Comment mettre en place une GED ? Pour déployer une GED efficacement, une entreprise doit d’abord analyser ses besoins documentaires, choisir une solution adaptée et l’intégrer progressivement. Cette démarche, associée à une formation des utilisateurs et un suivi régulier, garantit une adoption durable et une gestion documentaire plus fluide.
Étape 1 : analyse des besoins et diagnostic documentaire GED
Première étape d’un projet de mise en place d’une GED : comprendre précisément l’écosystème documentaire et fixer des objectifs mesurables. Dressez l’inventaire des types de documents (contrats, factures, paie, dossiers RH, rapports), leur criticité, leur sensibilité et leur fréquence d’usage afin d’équilibrer accessibilité et sécurité. Évaluez les processus existants : où naissent les documents, comment ils circulent, qui valide, quels sont les goulots et tâches chronophages. Réalisez une cartographie documentaire (formats, canaux d’entrée, volumes, méthodes de classement) et un audit des usages réels, exigences RGPD et besoins d’archivage probant. Cette base factuelle éclaire les choix à venir : plan de classement, métadonnées, règles de rétention et premiers KPI (temps de recherche, complétude, délais de validation) qui serviront au pilotage du projet GED.
Étape 2 : choisir la solution GED adaptée à votre entreprise
Le choix de la solution de gestion électronique des documents conditionne l’adoption et la performance. Privilégiez un logiciel évolutif, intuitif et interopérable (intégrations ERP/CRM/SIRH, SSO/MFA) offrant les briques clés : numérisation/OCR, indexation automatique, recherche avancée, gestion des versions, workflows configurables, signature électronique et archivage probant. L’ergonomie et la simplicité d’administration favorisent l’adhésion des équipes. Vérifiez la sécurité (chiffrement, journalisation, droits fins), la scalabilité et le coût total (licences, intégration, formation, exploitation).
Comparez les solutions sur un périmètre d’usage réel avec critères notés :
- Pertinence de recherche,
- Vitesse,
- Qualité de l’OCR,
- Facilité de paramétrage,
- Intégrations, support éditeur/intégrateur.
Objectif : un logiciel de GED bien choisi, c’est un outil qui s’adapte à vos usages, qui soulage vos équipes et qui vous accompagne durablement dans votre transformation digitale.
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Étape 3 : intégrer la GED dans le système d’information
L’intégration GED en entreprise requiert méthode, coordination et accompagnement. Interfacez la solution avec les applications métiers, outils comptables (ERP, CRM applications RH… ect) pour centraliser les flux et supprimer les doublons (connecteurs, API, webhooks). Paramétrez rôles et droits, sécurité (chiffrement, traçabilité), règles de rétention et plan de classement. Planifiez la migration documentaire : nettoyage, mapping des métadonnées, reprise via OCR et classement automatique, contrôles qualité. Côté adoption, déployez un pilote puis des vagues successives, formez par profils (guides express, tutoriels, champions métiers) et mettez en place un support accessible. Surveillez des KPI simples (temps de recherche, complétude, délais de validation, réduction papier) et itérez sur les workflows et les métadonnées. Cette boucle d’amélioration continue garantit une mise en place GED pérenne, sécurisée et réellement utile au quotidien.
Étapes clés pour réussir la mise en place d’une GED
- Cadrer objectifs et périmètre : définissez problèmes à résoudre, types de documents, services impliqués et critères de réussite. Ce cadrage guide tout le projet GED.
- Diagnostiquer l’existant : cartographiez flux, volumes, outils, contraintes (RGPD/archivage). Repérez doublons, silos, lenteurs et risques.
- Choisir la solution adaptée : privilégiez une GED évolutive, intuitive et intégrable (ERP/CRM). Fonctions clés : indexation, recherche, droits, workflows, archivage probant.
- Lancer un pilote (POC) : testez sur un périmètre réel (ex. factures ou RH), collectez les retours, ajustez métadonnées, workflows et habilitations.
- Former & accompagner : formations ciblées, guides courts, “champions métiers”. Communiquez sur les usages attendus et le support.
- Mesurer & améliorer : suivez KPI (temps de recherche, délais de validation, taux d’usage, réduction papier) et itérez pour optimiser le déploiement.
En bref : pourquoi mettre en place une GED ?
Mettre en place une GED, c’est bien plus qu’un simple changement d’outil. C’est une véritable conduite au changement, c’est de vrais avantages, c’est une transformation progressive de la façon dont l’entreprise gère ses documents au quotidien. En partant d’un diagnostic solide, en choisissant une solution adaptée et en accompagnant chaque étape de l’intégration, vous posez les bases d’un système documentaire performant, sécurisé et durable. Bien menée, cette transition simplifie le quotidien des équipes, améliore la traçabilité et renforce l’efficacité globale de l’organisation. Une démarche structurée aujourd’hui, pour une gestion documentaire plus fluide demain.
Envie de mettre en place votre projet de GED ?
