Classement des factures fournisseurs, et si vous l’automatisiez ?

Le tri et l’organisation des factures fournisseurs sont essentiels pour assurer une gestion comptable et financière rigoureuse dans toute entreprise. Cette procédure implique l’ordonnancement des divers documents associés aux acquisitions réalisées auprès des fournisseurs, incluant notamment les devis, les bons de commande, les factures et les documents comptables.

La dématérialisation et la gestion électronique des documents (GED) deviennent alors incontournables pour pallier ces difficultés et permettent une automatisation du classement des factures fournisseurs. Cependant, les solutions de dématérialisation doivent se conformer aux obligations légales locales (comme les exigences de TVA ou les directives de l’archivage électronique dans l’UE). Cela garantit que les factures dématérialisées sont acceptées par les autorités fiscales en cas de contrôle.

Comprendre l’importance du classement des factures fournisseurs

Les factures fournisseurs doivent être correctement classées pour une bonne gestion financière. Il est important de les récupérer pour les saisir en comptabilité, respecter les échéances de paiement, et les archiver pour répondre aux exigences fiscales. Une bonne organisation permet non seulement de gagner du temps et de réduire les risques de perte, mais aussi de mieux surveiller les dépenses, d’optimiser les demandes d’achats (P2P), et de garantir le respect des délais de paiement, évitant ainsi les frais de retard. Elle contribue également à prévenir les fraudes et les erreurs de facturation, tout en simplifiant la gestion de la trésorerie et la planification budgétaire.

De plus, cela renforce les relations avec les fournisseurs et les partenaires financiers, et pour les entreprises externalisant leur comptabilité, il peut même réduire les honoraires du cabinet comptable en facilitant la recherche et la gestion des documents.

Les factures peuvent arriver par différents canaux :

En main propre,
Par courrier, par email,
Via les espaces clients des sites web.

Pensez à centraliser les factures sur une seule adresse email pour éviter les oublis, et à vérifier les spams. Pour gérer les factures, vous pouvez les imprimer pour un classement papier, bien que cela devienne peu pratique à mesure que l’entreprise grandit. Cependant, ces processus manuels ont leurs limites, une alternative plus efficace est d’utiliser un logiciel SaaS comme pour automatiser la collecte et le stockage des factures, que ce soit par email, sur les espaces clients en ligne, ou en les ajoutant manuellement.

La loi impose de conserver les pièces comptables pendant 10 ans. Vous pouvez choisir entre un classement papier, qui nécessite un espace dédié et sécurisé, ou un classement électronique avec numérisation et sauvegardes régulières.

Les risques liés à un mauvais classement

À l’inverse, une gestion inadéquate du classement des factures peut exposer l’entreprise à divers risques, notamment :

Une perte de temps et une baisse d’efficacité dans le traitement des factures.
Des difficultés à retrouver les documents nécessaires lors des vérifications ou pour des besoins spécifiques.
Une mauvaise visibilité sur les dépenses et engagements financiers.
Un risque de payer une facture en double ou de manquer un paiement.
Une érosion de la réputation et de la confiance auprès des fournisseurs.
Une augmentation des coûts liés au stockage et à l’archivage des factures papier.

Comment classer les factures ?

Pour un classement efficace des factures fournisseurs, plusieurs méthodes peuvent être appliquées et adaptées aux besoins spécifiques de l’entreprise. Il est possible de classer les factures :

Par ordre chronologique, en les regroupant par mois, selon la date d’émission ou de paiement.
Par numéro de facture, en suivant la séquence numérique unique et obligatoire.
Par fournisseur, en les organisant par ordre alphabétique ou catégorie, puis par date.

Indépendamment de la méthode choisie, il est essentiel de distinguer les factures en cours de traitement de celles déjà traitées et de conserver les documents justificatifs liés (devis, bons de commande, documents comptables, etc.).

Les limites des méthodes manuelles de classement

Le classement des factures fournisseurs est indispensable, mais présente des défis significatifs. Les approches manuelles, bien souvent synonyme d’un amas de papier, souffrent de limitations majeures susceptibles d’entraver l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.

Les erreurs humaines et leurs conséquences

Le processus manuel de classement des factures requiert une intervention humaine, source potentielle d’erreurs. Une simple erreur de manipulation, une distraction ou un oubli peut entraîner un classement incorrect, la perte, l’endommagement ou la destruction des factures. Ces erreurs peuvent avoir des répercussions sérieuses pour l’entreprise, incluant :

Une perte d’informations et de traçabilité
Des difficultés à justifier les opérations comptables et fiscales
Un risque accru de litige ou de sanction lors d’audits
Une détérioration des relations avec les fournisseurs

Le temps consacré à la gestion des factures

Le classement manuel des factures fournisseurs est aussi une tâche qui consomme beaucoup de temps et mobilise des ressources. Selon une étude de l’APDC (Association des professionnels et directeurs comptabilité et gestion) la gestion d’une facture fournisseur prend en moyenne 15 minutes, dont 5 minutes dédiées au classement seul. Ce temps peut être réduit à seulement 3 minutes avec l’adoption de solutions d’automatisation. Ainsi, le classement manuel représente un coût significatif pour l’entreprise, qui pourrait être mieux utilisé dans des activités générant plus de valeur.

L’automatisation du classement des factures : une révolution nécessaire

L’automatisation du classement des factures représente une solution innovante et efficace face aux limites et risques associés aux méthodes manuelles de gestion des factures fournisseurs. L’implémentation d’une solution GED intégrée telle que DocuWare ou une solution de dématérialisation comme YOOZ et Basware permet de numériser, extraire, vérifier, valider et classer automatiquement et de manière sécurisée les factures fournisseurs.

Qu’est-ce que l’automatisation du classement des factures fournisseurs ?

L’automatisation du classement des factures fournisseurs est un processus qui utilise des logiciels pour numériser, organiser et archiver automatiquement les factures reçues. Grâce à des technologies comme l’OCR, les informations clés des factures sont extraites, triées et intégrées directement dans les systèmes comptables de l’entreprise.

Voici les étapes clés pour automatiser le classement des factures fournisseurs avec un logiciel SaaS :

Connexion des Comptes : connectez vos emails et espaces clients au logiciel pour collecter automatiquement les factures.
Paramétrage des Règles : configurez des critères de classement automatique selon le fournisseur, la date, etc.
Collecte Automatique : le logiciel récupère les factures depuis les comptes connectés.
Numérisation des Factures Papier : numérisez les factures papier et intégrez-les via une application mobile.
Extraction des données : utilisez la reconnaissance OCR pour extraire et classer automatiquement les informations clés.
Classement automatisé : les factures sont classées et indexées automatiquement selon les règles définies.
Intégration comptable : synchronisez les factures avec votre logiciel comptable pour une saisie facile.
Sauvegarde et archivage : sauvegardez et archivez les factures en toute sécurité, conformément aux exigences légales. Dans certains cas, l’archivage électronique doit être conforme à des normes spécifiques (comme la norme NF Z42-013 en France), afin de garantir que les documents numériques ont une valeur probante similaire à celle des documents papier.
Suivi et rapports : recevez des rapports sur l’état des factures pour une meilleure gestion.

Ces étapes simplifient et sécurisent la gestion des factures fournisseurs, tout en améliorant l’efficacité du traitement.

L’automatisation du classement des factures fournisseurs offre des avantages significatifs pour les entreprises, se traduisant par des économies de temps, d’argent et une amélioration de la qualité.

Avantage	Description
Classement simplifié et rapide	Numérisation et classement automatisé des factures sans tri préalable, grâce à l’IA éliminant les tâches manuelles fastidieuses.
Recherche efficace	Indexation « full-text » des factures, permettant une recherche rapide et précise par mots-clés, catégories ou critères combinés, comme avec un moteur de recherche.
Gain de productivité	Visibilité globale et sécurisée des comptes fournisseurs, réduction des risques et facilitation de la collaboration avec l’expert-comptable.
Classeurs dynamiques	Documents prioritaires automatiquement mis en avant et mis à jour en temps réel, simplifiant le suivi des factures à valider ou à payer.
Intégration	Intégration automatique des flux entrants dans une solution de gestion électronique de documents (GED), optimisant la gestion et réduisant les erreurs.

Méthodes manuelles VS Automatisation

Voici une comparaison des bénéfices de l’automatisation par rapport aux méthodes manuelles :

Méthodes manuelles	Automatisation
Temps de traitement moyen d’une facture : 15 minutes	Temps de traitement moyen d’une facture : 3 minutes
Coût moyen de traitement d’une facture : 15 euros	Coût moyen de traitement d’une facture : 3 euros
Taux d’erreur moyen : 3,6 %	Taux d’erreur moyen : 0,5 %
Taux de perte de factures : 7 %	Taux de perte de factures : 0 %
Délai moyen de paiement des factures : 45 jours	Délai moyen de paiement des factures : 30 jours
Espace de stockage physique nécessaire : important	Espace de stockage physique nécessaire : nul

Bien noté que l’automatisation permet un gain de temps considérable, cependant il ne supprime pas le besoin de contrôle humain, surtout pour les exceptions ou les cas complexes qui ne peuvent pas toujours être traités de manière automatique.

En savoir plus sur le coût de traitement d’une facture fournisseur.

Comment automatiser le classement des factures fournisseurs ?

Choisir le bon logiciel

La sélection d’un logiciel d’automatisation est déterminante pour la réussite de votre projet.

Pour faire le bon choix, considérez les critères suivants :

Performance : le logiciel doit traiter efficacement les factures fournisseurs, rapidement et de manière sécurisée, peu importe leur format ou origine.
Simplicité : le logiciel doit être intuitif, facile à configurer et à entretenir, sans exiger de compétences techniques avancées.
Adaptabilité : le logiciel doit s’intégrer sans problème à votre système d’information actuel, y compris votre logiciel comptable et répondre à vos besoins spécifiques.
Scalabilité : le logiciel doit pouvoir s’adapter à l’évolution de votre activité et au volume croissant de vos factures.
Coût : le logiciel doit présenter un bon rapport qualité-prix, en prenant en compte les coûts d’achat et d’exploitation ainsi que le retour sur investissement.

Yooz, Basware, et Docuware sont des logiciels qualifiés pour le classement des factures fournisseurs.

Yooz automatise 80% des factures sans configuration préalable, offrant une solution cloud tout-en-un qui démarre en une heure, avec une IA performante pour une gestion P2P fluide.

Basware, leader en automatisation, simplifie le processus P2P en réduisant les erreurs et en s’intégrant facilement aux ERP, idéal pour les grandes entreprises gérant de gros volumes de factures.

Docuware combine gestion documentaire et automatisation, permettant une recherche rapide et sécurisée des factures, avec une flexibilité adaptée aux entreprises de toutes tailles, pour une gestion simplifiée et efficace. En savoir plus sur les avantages d’un outil de GED dans le classement de vos documents.

Les fonctionnalités indispensables d’un bon logiciel d’automatisation

Choisir un logiciel d’automatisation pour le classement des factures fournisseurs ne doit pas se faire à la légère. Il est crucial de s’assurer que le logiciel sélectionné possède des fonctionnalités essentielles qui garantissent son efficacité, sa fiabilité et sa sécurité.

Ci-dessous, découvrez les trois fonctionnalités clés à considérer avant de faire votre choix.

Reconnaissance des documents et extraction des données

La capacité à reconnaître les documents et à extraire les données est primordiale pour un logiciel d’automatisation de qualité. Cette fonctionnalité permet au logiciel de lire et d’interpréter les factures fournisseurs, indépendamment de leur format (papier, PDF, image, etc.) ou de leur source (e-mail, scanner, mobile, etc.).

Pour y parvenir, le logiciel doit s’appuyer sur des technologies de pointe comme la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’intelligence artificielle (IA). Grâce à ces technologies, le logiciel peut analyser les factures pour en extraire des informations clés (numéro de facture, montants, fournisseur, date, etc.), lesquelles sont ensuite utilisées pour vérifier, valider, classer et intégrer les factures dans le système comptable. De plus ces technologies permettent aussi d’améliorer la reconnaissance des formats multiples de factures, même lorsqu’elles sont structurées différemment ou envoyées via des canaux variés. Ainsi, la reconnaissance des documents et l’extraction des données contribuent à la rapidité, la précision et la traçabilité du processus de traitement des factures.

Intégration avec les systèmes de gestion existants

L’intégration avec les systèmes de gestion déjà en place est une autre fonctionnalité indispensable. S’intégrant parfaitement avec les logiciels, cette fonctionnalité permet une gestion électronique des documents sans heurt et assure l’échange fluide des données entre différentes applications telles que les solutions de gestion ressources humaines, la gestion commerciale ou la gestion des stocks.

Elle offre également la possibilité de croiser les informations des factures avec celles d’autres logiciels, afin de vérifier la conformité des factures avec les bons de commande, les devis et autres documents comptables. L’intégration avec les systèmes de gestion existants simplifie donc le traitement des factures, tout en assurant sa fiabilité et sa cohérence.

Sécurité et conformité dans le stockage des factures

Enfin, la sécurité et la conformité dans le stockage des factures constituent une fonctionnalité cruciale. Le logiciel doit être capable de conserver les factures de manière sécurisée et conforme aux obligations légales. Cela implique l’utilisation de technologies de cryptage, de sauvegarde et de restauration des données pour protéger les factures contre toute perte, vol, altération ou destruction.

Le logiciel doit également adhérer aux normes et règlementations en vigueur, notamment en ce qui concerne les délais de conservation, les formats, les signatures électroniques et les pistes d’audit. Ainsi, la sécurité et la conformité dans le stockage des factures garantissent la pérennité, la disponibilité et la légalité des documents.

Retour sur investissement : analyse des bénéfices de l’automatisation

L’automatisation du classement des factures fournisseurs transcende la simple solution technique pour devenir une stratégie essentielle, génératrice d’économies, d’amélioration de la rentabilité et de renforcement de la compétitivité pour les entreprises.

Amélioration de la productivité et réduction des coûts

Une étude de l’APDC révèle que l’automatisation du traitement des factures fournisseurs permet de baisser le coût de traitement d’une facture de 80 %, le faisant passer de 15 euros à 3 euros en moyenne. L’automatisation de la comptabilité augmente par ailleurs la productivité des équipes comptables, qui peuvent alors se focaliser sur des tâches plus stratégiques et valorisantes comme l’analyse financière, le conseil ou le contrôle de gestion. Elle engendre des économies significatives et améliore l’efficacité opérationnelle de l’entreprise.

Optimisation de la gestion de la trésorerie

Par ailleurs, l’automatisation du classement des factures fournisseurs joue un rôle clé dans l’optimisation de la gestion de la trésorerie, un pilier de la santé financière de l’entreprise. Elle réduit les délais de traitement et de paiement des factures, ouvrant la voie à des remises ou escomptes de la part des fournisseurs, ou à la négociation de conditions de paiement plus favorables.

Elle améliore également la prévision des flux de trésorerie grâce à une visibilité en temps réel sur les factures en cours, validées ou payées. Elle réduit les risques de retards de paiement, de pénalités, de litiges ou de contentieux, qui peuvent impacter la trésorerie et les relations avec les fournisseurs.

Renforcement du contrôle interne

Enfin, l’automatisation du classement des factures fournisseurs consolide le contrôle interne des factures fournisseurs de l’entreprise, un élément important de sécurité et de conformité. Elle sécurise le processus de traitement des factures, assurant la traçabilité, la fiabilité et la disponibilité des informations comptables.

Elle aide également à respecter les normes et règlements actuels, notamment en ce qui concerne les délais de conservation, les formats, les signatures électroniques et les pistes d’audit. Elle facilite les contrôles, internes ou externes, en permettant un accès rapide et aisé aux factures et documents justificatifs.

Conclusion

La classification des factures fournisseurs est indispensable pour la gestion comptable et financière d’une entreprise, mais cela peut devenir une source de difficultés et de risques quand elle est effectuée manuellement. Pour améliorer l’efficacité, économiser du temps et de l’argent, et augmenter la qualité, une solution se démarque : l’automatisation du classement des factures.

Cette méthode innovante permet de numériser, d’extraire, de vérifier, de valider, de classer et d’intégrer automatiquement et en toute sécurité les factures fournisseurs, grâce à un logiciel avancé utilisant la reconnaissance optique de caractères (OCR) et l’intelligence artificielle (IA). Les avantages pour l’entreprise sont multiples, cependant il est essentiel de choisir un logiciel d’automatisation doté de fonctionnalités qui répondent à vos besoins.

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