🔥 Adaptation de la solution GED aux particularités de l’entreprise – La mise en place d’une charte projet a fait émerger des besoins nouveaux pour différents services.
🔥 Les processus sont devenus plus efficaces – Les processus ont gagné en fluidité. Ils ont été en partie réécrits et adaptés à la GED.
🔥 Une GED centralisée qui répond aux besoins de l’entreprise – Avec ses 3 entités, Beuchat a des besoins particuliers qui prennent en charge de multiples documents, dont certains très spécifiques.
À propos de Beuchat
L’entreprise Beuchat est composée de différentes entités : vente d’articles de pêche, de plongée et de snorkeling, mais aussi création d’articles de sport nautique. C’est ce qui fait sa spécificité avec de multiples services internes.
Engagé pour la planète depuis les années 80, Beuchat s’est fixé un objectif zéro papier sur son siège. Cela les a conduits à se lancer dans la dématérialisation avec des projets CRM et GED. C’était il y a 1 an. Depuis, Beuchat a engagé un vaste chantier de GED, notamment grâce à une charte projet qui leur a permis de cadrer leurs besoins avec objectivité.
Le challenge : cadrer le projet de dématérialisation avec une charte
Dans un premier temps, l’objectif de l’entreprise est de passer à la dématérialisation des factures. C’est le plus urgent, à cause des obligations légales de la généralisation de factures électroniques en 2024.
Cependant, avant de débuter, il est indispensable de réaliser une charte projet. Il s’agit d’une phase d’accompagnement et d’audit qui permet de comprendre les différents processus qui sont en place. Cela nécessite d’aller à la rencontre des équipes qui décrivent elles-mêmes les processus : les points positifs comme les points à améliorer. C’est ce qui permet de définir clairement les priorités de l’entreprise.
Il y a 1 an, on ne savait pas où aller. On n’avait absolument aucune visibilité sur la GED. On cherchait un logiciel GED, mais on ne savait pas comment le déployer et l’utiliser correctement. On a décidé de se faire accompagner et on a cherché une solution possible avec Dimo. Le but était de réécrire les process et voir où on en était et où on devait aller…Dimo était le seul à pouvoir répondre sur nos particularités.
Frederic Augier – Directeur administratif et financier – Beuchat
La rédaction du cahier des charges a permis de :
- Comprendre que les process en interne n’étaient pas toujours clairs ;
- Réécrire les processus pour les adapter à la GED ;
- Comprendre que le projet nécessaire allait au-delà de la seule dématérialisation des factures, mais touchait tous les services ;
- Mettre en place une GED centrale qui intègre toutes les particularités de Beuchat.
La solution DocuWare : une GED adaptée aux spécificités de l’entreprise
Grâce au cahier des charges établi par Dimo, l’entreprise a pris conscience que la GED devait être un projet à long terme. Cet audit a fait émerger d’autres demandes en matière de dématérialisation. Celles-ci s’échelonnent dans le temps pour toucher peu à peu les différents services.
Tout d’abord, la dématérialisation des factures a été effectuée pour les émettre et les envoyer automatiquement. Ce premier résultat a permis de motiver les équipes, notamment par le gain de temps de temps obtenu pour la facturation, car auparavant le process était manuel. Puis, le chantier suivant a été de travailler sur la fonction achat, avant de passer aux services RH et bureaux d’études.
Le projet de GED a permis de mieux structurer les services et d’améliorer les différents processus, et notamment les process de validation. Le tout est faisant preuve de beaucoup de flexibilité. Pour cela, Dimo est parti de l’utilisateur pour trouver le processus idéal.
« Aujourd’hui, 100 % de la fonction de la fonction client, facture et commande est dématérialisée (…) On a plus besoin d’un classeur à transporter de service en service. On a une GED qui est connectée à Sage, à notre CRM et au logiciel de paie. (…) Il y a eu une adaptabilité globale. DIMO Software n’a eu aucun souci à répondre à certains de nos process spécifiques. »
Le projet et l’impact : un accompagnement souple et centré sur l’utilisateur
Lorsque les activités d’une entreprise sont aussi diversifiées, l’accompagnement a une place centrale dans le projet de dématérialisation. La charte projet établie par Dimo a permis d’analyser les besoins de tous les services. Intégrer chaque personne et chaque métier dans le projet permet de mettre à jour les difficultés dans chaque service. Un regard extérieur permet davantage de recul.
C’est pourquoi le process utilisateur a été au centre de la mise en œuvre du projet de GED. Une consultation de l’ensemble des services a été réalisée sous forme d’ateliers. Cela a permis de créer une relation de confiance et de susciter l’adhésion des équipes en faisant le lien avec le terrain. Chez Beuchat, les profils d’utilisateurs sont très divers. Certains services sont plutôt composés de seniors qui ont des habitudes bien ancrées. D’autres sont jeunes, mais pas toujours dans leur zone de confort, notamment en termes d’organisation.
Chaque utilisateur a été impliqué dès lors qu’il y a eu des changements de méthodes. Si des difficultés sont apparues, des explications ont permis de les faire disparaître. C’est un travail d’écoute et d’adaptation. Ainsi, la phase de lancement a été la phase d’adhésion. C’est indispensable dans un accompagnement à la conduite du changement.
Démarrer le projet était à 100 % une bonne idée, notamment sur nos choix de départ. On a pris l’option d’abord de faire la dématérialisation des factures. Ça nous a pris du temps, mais quand on a eu un premier résultat, ça nous a motivé. Avec Dimo, nous avions le même interlocuteur (que pour le projet de CRM), et ils sont aussi éditeurs, c’est important. Ils ont su faire correspondre la GED aux standards de Beuchat, qui sortent des standards ordinaires.
Le projet de dématérialisation de Beuchat se poursuit aujourd’hui avec les services RH et bureau d’études. C’est le résultat de la mise en œuvre du cahier des charges proposé en amont du projet. Cette phase d’analyse a permis de cadrer les besoins spécifiques à l’entreprise et de porter un regard objectif sur les process internes afin de les améliorer.
