Le déploiement d’une GED prend entre 6 semaines et 6 mois voir plus, selon le volume de documents, le nombre de workflows à automatiser, la numérisation des archives, les intégrations nécessaires (ERP, compta, CRM) et l’implication des équipes. Les projets simples avancent rapidement ; les projets transverses nécessitent un cadrage plus poussé.
Pour comprendre les délais, il faut d’abord revenir à ce qu’est véritablement une GED, comment elle fonctionne et quelles étapes structurent son déploiement. La durée n’est pas seulement une question technique : elle résulte surtout de la préparation interne, de la clarté des objectifs et de la capacité des collaborateurs à s’approprier le système documentaire.
Résumé des délais selon le type de projet
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Type de déploiement GED |
Durée estimée |
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Petite équipe, 1 processus (ex : factures fournisseurs) |
2 à 6 semaines |
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PME avec plusieurs workflows |
2 à 4 mois |
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Déploiement global multi-services |
4 à 6 mois |
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Intégration ERP + numérisation d’archives importantes |
6 mois et + |
Qu’est-ce qu’une GED et comment fonctionne-t-elle ?
Une GED (Gestion Électronique des Documents) est un système qui prend en charge tout le cycle de vie des documents : capture, classement, validation, recherche, diffusion et archivage.
Elle centralise les fichiers dans un environnement sécurisé et remplace les processus papier pour gagner en rapidité, en conformité et en traçabilité.
Elle s’appuie sur quatre piliers :
- Indexation des documents et métadonnées
- Recherche avancée pour retrouver un fichier en quelques secondes
- Workflows pour automatiser les validations (factures, contrats…)
- Archivage électronique pour garantir la conservation et la valeur probatoire
Une GED va donc plus loin qu’un simple drive : c’est un véritable système documentaire structurant les processus internes.
Quels sont les facteurs qui influencent la durée de déploiement d’une GED ?
La durée dépend principalement de :
- La volumétrie de documents à intégrer (factures, contrats, dossiers…)
- L’organisation documentaire existante
- Le nombre de processus à automatiser
- La présence d’archives papier à numériser
- Les intégrations techniques (ERP, logiciels métiers, CRM)
- La disponibilité des équipes internes
- L’accompagnement au changement
Plus le périmètre est large, plus la phase de cadrage et de formation devient essentielle.
Un projet GED avance rarement au même rythme dans une grande entreprise et dans une PME. La bonne nouvelle, c’est que la plupart des solutions modernes permettent un déploiement progressif : on peut démarrer petit, tester un processus (validation des factures fournisseurs par exemple), et étendre le système ensuite.
Les différentes étapes du déploiement d’une GED
1. L’audit documentaire et l’analyse des besoins
Tout commence par une phase d’audit. L’objectif est de comprendre comment les documents circulent dans l’entreprise, quels sont les processus existants, quelles sont les obligations de conformité, quelles équipes sont concernées et quels types de données doivent être sécurisés. Cette étape permet d’identifier les irritants (recherche lente, pertes de documents, absence de traçabilité, doublons, erreurs de version) et de définir clairement les priorités.
2. La préparation et la structuration du projet
Une fois l’audit terminé, le périmètre est défini : quels types de documents intégrer en premier, quelles équipes embarquer, quelle solution utiliser, quels processus automatiser. C’est également le moment de prévoir la numérisation des documents papier si nécessaire. Plus cette préparation est rigoureuse, plus la mise en place gagne en fluidité.
3. La configuration du logiciel
La solution est ensuite paramétrée : plan de classement, métadonnées, règles de validation, droits utilisateurs, archivage, sécurité, connexion aux outils existants. Cette configuration représente le cœur du projet. Elle conditionne la qualité de la gestion documentaire et l’efficacité des processus une fois le système en place.
4. Le déploiement et la formation des collaborateurs
La GED est mise à disposition des équipes. La formation joue un rôle essentiel : plus les collaborateurs comprennent l’intérêt de la dématérialisation et maîtrisent le logiciel, plus le retour sur investissement est rapide. Cette étape inclut aussi la migration des documents, la création des premiers workflows et les tests de fonctionnement.
5. L’accompagnement post-déploiement
Enfin, une bonne solution GED propose un suivi après mise en service, pour ajuster les paramètres, améliorer les workflows ou intégrer de nouveaux processus. C’est une étape souvent sous-estimée, mais elle garantit la montée en puissance de la solution.
Quel est le retour sur investissement d’une GED ?
Le ROI d’une GED est généralement très rapide, surtout pour les processus à forte volumétrie comme la facturation, la gestion des contrats, les dossiers clients ou les documents fournisseurs. Les gains proviennent de la réduction du temps de recherche, de la suppression des erreurs liées au papier, de l’amélioration de la traçabilité, de la diminution des coûts d’archivage et de la fluidité du travail collaboratif. Une solution bien déployée se rentabilise souvent en quelques mois.
