La Gestion Électronique de Documents (GED) est un outil de dématérialisation efficace pour la gestion de vos contenus, mais surtout le pilotage et la structuration de votre patrimoine documentaire. Elle offre une pléthore d’avantages, garantissant l’accroissement de la productivité de votre entreprise ainsi que l’amélioration des processus métiers. Pour estimer le ROI (Retour sur Investissement) d’un projet GED, trois étapes peuvent être suivies. Nous vous présentons ici une méthodologie pragmatique pour traiter cette question complexe, tout en vous offrant un accès à nos outils de calculs.
Quels sont les avantages d’investir dans un logiciel GED ?
D’après une étude du cabinet Coleman Parkes, les collaborateurs d’une entreprise passent en moyenne 20 à 40 % de leur temps à chercher des documents et informations.
Et selon le Baromètre 2021 de la GED en entreprise par DIMO Software, 90% des managers et dirigeants considéraient la gestion documentaire comme un enjeu important pour les années suivantes. Toutes les entreprises de toutes les tailles et de tout secteur d’activité peuvent investir dans une solution GED.
Mais, car il y en a toujours un, avant d’investir dans un projet informatique de quelque nature qu’il soit, il est toujours recommandé de s’assurer de sa pertinence aussi bien sur le plan humain que financier. Le déploiement d’une GED ne déroge pas à cette règle.
« Une GED est-elle pertinente pour mon entreprise ? » – On vous répond dans notre article !
Mais alors, quelles sont les raisons qui poussent à se lancer dans des solutions de gestion électronique ?
Investir dans un outil GED présente de nombreux avantages :
- Réduction des coûts de gestion des différents services.
- Gain de temps.
- Amélioration de la productivité.
- Sécurité des données.
- Favoriser la mobilité des collaborateurs.
- Et bien d’autres bénéfices en gestion documentaire.
Quels sont les prérequis indispensables avant de penser GED et ROI ?
Avant de penser au ROI de votre futur gestion électronique, il y a 2-3 petites choses à envisager en amont. Si vous n’avez pas encore investiguer certains points ci-dessous, faites-le au plus vite et donnez-vous plus de chances pour la réussite du projet.
Identifiez tous les types de documents à gérer, les processus métiers associés, les utilisateurs concernés et leur périmètre d’actions, les contraintes réglementaires, les objectifs à atteindre et les indicateurs à mesurer. Comparez les offres du marché en tenant compte des fonctionnalités, du coût, de la compatibilité avec le système d’information en place, de l’évolutivité et du support.
Définissez le périmètre, le planning, le budget, les ressources humaines et techniques nécessaires. Piloter le projet est un prérequis indispensable pour assurer son suivi, la coordination des acteurs internes et externes, la gestion des risques et des changements.
Pourquoi le ROI d’une GED est difficile à calculer ?
La collecte des données
L’une des premières difficultés est due à la dispersion des données. Vous allez devoir chercher de l’information auprès de plusieurs sources. Exemple parlant : si l’on souhaite déterminer le nombre moyen de documents créés par collaborateur et par semaine à l’échelle de l’entreprise, il va falloir interroger un peu de monde en interne.
Métriques plus ou moins simples à quantifier
Les métriques de la GED varient en complexité. Certaines, comme le nombre de collaborateurs concernés par l’indexation des documents, sont facilement quantifiables. D’autres, tel que le temps économisé dans la recherche d’une information, demandent plus de réflexion et d’études internes.
Le facteur humain
Le facteur humain joue également un rôle majeur. Les aspects tels que la formation des utilisateurs, leur acceptation du système et l’efficacité de leur utilisation influent directement sur le retour sur investissement.
S’appuyer sur certaines valeurs théoriques
Nouvel exemple sur ce point, connaître le nombre d’heures gagnées par an sur la partie classement et indexation des documents demandera de savoir :
- Le nombre de collaborateurs dédiés à ces tâches.
- Le nombre de documents classés et indexés chaque semaine par collaborateur.
- Temps moyen (en minutes de préférence) passé à classer et indexer les documents avant GED.
- Temps moyen (en pourcentage) gagné par document grâce à la GED.
Certaines fois, il faut savoir se baser sur certaines valeurs théoriques pour avancer.
Comment calculer et mesurer le ROI de sa GED ?
Un exemple vaut toujours mieux que 1 000 mots.
En illustration, prenons le cas d’une PME de 200 personnes avec 30 futurs utilisateurs. Partons aussi sur une base de 3 ans d’utilisation de la future solution. Base standard notamment pour un premier équipement.
À noter aussi que cette PME fait le choix d’un logiciel GED dédiée pour du long terme et non d’une solution alternative. Il s’agit d’un élément de contexte plus qu’important lors de l’analyse du ROI et surtout du calcul des coûts.
Le calcul pour une GED se fait en 3 étapes :
- Calcul des coûts ;
- Évaluation des gains ;
- Détermination du ROI.
Étape 1 : calculer les coûts
Pour calculer les coûts de ce projet GED, recherchons le coût d’intégration. Voici une formule qui peut vous aider :
- Coût d’intégration d’un logiciel GED dédié = (nombre d’utilisateurs x prix de licence unitaire) + (durée de la prestation intégrateur x tarif journalier) x ajustement au risque.
Maintenant, rentrons dans le détail de notre cas. Pour notre PME, nous avons 30 utilisateurs, un prix de licence unitaire mensuel négocié à 200€ et un projet estimé à 10 jours à un tarif de 1 000€ la journée. Sur la base de notre formule et pour la première année, nous avons :
Coûts = (30 x 200 x 12) + (10 x 1 000) = 82 000 €
Pour tout projet existe un risque. À ces 82 000 €, nous allons appliquer une variable d’ajustement du risque d’environ 10% soit un total de 90 200 €.
En année 2, ce coût va logiquement diminuer puisque vous n’aurez plus les frais d’intégration soit, pour cette PME, 10 000 € de moins. Pareil pour l’année 3. Cependant, peut être que vous devrez rajouter des prestations de support et TMA.
Pour résumer les 3 années, nous obtenons un coût global de 254 200 €. À noter que le prix d’une licence varie aussi en fonction des rôles de vos collaborateurs.
Face à cette somme, pas de panique. Premièrement, celle-ci est lissée sur 3 ans et ensuite il faut estimer les gains et économies réalisées. Chose que nous allons faire tout de suite.
Étape 2 : calculer les gains
Pour ce calcul et l’illustration, nous allons faire un focus uniquement sur les gains globaux liés à la recherche de documents.
Il faut déterminer 2 variables importantes : le temps et la productivité gagnés.
- Gain de temps en heures = (nombre d’utilisateurs x durée de recherche par semaine avant GED x pourcentage de temps gagnés après GED x 52)/60.
- Gain de productivité = nombre d’heures gagnées par an x pourcentage de conversion des heures économisées en temps productif x salaire horaire d’un collaborateur
Si un utilisateur passe 100 minutes par semaine à rechercher des documents, 30 utilisateurs consacrent 3 000 minutes soit 50 heures. Après la GED, on estime à 40% de temps sur cette tâche.
Avec la formule du gain de temps, on obtient : (30 x 100 x 0,4 x 52)/60. Ce qui donne 20 heures économisées par semaine et 1 040 par an.
Maintenant, on imagine que ce temps gagné va favoriser la réalisation d’autres tâches à plus forte valeur ajoutée et donc impacter l’efficacité des collaborateurs.
Imaginons que juste 50% de ces heures économisées se transforme en nouvelle productivité et que le salaire moyen d’un collaborateur est de 45€, ce gain va s’élever à 23 400 €. Avec un réajustement de 15%, nous arrivons à un chiffre de 19 890€. Sur 3 ans, 59 670€.
19 890 € qui ne concerne le poste lié à la recherche d’un document. A ces derniers, nous pourrions procéder d’une manière équivalente pour calculer les économies de création, de classement, d’indexation sans oublier la validation des documents.
Étape 3 : calculer le ROI
Après avoir réuni tous les contenus utiles, procédez au calcul du ROI. Pour déterminer ce retour sur investissement, utilisez la formule bien connue :
- ROI = (Bénéfice – Coûts) / Coûts.
Pour notre PME, nous n’avons pas calculer l’intégralité des données et donc le résultat obtenu ne serait pas représentatif. Mais vous avez l’idée générale et suffisamment d’éléments pour avancer.
Le calcul de ce ROI vous permet de mesurer les métriques importantes. Vous bénéficiez d’une recherche efficace et rapide des documents et d’informations. Il améliore la conformité et l’audit ainsi que la sélection et le classement des documents. Et n’oublions pas non le zéro papier en lien avec l’archivage numérique.
Rappelons ici que tous les chiffres utilisés sont des estimations et peuvent grandement changer en fonction de votre nombre d’utilisateurs, de la dimension de votre projet et des négociations avec l’intégrateur et éditeur.
Commencez à investir dans votre avenir avec une GED
Investir dans une GED est une option incontournable pour la dématérialisation des documents de l’entreprise, mais aussi optimiser la productivité des collaborateurs. Les solutions de gestion électronique deviennent de plus en plus populaires et avantageuses des deux côtés : clients et fournisseurs.
Si vous vous lancer dans le calcul, voici quelques conseils à garder à l’esprit :
- Partez sur une base de 3 ans et non 1 seule année ;
- Il est préférable d’appliquer une variable d’ajustement du risque à chaque poste de calcul. Une fourchette de 10 à 15% est une bonne base ;
- Priorisez les calculs par rapport au périmètre projet et à la population concernée.
Pour vous faciliter cette démarche, nous vous mettons à disposition plusieurs outils. Tout d’abord un calculateur en ligne rapide pour avoir une première idée. Et pour aller plus loin, un template de calcul complet.
Vous avez un projet de GED ?
