🔥 Validation des factures plus rapide – Les workflows avec escalade et délais de réponses permettent plus d’implication de tous et des relances efficaces.
🔥 Valorisation des équipes comptables – Les gains de temps liés à l’automatisation des tâches ont permis aux équipes de se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
🔥 Suivi des factures fournisseurs plus intelligent – les statistiques de traçabilité des factures ont permis d’optimiser le traitement d’une facture et accélérer la fréquence des clôtures
Brico Privé est un site français de premier plan spécialisé dans la vente privée de matériel de bricolage, jardinage et aménagement de la maison.
Brico Privé a pour ambition de référencer aux visiteurs du site web des prix plus bas que la concurrence. En 2023, ce sont près de 100 000 références produits sont présentes au catalogue. L’entreprise propose également une vingtaine de nouvelles ventes privées journalières avec d’importantes réductions. Brico Privé a construit son activité sur la base de partenariats durables avec des grandes marques telles que Karcher, Bosch, Facom, Stanley ou encore Bobochic.
Le challenge : dématérialiser pour toujours mieux piloter les dépenses
Depuis sa création en 2012, Brico Privé a engagé plusieurs réflexions autour de la dématérialisation de ses activités jusqu’à s’équiper d’outils informatiques dédiés. En 2022, cela n’a pas empêché l’entreprise toulousaine de relancer le sujet de la facture fournisseur. Dans une approche pratique et pragmatique, le constat s’est voulu clair : la solution en place ne permettait plus d’en optimiser le traitement et la gestion.
La dématérialisation des factures est devenue un sujet central et une obligation légale pour les organisations. Être en mesure de capter une facture, de la scanner, de l’enregistrer et de l’imputer avant envoi dans le bon circuit de validation est essentiel pour garantir l’analyse et un pilotage pertinent des dépenses.
Avant Yooz, les équipes de Brico Privé validaient les factures manuellement. Le comptable prenait du temps à la lecture d’une facture. Il se devait de l’interpréter. Et enfin déterminer à qui l’affecter. Ce processus, chronophage, laissait peu de place aux équipes pour se concentrer sur d’autres missions.
Brico Privé a ainsi cadré son périmètre projet et ses besoins :
- Disposer d’un workflow de validation pour la gestion des frais généraux et dépenses de frais d’exploitation.
- Disposer de workflow de commandes d’achats et de validation dans un second temps pour l’optimisation des dépenses.
- Alléger la charge de travail des collaborateurs par l’automatisation des tâches d’imputation comptable et analytique.
- Réduire les délais de clôture avec l’objectif de passer d’une fréquence trimestrielle à mensuelle.
- Faire communiquer de la bonne manière le futur outil avec l’ERP Sage X3 en place.
Yooz est une belle solution pour les entreprises à taille moyenne comme peut l’être Brico Privé. C’est une solution rapide d’installation et de déploiement qui ne nécessite pas d’avoir un méga ERP. J’ai beaucoup aimé travailler avec l’équipe Dimo. Les échanges ont été fluides avec beaucoup de réactivité. DIMO Software a su s’adapter à nos contraintes. Tout s’est fait en bonne intelligence.
Aline Jaglin – Responsable du contrôle de gestion
Un outil rapide à déployer et simple à utiliser
L’équipe cherchait une solution pour accélérer ses circuits d’approbation basés sur les variables montant et nature d’une facture.
Pour répondre à ce besoin premier du projet, Brico Privé a voulu construire ses workflows de validation en choisissant Yooz comme solution de dématérialisation des factures fournisseurs et DIMO Dématérialisation comme intégrateur.
Grâce aux workflows dans Yooz, on s’est rendu compte, qu’en terme de pilotage et de prise de conscience de ce que l’on valide ou pas, cela a forcé à nous intéresser aux contenus de toutes les factures et d’envisager des postes de dépenses sur lesquels il est possible de faire des économies.
Le projet et l’impact : souplesse et culture de gestion financière et comptable
Yooz a simplifié et accéléré le traitement complexe et fastidieux des factures fournisseurs, permettant à Brico Privé de piloter les dépenses et réduire les délais de clôture. Les gains de temps accrus et économies réalisées ont permis à Brico Privé de fixer les bases d’une véritable culture de gestion financière et comptable.
La partie statistique n’était pas quelque chose que l’on recherchait forcément. Mais le fait d’avoir des statistiques très user-friendly est assez intéressant pour voir l’évolution, de voir où on en est, de pouvoir planifier, de pouvoir piloter.
Tous les services étant concernés (RH, marketing, informatique, logistique, …), l’intégration de Yooz participe à cette conduite du changement interne. À la mise en production, l’outil a été laissé relativement ouvert par choix stratégique. Cette prise en main facilitée, a servi de levier d’action pour sensibiliser les collaborateurs aux enjeux de gestion liés à la validation d’une facture (trésorerie, gestion des coûts, …).
Dans les semaines et mois à venir, l’outil sera optimisé avec davantage de rigueur et finesse. Cette amélioration continue s’appuiera notamment sur les retours d’expérience des équipes. Bénéfices nets expérimentés.
