La transformation numérique des processus d’achat et de facturation représente une avancée avantageuse pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur cycle Procure-to-Pay (P2P). Ce cycle intègre les phases de demande d’achat, de gestion des fournisseurs, de traitement des factures et de paiement. Pour réussir son projet de dématérialisation, la création d’un cahier des charges précis est indispensable. Ce document permet une meilleure collaboration avec tous les participants du projet, en s’assurant que les exigences spécifiques de l’entreprise sont considérées et que les objectifs à atteindre sont bien définis.
Comment rédiger au mieux ce document ? Découvrez notre guide ci-dessous ainsi qu’un modèle PDF très complet à utiliser.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges pour un projet de dématérialisation des process P2P et factures ?
Le cahier des charges d’un projet de dématérialisation est un document essentiel qui permet de définir ses objectifs, exigences et contraintes d’un projet visant à dématérialiser et/ou automatier les processus d’achats et facture d’une entreprise. Il sert de feuille de route pour toutes les personnes participantes au projet tout en garantissant une structure solide et une définition claire des attentes.
Il constitue la base pour choisir sa solution de dématérialisation, en identifiant précisément les besoins, en analysant les procédures déjà existantes au sein de l’entreprise et en déterminant les rôles et responsabilités de chaque intervenant. Il intègre la présentation du projet, son contexte, ses particularités, le calendrier du projet, les formations nécessaires aux utilisateurs et les critères de sélection pour l’appel d’offres.
Un cahier des charges bien préparé doit inclure des éléments techniques détaillés, telles que les besoins dans un choix d’un logiciel de dématérialisation, les particularités du processus procure-to-pay et facture et l’intégration ou pas de la signature électronique. Ces éléments permettent une meilleure comparaison des solutions et aident à sélectionner le partenaire qui répondra au mieux aux besoins de l’entreprise.
Pourquoi la réalisation d’un cahier des charges pour votre projet de dématérialisation est indispensable ?
La rédaction d’un cahier des charges a son importance dans la réussite d’un projet de dématérialisation, surtout au niveau de la communication et de la collaboration. Il permet de définir et de transmettre les objectifs précis du projet.
Clarification des besoins et des objectifs
Le cahier des charges va apporter une clarté et une visibilité sur les besoins de l’entreprise en termes de dématérialisation et sur les objectifs du projet. Il précise les ambitions de l’entreprise concernant le système de gestion achats et facture et de l’automatisation des processus ou de l’amélioration de la collaboration entre les différents services. Cette démarche permet de prévenir les malentendus et assure l’alignement des différentes parties prenantes sur des objectifs communs.
Gestion efficace des ressources et des contraintes
Le cahier des charges permet également de prévenir les contraintes qu’il peut y avoir comme les erreurs et retards, et pour garantir le respect du périmètre initial du projet. Etant très précis il couvre toutes les parties du projet pour une gestion efficace des ressources.
Améliorer la communication et faciliter le choix d’un logiciel
Bien complet il améliore la communication entre les différentes parties, simplifie et améliore la sélection du logiciel. Il offre un cadre pour comparer les propositions des fournisseurs et choisir le partenaire idéal. Cela permet l’adéquation du choix de la solution avec les attentes et les besoins propres de l’entreprise.
Optimiser la mise en place et la gestion du projet
Enfin, le cahier des charges facilite l’implémentation au sein de l’entreprise et la gestion du projet. Il oriente tout le processus de sélection, de mise en œuvre et d’ajustement, favorisant une exécution efficace et conforme aux standards.
Cela comprend :
- La formation des utilisateurs,
- L’intégration des technologies,
- La gestion des incidents,
- Une réalisation sans accroc,
- Une gestion efficace du processus procure pay et facture.
Qui doit rédiger votre cahier des charges de dématérialisation des processus P2P et factures ?
La création d’un cahier des charges pour un projet de dématérialisation des processus P2P et factures exige une démarche collaborative impliquant plusieurs disciplines. Voici les acteurs principaux à engager dans cette démarche.
- Responsable du projet de dématérialisation : cette personne est chargée de piloter l’ensemble du projet. Elle synchronise les efforts des différents intervenants et veille à ce que le cahier des charges réponde aux besoins de l’entreprise.
- Responsables des achats et de la finance : vu que le projet touche les processus d’achats et de facturation, les responsables de ces départements doivent contribuer pour s’assurer que leurs exigences et contraintes spécifiques sont bien prises en compte.
- Direction des systèmes d’information (DSI) : Les experts en informatique et en systèmes d’information sont essentiels pour définir les spécifications techniques, les exigences en matière d’intégration avec les systèmes existants, et les aspects de sécurité informatique.
- Juriste ou responsable conformité : la personne s’assure que le projet respecte les régulations et les lois en vigueur, principalement en matière de protection des données et de conformité réglementaire. (RGPD)
- Utilisateurs clés des départements concernés : Impliquer les utilisateurs finaux des départements achats et finance est nécessaire afin de mieux comprendre les besoins opérationnels et les contraintes quotidiennes. La solution sera d’autant plus acceptée.
- Consultants externes spécialisés (si nécessaire) : Si l’entreprise manque de compétences internes spécifiques ou si elle souhaite bénéficier d’une expertise supplémentaire, elle peut faire appel à des consultants externes qui sont spécialisés dans la dématérialisation.
En intégrant ces diverses compétences et points de vue, vous élaborerez un cahier des charges détaillé et adapté, répondant efficacement aux exigences de votre projet de dématérialisation des processus d’achats et de facturation.
Quand rédiger votre cahier des charges pour votre démarche de dématérialisation ?
La rédaction d’un cahier des charges est une étape indispensable pour tout projet de dématérialisation des processus P2P et de facturation. Il est essentiel de l’élaborer dès le début de votre démarche, avant de rechercher et sélectionner une solution.
Ce document fournit une base solide pour guider votre projet, en définissant clairement vos besoins et objectifs, en prévenant les malentendus et en garantissant une structure conforme aux attentes de votre entreprise. Un cahier des charges préparé en amont offre une vue d’ensemble sur les exigences spécifiques, assurant une intégration harmonieuse du projet de dématérialisation dans votre organisation. Il facilite également les échanges avec les fournisseurs potentiels, aidant à choisir la solution la mieux adaptée.
Cette démarche initiale est essentielle pour une mise en œuvre efficace et la réussite de votre projet.
Que doit contenir un cahier des charges pour votre dématérialisation des achats et factures ?
Un cahier des charges détaillé est indispensable pour réussir la dématérialisation des processus d’achats et de facturation. Il doit englober des aspects fondamentaux pour une mise en œuvre efficace. Voici les composants clés à intégrer.
Présentation de l’entreprise et contexte projet
L’introduction doit présenter le profil de l’entreprise et le contexte du projet, les objectifs, les avantages attendus et la portée du projet. Il faut aussi préciser quelles entités seront impliquées, combien de factures seront traitées et quels segments du processus seront numérisés.
Présentation de l’entreprise
- Quelles sont les activités de l’entreprise ?
- Quels sont les services qui composent votre entreprise ?
- Qui sont vos clients ?
- Qui sont vos fournisseurs ? Vos partenaires ?
Présentation de votre projet, cadre de la consultation
- Quel sont les objectifs et le contexte du projet ?
- Quel est le périmètre du projet ?
- Quels sont les entités juridiques ? Le volume de documents ?
- Quels sont les délais
- Quel est la démarche de la consultation ?
Spécifications techniques et périmètre fonctionnelles
Cette partie doit inventorier l’état des systèmes et processus actuels. Elle doit inclure les systèmes en place, les intégrations avec d’autres logiciels (logiciel gestion des achats, ERP, CRM, etc.), les normes de sécurité à respecter et les méthodes de sauvegarde des données. De plus, l’implication de la signature électronique pour légaliser les documents électroniques doit être envisagée.
Fonctionnement Actuel et Cartographie SI
Décrivez comment votre entreprise gère actuellement les factures fournisseurs, y compris leur réception, le format, le service responsable et le processus de traitement jusqu’à l’archivage. Incluez des documents utiles comme des schémas ou des cartographies pour illustrer ce processus.
Systèmes et Outils Métiers
Indiquez les systèmes utilisés dans l’entreprise, comme l’ERP comptable et autres outils métiers (gestion des achats, gestion de stock, etc.). Mentionnez leurs versions, contraintes techniques, et les intégrateurs associés.
Utilisateurs, Accès et Sécurité
Décrivez les profils des utilisateurs de l’outil de dématérialisation, leurs rôles et les besoins en gestion des accès (habilitations, droits d’accès, délégations). Mentionné également les exigences en matière de sécurité et de piste d’audit (suivi des modifications, validation horodatée, etc.).
Acquisition, Interfaces et Sauvegarde
Définissez le mode d’acquisition souhaité pour l’outil, les échanges de données entre votre SI et l’outil de dématérialisation, y compris les interfaces entrantes et sortantes. Précisez la fréquence de sauvegarde souhaitée, les procédures à suivre en cas de problème et le type d’archivage souhaité pour les documents.
Couverture fonctionnelle : référentiel et processus métier
Identifiez les processus à dématérialiser, comme la gestion des fournisseurs (réception et traitement des factures, rapprochements automatiques, validation) et des achats indirects (devis, demandes d’achat, gestion des catalogues, processus d’approvisionnement et de paiement). Précisez également les besoins pour l’émission de factures clients, y compris les obligations réglementaires, les outils nécessaires, et les volumes de factures pour les clients français et étrangers.
Exemple de cahier des charges dématérialisation
Prêt à commencer à rédiger votre cahier des charges GED ? Nous vous aidons à penser et construire ce document grâce à un modèle type prêt à l’emploi.
Votre cahier des charges doit servir de base pour la planification et le développement du système, tout en établissant un accord clair entre votre organisation et le prestataire chargé de l’implémentation.
Voici quelques conseils pour rédiger un cahier des charges efficace pour un système de dématérialisation P2P et de gestion des factures :
- Définissez clairement les objectifs et les enjeux du système : Que souhaitez-vous accomplir en dématérialisant les processus P2P et les factures ? Comment cela améliorera-t-il les flux de travail au sein de votre organisation ? Est-ce destiné à réduire les délais de traitement, améliorer la visibilité sur les dépenses ou renforcer la conformité réglementaire
- Identifiez précisément les utilisateurs et leurs rôles : Qui utilisera le système de dématérialisation et quels seront leurs rôles spécifiques ? Comment ces utilisateurs interagiront-ils avec le système dans leur travail quotidien ? Pensez aux responsables des achats, aux comptables, et à toute autre partie prenante impliquée dans le processus.
- Détaillez les contraintes à prendre en compte : Y a-t-il des contraintes de délais pour la mise en œuvre ? Des contraintes budgétaires à respecter ? Qu’en est-il des exigences réglementaires ou des contraintes techniques liées à l’intégration du nouveau système avec les systèmes existants de l’organisation ?
En rédigeant un cahier des charges détaillé et bien structuré, vous vous assurez que le système de dématérialisation P2P et de gestion des factures choisi répondra efficacement à vos besoins, tout en facilitant la communication et la collaboration avec le prestataire responsable de sa mise en œuvre. Un tel document contribuera également à minimiser les risques et à garantir une transition fluide vers des processus plus efficients et entièrement numériques.
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