Un projet de dématérialisation en entreprise représente bien plus qu’un simple changement d’outil : c’est une véritable transformation digitale. Il transforme à la fois l’organisation interne, les modes de fonctionnement, et surtout les processus métier. Ce type de projet implique une évolution des méthodes de travail, une nouvelle gestion des flux d’information, ainsi qu’une remise à plat des habitudes établies.
Même si la dématérialisation apporte des bénéfices évidents comme gain de temps, efficacité, traçabilité, réduction du papier, elle reste un changement structurant, qui ne doit pas être sous-estimé. C’est pourquoi il est essentiel d’anticiper et de bien préparer le terrain en amont : cadrer le projet, accompagner les équipes concernées et prendre en compte tous les impacts organisationnels. Une transition bien menée repose autant sur la technologie choisie que sur l’adhésion des collaborateurs.
Quelle sera l’utilité du projet dans votre entreprise ?
Avant de lancer une solution de dématérialisation, il est indispensable de définir ce que vous attendez du projet. Malgré la réforme électronique qui impose la mise en place de la facture électronique obligatoire dès 2026 qui arrive prochainement, il est important de faire un tour d’horizon du fonctionnement actuel et des problématiques documentaires au sein de l’entreprise. Généralement, les objectifs les plus courants sont :
- la réduction des coûts liés au traitement des documents papier,
- le gain de temps grâce à des processus automatisés,
- la sécurité des données,
- la conformité réglementaire (RGPD, facturation électronique), et
- un accès plus rapide à l’information.
Pour une entreprise, cela signifie améliorer la gestion des flux documentaires, fiabiliser les données, renforcer l’efficacité des services (RH, finance, juridique, commercial), tout en accompagnant la transition numérique globale. C’est aussi un levier fort pour moderniser les outils, impliquer les équipes et mieux répondre aux attentes des clients internes et externes.
C’est pourquoi il est essentiel d’analyser en amont les enjeux spécifiques de votre entreprise, ainsi que les difficultés concrètes rencontrées dans la gestion quotidienne des documents. Cette étape vous permettra non seulement de mieux cibler vos priorités, mais aussi d’orienter précisément vos besoins en matière de gestion documentaire. Avec une vision claire des points de blocage, des inefficacités ou des risques actuels, vous serez en mesure de choisir la solution de dématérialisation la plus adaptée. Ainsi de pouvoir tirer un maximum de bénéfices sur le plan opérationnel, organisationnel et stratégique.
Quels types de documents peut-on dématérialiser ?
En réalité, tous les documents d’une entreprise peuvent être dématérialisés : factures fournisseurs, bulletins de paie, contrats de travail, dossiers clients, pièces juridiques ou encore courriers administratifs, etc… Toutefois, l’important n’est pas de tout numériser d’un seul coup, mais de faire les bons choix. Après avoir réalisé un état des lieux, vous devez identifier quels documents apporteraient le plus de gains globaux.
Il est possible de vouloir dématérialiser plusieurs types de documents en parallèle, mais cela implique une charge de travail double en interne : cadrage, paramétrage, accompagnement des utilisateurs… C’est pourquoi il est souvent préférable de commencer par un périmètre bien défini, avant d’élargir progressivement. Cela permet de sécuriser les premiers résultats, d’optimiser l’organisation, et de mieux ajuster les outils aux besoins réels.
Par exemple, la dématérialisation des factures fournisseurs nécessite souvent la mise en place de workflows de validation, l’automatisation du traitement, ou encore l’intégration avec le logiciel comptable. À l’inverse, pour les contrats de travail, les besoins seront différents : génération de documents à partir de formulaires, signature électronique, gestion des versions ou archivage à valeur probante. Ces spécificités métier doivent être prises en compte dès la phase d’analyse.
Enfin, la volumétrie peut aussi influencer vos choix. Si un type de document représente une charge importante au quotidien, il est logique de prioriser ce périmètre pour maximiser les gains immédiats en temps, en fiabilité et en productivité.
Quand faut-il lancer la démarche de dématérialisation ?
Un projet de dématérialisation peut (et doit) être lancé dès que la gestion des documents devient chronophage, que les délais de traitement s’allongent ou que les erreurs humaines se répètent. Ces signes sont souvent révélateurs de processus trop manuels, dispersés, ou peu sécurisés. Mais au-delà des enjeux opérationnels, la dématérialisation est aussi une réponse stratégique aux évolutions réglementaires, notamment l’arrivée progressive de la facturation électronique obligatoire dès 2026 pour toutes les entreprises.
Il est donc essentiel de ne pas attendre le dernier moment. Anticiper la mise en place du projet permet de garder la maîtrise de chaque étape : cadrer les besoins, aligner les collaborateurs, choisir les outils adaptés et organiser la transition numérique sans pression. Plus la démarche est pensée en amont, plus elle sera fluide techniquement comme humainement.
Ce type de transformation demande un réel engagement : de la part du chef de projet, des équipes métier et des référents qui assureront le relai dans les services. L’adhésion des collaborateurs est un facteur de réussite fondamental. D’où l’importance de bien planifier, structurer les actions, intégrer les contraintes spécifiques de l’entreprise, et veiller à l’interopérabilité avec les systèmes déjà en place (ERP, SIRH, logiciels métiers, etc.). Mieux le projet est préparé, moins la transition sera vécue comme un bouleversement.
Quel sont les étapes clés ?
Pour structurer efficacement votre projet de dématérialisation, commencez par nommer un chef de projet ou une équipe transverse capable de faire le lien entre les métiers, les services techniques et les éventuels prestataires.
Menez ensuite un audit de l’existant afin de dresser un état des lieux précis. Identifiez les types de documents traités, les outils actuellement utilisés pour leur gestion, les services impliqués dans leur traitement, ainsi que les processus en place tout au long de leur cycle de vie, de la création à l’archivage.
Cette étape est essentielle pour cerner les enjeux, repérer les points de friction et poser des bases solides. Sur cette base, élaborez un cahier des charges clair, en prenant en compte les besoins spécifiques de chaque service, les formats de documents, les niveaux de sécurité requis et les priorités fonctionnelles.
Pour vous aider, nous mettons à disposition un modèle de cahier des charges conçu pour ne rien oublier et poser les bonnes questions dès le départ.
Voici un résumé des étapes clés à suivre :
- Faire un état des lieux des documents, des outils et des usages
- Définir les objectifs du projet (gains, contraintes, contexte)
- Identifier les documents à dématérialiser en priorité
- Choisir la solution ou l’outil adapté à vos besoins
- Préparer les équipes et les impliquer dans le projet
- Planifier le déploiement de manière progressive
- Intégrer la solution aux outils existants (ERP, SIRH, etc.)
- Accompagner le changement et former les utilisateurs
Quel outil choisir pour bien démarrer ?
Le choix de la solution dépend des objectifs fixés et des documents concernés. Une GED (Gestion Électronique de Documents) s’adapte à un usage transversal : classement, archivage, traitement, accès collaboratif, traçabilité. C’est la colonne vertébrale d’un système documentaire moderne. Si vos besoins sont ciblés, gestion des factures, contrats, automatisation des processus, tournez-vous vers des solutions métier spécialisées type Yooz, Basware.
