Dans un contexte où la digitalisation des processus achats et financiers devient une priorité stratégique, les solutions Procure-to-Pay (P2P) sont de plus en plus sollicitées. Parmi les acteurs majeurs du marché, la solution Basware se positionne comme une référence mondiale en matière d’automatisation du cycle P2P. Cet article propose un tour d’horizon complet de la solution : son périmètre fonctionnel, son positionnement, les profils d’entreprises concernés et la manière dont DIMO vous accompagne dans un déploiement réussi.
Démo flash de la solution Basware
Qu’est-ce que le logiciel Basware ?
Basware est un éditeur finlandais fondé en 1985, reconnu comme l’un des leaders mondiaux des solutions d’automatisation des processus financiers, en particulier sur le segment Procure-to-Pay (P2P) et la facturation électronique. L’entreprise s’est imposée à l’international avec une présence dans plus de 190 pays et une capacité d’intégration avec plus de 250 ERP différents, ce qui en fait un acteur incontournable pour les groupes opérant à l’échelle internationale.
Basware propose une suite complète de solutions couvrant l’ensemble du cycle Procure-to-Pay:
- Dématérialisation des factures fournisseurs (e-invoicing)
- Gestion des achats (e-procurement)
- Analyse et reporting des dépenses
Historiquement, Basware s’est concentré sur les grands comptes internationaux. Toutefois, sa solution convient également aux ETI traitant un volume important de factures. Des groupes tels que HP, Vinci Énergies, Mercedes-Benz ou DHL figurent parmi ses clients, chacun traitant plusieurs millions de factures par an via la plateforme. L’objectif est d’offrir une visibilité complète sur les dépenses, d’optimiser la stratégie d’approvisionnement, de réduire les risques d’erreur et de fraude, et d’assurer la conformité réglementaire à l’échelle mondiale.
Basware est particulièrement reconnue pour sa capacité à accompagner les entreprises dans la mise en conformité avec les réglementations européennes sur la facturation électronique obligatoire. Elle se distingue notamment par son expertise et son immatriculation PDP concernant la réforme française qui généralise l’e-invoicing à partir de 2026 pour les grandes entreprises et ETI.
La plateforme prend en charge les trois formats structurés exigés par la réglementation :
- Factur-X (format hybride PDF/XML, conforme à la norme EN 16931, privilégié en France)
- UBL (Universal Business Language, format XML international)
- CII (Cross Industry Invoice, format XML européen)
Les principaux modules proposés par Basware
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Gestion des achats (e-procurement) |
Centralisation et automatisation du processus d’achat, gestion des catalogues, des demandes et des commandes, optimisation de la stratégie d’approvisionnement. |
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Portail fournisseurs |
Interface web pour faciliter les échanges avec les fournisseurs : réception de commandes, envoi de factures… |
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Approbation des bons de commande |
Circuits d’approbation automatisés, workflows personnalisables, validation des commandes et des factures selon les règles internes. |
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Traitement automatisé des factures (OCR + IA) |
Capture automatique des factures (papier, PDF, e-invoice…), reconnaissance des données par OCR, automatisation du rapprochement commande-facture, détection d’anomalies grâce à l’IA et au machine learning. |
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Reporting dépenses |
Tableaux de bord et rapports analytiques pour piloter les dépenses, identifier les économies potentielles, suivre la performance achats et fournisseurs. |
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Archivage légal |
Archivage des factures conforme aux exigences fiscales locales et internationales, garantie d’intégrité et de disponibilité des documents. |
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Intégrations ERP |
Plus de 250 ERP intégrés (SAP, Oracle, Microsoft, etc.), API permettant de gérer des environnements multi-ERP complexes. |
À quoi sert la solution Basware ?
Basware ets un logiciel qui permet de digitaliser l’ensemble du cycle achat/fournisseur, depuis l’identification du besoin, la demande d’achat, l’émission du bon de commande, la réception des biens ou services, jusqu’au paiement final de la facture.
La solution intègre des technologies avancées de capture des factures, capables de traiter des volumes importants issus de multiples canaux (papier, PDF, EDI, portails fournisseurs, emails…). Grâce à l’OCR et à l’intelligence artificielle, les données des factures sont automatiquement extraites, validées et intégrées dans le système, permettant un traitement en masse et une réduction drastique des interventions manuelles.
De plus, elle propose également un système de validation automatisée hautement configurable. Ce dernier permet d’automatiser l’approbation des factures et des bons de commande selon des règles complexes : respect des budgets, seuils de validation, services concernés, multi-niveaux d’approbation, etc.
La plateforme procure une visibilité totale et en temps réel sur les engagements et les dépenses de l’entreprise. Des tableaux de bord analytiques aident à suivre l’état des commandes, des factures, des paiements, et à identifier les opportunités d’optimisation.
De plus, Basware se connecte à plus de 220 réseaux partenaires et plateformes de facturation électronique à travers le monde, y compris les portails publics. Elle garantit l’envoi et la réception des factures dans tous les formats requis, assurant ainsi la conformité réglementaire dans plus de 100 pays et la traçabilité des échanges avec les administrations et les clients.
Conçue pour les ETI et grands groupes, Basware gère sans difficulté des volumes très élevés de transactions : certains clients traitent plusieurs millions de factures annuellement via la plateforme.
Les points forts de Basware
- Large couverture fonctionnelle : Basware permet de digitaliser et d’automatiser l’intégralité du cycle achat-fournisseur, de la demande à la mise en paiement. Elle constitue ainsi un outil de référence pour les entreprises souhaitant structurer l’automatisation du Purchase to Pay sur l’ensemble de leur organisation.
- Adaptées aux grands groupes et ETI multi-sites : Basware gère aisément des volumes importants de factures et s’adapte à des environnements complexes, multi-ERP et multi-devises, ce qui en fait un choix privilégié pour les groupes internationaux.
- Intégration possible avec les ERP du marché : Basware est reconnue pour sa capacité à s’intégrer facilement avec plus de 250 ERP, dont SAP, Oracle, Microsoft Dynamics et Sage X3.
- Moteur de workflow puissant et personnalisable : Basware permet d’automatiser la validation des factures et des bons de commande selon des règles complexes. Cette automatisation réduit les délais de traitement, limite les erreurs humaines et garantit le respect des politiques internes. Elle répond parfaitement aux objectifs d’automatisation de la comptabilité recherchés par les directions financières modernes.
- Support natif des formats de facturation électronique réglementaires : Basware prend en charge tous les formats de facturation électronique exigés par la réglementation européenne, dont Factur-X, UBL et CII.
- Reporting et visibilité sur les dépenses : grâce à des tableaux de bord avancés et des outils analytiques, Basware offre une visibilité en temps réel sur les flux de factures, la charge de travail des équipes et l’état des dépenses.
- Bon niveau de sécurité, traçabilité et conformité : la solution garantit la traçabilité complète des flux de factures et des actions utilisateurs, limite les risques de fraude et d’erreurs, ce qui facilite l’auditabilité.
- Compatibilité avec les obligations réglementaires (e-invoicing) : Basware est parfaitement compatible avec les exigences réglementaires en matière de facturation électronique, ce qui permet aux entreprises de se mettre en conformité avec la réforme française et européenne, tout en simplifiant la gestion des obligations déclaratives et fiscales.
- Immatriculée Plateforme de dématérialisation partenaire : Basware est officiellement immatriculée comme Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP). À ce titre, elle est habilitée à transmettre et à réceptionner les factures électroniques dans le cadre la réforme de la facture électronique obligatoire.
Démo flash de la solution Basware
Une solution exigeante en termes de paramétrage
La mise en œuvre de la solution nécessite un paramétrage initial souvent complexe, impliquant l’intervention de consultants spécialisés afin d’adapter l’outil aux processus internes de l’entreprise. DIMO, en tant qu’intégrateur expert dans la dématérialisation, met à disposition une équipe dédiée pour accompagner ses clients tout au long de cette phase cruciale.
La durée du déploiement peut varier selon plusieurs critères : le nombre d’entités concernées, les pays impliqués, le volume de factures à traiter, ainsi que le niveau d’intégration requis avec les systèmes d’information existants.
Il est important de noter que cette solution s’adresse principalement aux organisations de taille importante, traitant un volume élevé de transactions et disposant de processus achats et de validation complexes. Elle se révèle donc moins pertinente pour les PME ou les structures à faibles volumes.
Pour quels types d’entreprises la solution Basware est-elle adaptée ?
- Grands groupes ou ETI avec un besoin de centralisation mondiale : Basware facilite la centralisation des processus achats et garantit une conformité réglementaire internationale dans plus de 100 pays.
- Entreprises fortement réglementées ou soumises à audit fréquent : grâce à une traçabilité complète, un archivage légal, une conformité aux normes fiscales et une sécurité certifiée (ISO 27001), la solution facilite la gestion des audits et des obligations réglementaires.
- Organisations avec un haut volume de factures et de fournisseurs : avec plus de 170 millions de factures traitées par an, Basware est taillée pour absorber de gros volumes et gérer des réseaux fournisseurs complexes.
- Entreprises avec un niveau élevé de complexité achat/validation : le moteur de workflow personnalisable permet de modéliser des circuits d’approbation complexes, adaptés aux besoins des grandes organisations multi-sites et multi-devises.
- Moins adapté aux PME avec des besoins simples ou des processus peu formalisés : pour les entreprises avec peu de factures ou des processus achats basiques, Basware peut se révéler trop complexe et coûteuse.
DIMO Dématérialisation, un intégrateur Basware expérimenté
Un intégrateur multi solutions
Forts de 25 années d’expérience dans la dématérialisation des processus achats et financiers, nous mettons notre expertise au service des entreprises pour les accompagner dans chaque étape de leur transformation digitale.
En tant qu’intégrateur multi-solutions, nous allons bien au-delà du simple déploiement d’outils : nous intervenons dès la phase amont, en aidant à clarifier les besoins, à sélectionner la solution la plus pertinente, puis en assurant un pilotage rigoureux et personnalisé de l’ensemble du projet. Notre approche repose sur un accompagnement conseil structuré et adapté à chaque contexte client, garantissant ainsi la réussite des projets, quel que soit le niveau de maturité digitale de l’organisation.
Grâce à notre maîtrise technique complète du cycle Purchase-to-Pay (P2P), incluant les workflows achats, les portails fournisseurs ou encore les connecteurs ERP, nous assurons une intégration fluide et cohérente dans l’écosystème existant. Par ailleurs, nous anticipons les évolutions réglementaires, notamment l’échéance de 2026 liée à la facturation électronique obligatoire, en accompagnant nos clients dans la mise en conformité de leurs dispositifs. Cet engagement global nous permet de bâtir avec eux des solutions durables, évolutives et parfaitement alignées avec leurs enjeux métiers.
Un intégrateur Basware certifié top partenaire
Depuis maintenant 17 ans, nous intégrons la solution Basware avec une exigence constante de qualité et de performance. Aujourd’hui, nous sommes fiers d’être considérés comme le meilleur intégrateur Basware en France, une reconnaissance qui reflète notre engagement, notre expertise, et la confiance renouvelée de nos clients.
Notre rôle dépasse largement le simple déploiement technique. Nous accompagnons nos clients dans une véritable démarche de transformation digitale, en construisant à leurs côtés une trajectoire solide, durable et alignée sur les meilleures pratiques du cycle Procure-to-Pay.
Ce qui fait la différence chez DIMO Démat, c’est d’abord notre équipe dédiée à Basware : des consultants expérimentés, régulièrement formés, certifiés et passionnés. Leur connaissance approfondie de la solution, des processus métiers et des enjeux réglementaires garantit des intégrations sur mesure, fluides et parfaitement alignées avec les réalités du terrain.
Nous sommes également fiers de compter parmi nos clients des entreprises qui nous font confiance depuis nos débuts sur Basware, preuve de notre capacité à faire durer la valeur et à accompagner la croissance de leurs besoins dans le temps. Notre expérience couvre une large variété de secteurs d’activité, d’environnements techniques (multi-ERP, multi-entités, multi-devises), et de contextes internationaux complexes.
Découvrez nos témoignages clients
Chaque projet est encadré par une gouvernance rigoureuse, un pilotage proactif et une conduite du changement adaptée à chaque organisation. Nous savons mobiliser les bonnes expertises, au bon moment, pour sécuriser les délais, optimiser l’adoption et maximiser les résultats.
En choisissant DIMO Démat, vous vous appuyez sur un intégrateur Basware hautement qualifié, historiquement engagé sur cette solution, reconnu pour sa fiabilité, sa proximité client et sa capacité à délivrer des projets à forte valeur ajoutée.
Conclusion
Basware se distingue par sa couverture fonctionnelle complète du cycle Procure-to-Pay, sa capacité à traiter de très hauts volumes de transactions et sa compatibilité avec des environnements complexes (multi-ERP, multidevises, multisites). La solution intègre des fonctions avancées d’automatisation, un moteur de workflow hautement configurable et des outils de reporting puissants, le tout dans un cadre sécurisé et conforme aux réglementations internationales en matière de facturation électronique.
Néanmoins, son implémentation nécessite un cadrage précis, un accompagnement rigoureux et une adaptation précise au contexte de chaque entreprise.
Dans ce contexte, il est essentiel de s’appuyer sur un partenaire expérimenté, capable de guider le choix du logiciel de dématérialisation, et de piloter un déploiement aligné sur vos objectifs métier.
