Une banque coopérative proche de ses clients
Membre du groupe BPCE, la Banque Populaire des Alpes est une banque coopérative dont le capital est détenu par ses
138 000 clients sociétaires. Elle accompagne les particuliers, professionnels et entreprises dans la réalisation de leurs projets grâce à un réseau de proximité composé de 168 agences réparties sur 8 départements.
Grâce aux solutions mises en œuvre par DIMO Software, notre service comptabilité fournisseurs a gagné en efficacité et traite désormais un volume beaucoup plus important de factures à effectif constant.
Responsable du Service Comptabilité Fournisseurs
Le choix d’une solution complète et d’un partenaire expert
En 2012, la Banque Populaire des Alpes est la première du réseau à se lancer dans « l’aventure » de la dématérialisation. La direction comptable souhaitait moderniser le processus de traitement des factures fournisseurs, géré jusqu’alors par des opérations manuelles. Ce projet s’inscrivait également dans une démarche d’obtention du label Lucie, label visant notamment à réduire le délai de règlement des fournisseurs.
Après avoir reçu l’aval de IBP, le service informatique du groupe, la direction comptable a consulté plusieurs acteurs et retenu l’offre de DIMO Software, composée de deux briques logicielles : Invoices by ReadSoft pour la capture des données et Basware Invoices pour le workflow de validation des factures. Elle a également choisi d’utiliser le module de KPI que l’intégrateur a développé sur la technologie Qlikview.
Nous avons été séduits par l’approche de DIMO Software et par la capacité de Basware à s’adapter aux processus complexes de notre établissement bancaire. Par ailleurs, nous connaissions le professionnalisme des équipes de DIMO Software car nous utilisons la solution Notilus In One pour la gestion de nos notes de frais depuis plusieurs années.
Jean-Claude Montmasson – Responsable du service comptabilité fournisseurs – Banque Populaire des Alpes
Après avoir mené une analyse détaillée des besoins, les consultants de DIMO Software ont paramétré dans Basware les processus de validation des factures définis avec le groupe projet. Les interfaces avec l’ERP Novabank ont été réalisées conjointement avec le service informatique. L’expertise technique des consultants de DIMO Software et leur connaissance approfondie du métier de la comptabilité ont facilité la réalisation du projet de la Banque Populaire des Alpes
La conduite du changement au cœur du projet
Aujourd’hui, la réception des 30 000 factures annuelles est centralisée sur un seul site où sont scannées les factures papier. La solution I n v o i c e s b y R e a d S o f t e x t r a i t automatiquement les données de ces documents. Elle détecte les anomalies et les éléments manquants qui sont alors corrigés par les comptables. Ces informations sont ensuite intégrées dans Basware. « », souligne Jean-Claude Montmasson.
Très souvent, nous recevons les factures par mail au format PDF et par courrier ce qui peut générer des doublons. Aussi, nous allons mener une action pour inciter nos fournisseurs à nous envoyer uniquement des factures électroniques. Nous gagnerons ainsi en efficacité.
Jean-Claude Montmasson – Responsable du service comptabilité fournisseurs – Banque Populaire des Alpes
L’accompagnement de DIMO Software a facilité le changement des habitudes de travail des 70 gestionnaires qui valident les factures et des 4 comptables du service. Après une période d’adaptation, le changement de fonctionnement est à présent très apprécié des utilisateurs car il a véritablement modernisé la fonction comptable de la Banque Populaire.
Des bénéfices incontestables
Après plus de deux ans d’utilisation, les atouts de la dématérialisation ne sont plus à démontrer. L’archivage et surtout la recherche de factures ont été énormément simplifiés. Plus besoin de fouiller dans des classeurs pour retrouver une facture, ces investigations se font désormais en quelques clics.
La direction comptable note également une amélioration de la sécurité : toutes les factures sont centralisées dans l’outil sans perte de document ce qui été fréquent auparavant. Les délégations sont verrouillées en fonction du montant des factures, du responsable de service jusqu’à la Direction Générale. De plus, la piste d’audit permet de connaître à tout moment le statut de chaque facture.
Enfin, la valeur ajoutée apportée par le traitement automatisé des factures a été mise en évidence lorsque la Banque Populaire des Alpes a déployé les solutions sur sa filiale la Banque de Savoie. Le service comptabilité fournisseurs a pu absorber un volume beaucoup plus important de factures en conservant le même effectif, ce qui aurait été impossible dans l’ancienne organisation.
Jean-Claude Montmasson conclut :
La dématérialisation des factures a renforcé de façon indéniable l’image de modernité de notre banque.
