Oui, les factures électroniques doivent obligatoirement être conservées et archivées par l’entreprise, au même titre que les documents papier. La réforme de la facturation électronique ne supprime pas cette obligation, elle la renforce en encadrant plus strictement la conservation, l’archivage et la traçabilité des factures sous format numérique.
Une facture électronique reste un document fiscal, comptable et juridique. Elle constitue une preuve de transaction entre l’entreprise et ses clients ou fournisseurs, sert de base au paiement, à la déclaration de TVA, aux contrôles fiscaux et aux audits. À ce titre, sa conservation est une obligation légale pour toutes les entreprises assujetties en France.
Combien de temps faut-il conserver les factures électroniques ?
La durée légale de conservation des factures électroniques est de 10 ans, à compter de la clôture de l’exercice comptable. Cette durée s’applique à toutes les entreprises, quels que soient leur secteur, leur taille ou leur système de facturation.
Cette obligation de conservation dans le temps permet à l’administration fiscale d’exercer ses contrôles, notamment sur la TVA, les montants facturés, les opérations réglées, les données transmises via le e-reporting et la cohérence des déclarations fiscales. En cas d’audit ou de contrôle, l’entreprise doit être en mesure de restituer ses factures sur l’ensemble de la période concernée.
Sous quel format conserver les factures électroniques ?
Les factures électroniques doivent être conservées sous leur format électronique d’origine. Une simple impression papier ne suffit pas et ne remplace pas l’archivage numérique. L’entreprise doit pouvoir conserver, archiver et restituer ses factures dans un format fiable, lisible et conforme aux exigences légales.
L’archivage des factures électroniques repose sur trois principes fondamentaux : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité dans le temps. Ces principes garantissent que la facture n’a pas été altérée depuis sa création et qu’elle peut être consultée pendant toute la durée de conservation.
La piste d’audit fiable, la traçabilité des données, la numérisation sécurisée, ainsi que la gestion des flux via un système d’archivage électronique, une GED, un outil de stockage ou une solution de sauvegarde sont des éléments clés pour assurer la conformité.
Qui est responsable de l’archivage des factures électroniques ?
La responsabilité de l’archivage, de la conservation et de la conformité des factures électroniques incombe toujours à l’entreprise, qu’elle soit émettrice ou réceptrice. L’utilisation d’un logiciel de facturation, d’un ERP, d’une plateforme de dématérialisation ou d’un service d’archivage ne transfère pas cette responsabilité légale.
Même lorsque l’archivage est externalisé, l’entreprise doit s’assurer que les factures restent accessibles, sécurisées, exploitables et conformes aux règles fiscales françaises. En cas de défaillance du système, de perte de données ou d’indisponibilité des archives, la responsabilité demeure du côté de l’entreprise.
Quels sont les risques en cas de mauvaise conservation ?
Une facture électronique mal archivée, non lisible, altérée ou impossible à restituer peut être considérée comme non probante. Les risques sont multiples : rejet lors d’un contrôle, remise en cause de la déductibilité de la TVA, sanctions fiscales, pénalités financières ou contentieux avec un client ou un fournisseur.
Au-delà des sanctions, une mauvaise gestion de la conservation des factures peut générer des coûts indirects importants, des pertes de temps, des difficultés lors des audits et une fragilisation de la conformité globale de l’entreprise face à la réforme.
Comment garantir une conservation fiable et conforme ?
Pour garantir une conservation fiable, les entreprises doivent mettre en place un système d’archivage sécurisé, conforme aux exigences légales, capable d’assurer l’intégrité, l’authenticité et la traçabilité des factures électroniques sur toute la durée légale.
La facturation électronique, lorsqu’elle est bien intégrée dans les processus de gestion, permet de fiabiliser les données, de réduire les risques d’erreur, d’optimiser les coûts de stockage et de renforcer la conformité fiscale. Anticiper ces obligations dès maintenant permet aux entreprises de transformer une contrainte réglementaire en un levier de sécurité, de performance et de sérénité.
