La généralisation de la facturation électronique obligatoire, prévue dès 2026 en France, est un tournant majeur pour les entreprises de toutes tailles. Elle s’inscrit dans une réforme fiscale visant à moderniser la gestion de la TVA, renforcer le contrôle des transactions et accélérer la dématérialisation des échanges administratifs et commerciaux.
Mais une question revient sans cesse dans les directions financières et auprès des dirigeants : vais-je devoir changer de logiciel de facturation ou de comptabilité ?
Beaucoup redoutent un projet lourd, coûteux et compliqué à mettre en œuvre. La réalité est plus nuancée. Pour être conforme, il faudra impérativement utiliser une Plateforme Agréée (PA, ex-PDP) certifiée par l’administration fiscale. Mais cela ne signifie pas forcément qu’il faudra changer de logiciel : dans de nombreux cas, il suffira de vérifier la compatibilité avec la PA et la capacité de votre outil à produire les formats électroniques exigés (UBL, CII, Factur-X). En clair, la question n’est pas de savoir si vous devrez changer de logiciel, mais si votre solution actuelle saura s’interfacer avec les nouvelles obligations.
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Quelles solutions sont acceptées pour la facturation électronique ?
Jusqu’à présent, de nombreuses entreprises envoyaient leurs factures au format PDF par e-mail à leurs clients, tandis que d’autres s’appuyaient déjà sur des logiciels de facturation intégrés à leur comptabilité. Cela grâce à des outils de dématérialisation comme YOOZ ou Basware, ou encore sur des solutions GED telles que DocuWare pour centraliser et archiver leurs documents. Avec la réforme, l’envoi direct de factures PDF par e-mail ne sera plus reconnu : les factures électroniques devront obligatoirement transiter par une Plateforme Agréée pour être validées et les données associées (TVA, statut de la facture, informations de paiement) devront être transmises à l’administration via le Portail Public de Facturation (PPF). L’objectif est clair : réduire la fraude à la TVA, améliorer le suivi en temps réel et fluidifier les échanges entre entreprises et administration. Heureusement, ces solutions comme YOOZ, DocuWare et Basware sont certifiées PA.
Comment fonctionne la facturation électronique ?
Le processus est assez simple dans son principe, mais structurant pour les organisations. Une facture est d’abord créée dans un logiciel de facturation, un ERP, un logiciel comptable ou un outil de gestion électronique de documents. Elle est ensuite convertie dans un format électronique normé reconnu par l’État, tel que l’UBL, CII ou Factur-X.
Une fois la facture émise, elle est envoyée à travers une Plateforme Agréée qui assure sa transmission au Portail Public de Facturation. Le PPF joue ici un rôle central : il agit comme pivot en centralisant les informations et en assurant le transfert vers les administrations fiscales. Contrairement à certaines idées reçues, le PPF ne concurrence pas les plateformes agréées, il ne fait que collecter et centraliser les données pour l’État. La responsabilité des entreprises reste de choisir une plateforme agréée et de s’y connecter pour garantir la conformité de leurs factures électroniques.
Ai-je besoin d’un logiciel spécifique ?
La réponse dépend de la taille et de l’équipement de votre entreprise, mais une chose est certaine : toutes devront être reliées à une Plateforme Agréée (PA).
1. TPE et micro-entreprises : vous pourrez continuer à utiliser votre logiciel actuel (voire des solutions simples comme Word, Excel ou un logiciel de devis/factures en ligne). Mais vos factures devront obligatoirement transiter par une Plateforme Agréée. La PA se chargera de transformer vos documents en formats conformes et d’assurer la transmission à l’administration et aux clients.
2. PME et ETI : la plupart des éditeurs de logiciels (ERP, facturation, logiciels comptables) prévoient d’adapter leurs solutions pour générer les bons formats électroniques et se connecter aux PA. Vous n’aurez donc probablement pas besoin de changer de logiciel, mais vous devrez :
- Vérifier la compatibilité de votre outil avec une PA.
- Prévoir des mises à jour ou des connecteurs GED pour automatiser la gestion et le reporting.
- Former vos équipes aux nouveaux processus.
3. Grandes entreprises : les grands groupes devront aller plus loin. Leur enjeu sera de connecter directement leurs ERP et systèmes financiers à une PA afin de :
- Gérer des flux massifs de factures et devis.
- Automatiser les processus de paiement, rapprochements et validations.
- Sécuriser les données comptables et fiscales.
- Mettre en place du reporting en temps réel pour suivre les transactions.
Dans tous les cas, aucune entreprise ne pourra rester sur un modèle “papier” ou PDF simple. La facture électronique devient une obligation légale.
Comment anticiper efficacement
La réussite de cette transition repose avant tout sur l’anticipation. Attendre 2026 pour agir serait risqué, car toutes les entreprises devront basculer en même temps. La première étape consiste à cartographier vos flux de facturation : analyser vos volumes, identifier vos principaux clients et fournisseurs, mais aussi recenser les logiciels et outils déjà utilisés pour vos factures, vos devis, vos paiements et vos processus comptables. Cette vision globale vous permettra d’évaluer l’impact réel de la réforme sur votre organisation.
La deuxième étape est d’entrer en contact avec vos éditeurs de logiciels. Demandez-leur s’ils prévoient une mise à jour pour répondre aux obligations légales, s’ils intégreront les formats électroniques obligatoires et comment ils comptent assurer la connexion à une plateforme agréée. Cette discussion vous permettra d’anticiper d’éventuelles limites techniques ou des coûts supplémentaires.
Enfin, il est fortement recommandé de lancer dès maintenant un projet pilote. Il peut s’agir de tester l’émission et la réception électroniques avec quelques clients stratégiques ou sur un volume limité de transactions. Ce pilote vous aidera à sécuriser vos processus, à vérifier la bonne transmission des données, et à préparer vos équipes à cette nouvelle manière de travailler.
Ce que propose DIMO Dématérialisation
Chez DIMO Dématérialisation, nous accompagnons les entreprises dans leur passage à la facturation électronique. Notre rôle est de simplifier cette transition réglementaire en la transformant en levier d’efficacité et de performance. En tant qu’intégrateur de solutions de gestion électronique de documents (GED) et de logiciels de dématérialisation et de processus financiers, nous assurons une mise en conformité totale avec la réforme tout en optimisant vos méthodes de travail.
Concrètement, nous connectons vos logiciels comptables et vos ERP à une plateforme agréée, nous sécurisons vos flux et nous automatisons l’ensemble du cycle de vie de vos factures : de la réception à la validation, jusqu’à l’archivage. Nos solutions intègrent également des fonctionnalités avancées de reporting et de suivi en temps réel, afin que vos équipes comptables et financières disposent d’une visibilité complète sur leurs opérations.
Notre accompagnement ne se limite pas à l’intégration technique. Nous proposons un suivi personnalisé, du diagnostic initial jusqu’au déploiement final, avec la formation de vos équipes. Grâce à cette approche, la facturation électronique ne sera pas simplement une obligation légale à respecter, mais une véritable opportunité pour améliorer votre gestion, fiabiliser vos données et fluidifier vos échanges avec vos clients et vos partenaires.
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Pour compléter votre lecture :
- Quel est le rôle du Portail Public de Facturation (PPF) ?
- Dois-je choisir la même Plateforme Agréée que mon client ou fournisseur ?
- Que puis-je faire dès maintenant pour préparer mon entreprise à la RFE?
- Quels sont les formats autorisés pour la RFE ?
- La facture électronique est-elle obligatoire en entreprise en 2026 ?
- Qui est concerné par la réforme ?
- Qu’est-ce que la facturation électronique obligatoire ?
