Cargo, leader français dans l’équipement de la maison et expert en import-export non alimentaire, génère un chiffre d’affaires de 570 millions d’euros, emploie plus de 2 800 salariés et gère 100 marques. Cargo mutualise les expertises et les met à disposition de ses filiales indépendantes. Depuis 2022 le groupe s’est engagé dans la modernisation de ses opérations comptables en intégrant la solution Yooz, un outil avancé de dématérialisation des factures. Ce projet ambitieux visait non seulement à aligner Cargo sur les exigences légales de dématérialisation, mais aussi à marquer le passage d’un environnement traditionnellement papier vers une gestion numérique efficace.
Un outil pour simplifier et unir des processus papier
Cargo gère une diversité d’activités réparties en quatre catégories principales : décoration et mobilier, arts de la table et cuisine, bricolage et textiles. Face à cette diversité, les services comptables de chaque entité, supervisés par le service d’audit du groupe, doivent gérer des volumes de facturation différents, nécessitant un système de gestion flexible. De plus, l’utilisation de plusieurs versions de l’ERP Navision accentue le besoin d’un outil adaptable à chaque situation.
Le traitement des factures était peu optimisé et non durable : les factures étaient physiquement échangées entre les services, souvent imprimées ou photocopiées plusieurs fois pour validation et signature, puis envoyées par courrier pour d’autres procédures avant d’être finalement scannées, réimprimées et archivées. Ce processus, pouvant impliquer jusqu’à quatre impressions par facture, était non seulement coûteux en temps, mais aussi en ressources, allant à l’encontre des objectifs de développement durable du groupe. De plus, l’absence de suivi historique et la nécessité pour certains services de saisir à nouveau les informations des factures dans Excel rendaient le suivi et la gestion des factures particulièrement laborieux.
Optimiser l’efficacité dans un domaine complexe
Au-delà de l’installation de YOOZ, l’intégrateur était chargé d’apporter son expertise dans un délai très court. Le projet visait à gérer l’ensemble du processus des factures fournisseurs de frais généraux, depuis leur réception jusqu’à leur archivage, incluant l’émission des bons à payer. Il a débuté en octobre 2022 avec la société mère agissant comme site pilote. Cette phase représentait le défi le plus important, car elle concernait la gestion des frais généraux à travers différents services, constituant ainsi le périmètre fonctionnel le plus complexe. Puis deux autres vagues de déploiement entre 2023 et 2024.
Une équipe dédiée au projet
Le succès de la transition vers le nouveau système reposait fortement sur l’accompagnement au changement, orchestré par l’équipe de projet dirigée par Sabrina Herrbach. Cette équipe, composée d’un membre clé du service Audit et d’un développeur expert dans l’intégration avec l’ERP Navision, est chargée de superviser les importations et exportations de données. Dès le début du projet, le responsable comptable de chaque filiale a été impliqué pour s’assurer que le système réponde précisément à leurs besoins spécifiques.
L’appropriation s’est faite de façon relativement fluide, car l’intérêt global de la démarche a été vite compris, notamment sur le suivi et l’archivage. Le paramétrage a été effectué par DIMO, qui intervenait ensuite pour les recettes. Une ou deux sessions de tests suffisent désormais. Une courte formation (30 minutes) est prévue pour les valideurs avant le démarrage. Chaque société sur laquelle la solution a été déployée est ravie de son passage à Yooz. La gestion du changement s’est faite de façon très fluide et chaque nouvel entrant bénéficie de l’expérience des prédécesseurs, car le taux d’adoption est très bon » estime Sabrina Herrbach.
L’effet important de Yooz sur l’organisation : simplifier le flux de travail
La mise en place de Yooz a nécessité la révision de certaines méthodes de travail, notamment parce que les factures arrivaient souvent pré-signées au service comptable, et des ajustements étaient fréquemment requis pour intégrer des informations supplémentaires.
Grâce à l’introduction de nouveaux processus d’enregistrement et à la possibilité de personnaliser les paramètres, nous avons pu apprivoiser efficacement ces défis. Maintenant, le service comptable reçoit directement toutes les factures, » explique Sabrina Herrbach.
Cette évolution a significativement réduit le temps consacré à la saisie, la validation, le suivi et l’archivage des factures, rendant la liaison avec les systèmes comptables fluide et quotidienne.
De multiples bénéfices ressentis au quotidien
Pour une organisation transitionnant d’un système entièrement papier, l’adoption de Yooz représente un retour sur investissement considérable.
Les auditeurs bénéficient d’un accès immédiat aux images des factures. Cette évolution se traduit par une plus grande fluidité et une simplification des recherches pour tous les membres de l’organisation. Pour les responsables comptables, cela se manifeste par une facilité accrue dans la préparation des bilans et le suivi des Factures Non Parvenues (FNP). La possibilité de rechercher des informations spécifiques dans n’importe quel champ de la facture, d’accéder à l’historique et de localiser des factures fournisseurs grâce à des mots-clés introduit une clarté opérationnelle quotidienne.
Et pour vous, quels sont les facteurs clés de succès ?
Sabrina Herrbach souligne l’importance d’une préparation minutieuse pour intégrer l‘ERP interne, mettant en avant la nécessité d’une communication efficace entre le développeur et l’intégrateur. Cette collaboration en amont a permis une compréhension approfondie du système comptable, facilitant ainsi une planification détaillée et la réalisation de tests préliminaires. Grâce à cette approche, le projet a respecté le calendrier prévu de quatre mois pour la société pilote, du lancement à la mise en service, y compris la période estivale, améliorant significativement le confort de travail quotidien.
La valeur ajoutée de l’accompagnement DIMO : réactivité, proximité, efficacité y compris pour le support post-projet
L’équipe chargée du projet gagne en autonomie pour étendre Yooz aux filiales. DIMO se distingue par sa rapidité à résoudre les problèmes et par la qualité de ses relations avec tous les membres de l’équipe. Leur approche inclut des formations spécifiques, en personne ou en ligne, couvrant des sujets comme la validation, l’interface et la configuration, ainsi que des tests préliminaires. Les clients bénéficient d’un accompagnement complet, du début à la fin du projet, avec des informations claires fournies dès l’offre commerciale, » explique Sabrina Herrbach.
En plus, le support après lancement par DIMO ajoute une valeur significative. « Les demandes d’assistance sont traitées rapidement, généralement dans la journée ou sous 24 heures, ce qui nous aide à prévenir les retards et à maintenir une efficacité opérationnelle, » ajoute-t-elle.
En savoir plus sur la solution : YOOZ avis
