet
  • La conception d’une solution orientée métier
  • Une phase de recette approfondie
  • L’accompagnement des utilisateurs après le déploiement

DIMO Software
Philippe Vuillermin – Responsable consulting Dématérialisation & Processus