Lorsqu’une entreprise a un, deux ou trois fournisseurs et un nombre similaire de clients, elle peut se contenter de gérer les transactions commerciales en mentionnant les informations sur du papier ou sur tout autres supports physiques. Mais, quand le nombre de partenaires (clients et fournisseurs) passent à plusieurs dizaines ou à des centaines, la dématérialisation et l’e-procurement s’imposent.
D’origine anglo-saxon, ce terme suscite beaucoup de questions. Une meilleure compréhension des avantages de cette pratique permet aux entreprises de savoir en tirer profit pour améliorer leurs gestions. Notre FAQ répondra avec précision à toutes vos interrogations.
E-procurement : définition
On peut désigner la pratique du e-procurement par l’expression approvisionnement électronique ou approvisionnement en ligne. Tous ces termes font référence à un ensemble de solutions qui permettent à une entreprise de dématérialiser la grande majorité des processus transactionnels. L’approvisionnement des stocks est le plus concerné par l’e-procurement.
L’e-procurement vient en complément au contrôle des stocks. Il est important au niveau des services achats ou du service de comptabilité des entreprises. Les fonctionnalités liées à l’e-procurement facilitent le processus d’approvisionnement, peu importe la taille et la structure de l’entreprise.
Quel est le principal objectif de l’e-procurement ?
Une entreprise qui décide d’adopter le e-procurement a de multiples motivations. Le premier objectif du e-procurement est d’aider les entreprises à faire face et à maîtriser leurs dépenses. La digitalisation permet de faire un suivi minutieux des achats. Les entrées et les sorties d’argent sont contrôlées, ce qui limite considérablement les risques de pertes d’argent ou de confusion.
Les autres objectifs ou avantages sont :
- Meilleur contrôle des coûts : les prix d’achats des différents produits dont l’entreprise a l’habitude de se servir sont maîtrisés ;
- L’amélioration de la conformité des contrats : plus de souci à se faire quand en ce qui concerne une difformité entre les contrats ;
- Meilleure responsabilisation des différentes parties ;
- Collaboration plus facile avec les fournisseurs : la gestion de la relation fournisseur est plus simple avec l’e-procurement ;
- Amélioration du processus d’achat-paiement : tous les soucis liés au paiement et aux achats deviennent de lointains souvenirs avec l’e-procurement.
Quelle est la différence entre e-procurement et e-sourcing ?
L’e-sourcing est l’une des principales composantes de l’e-procurement. Ce terme fait référence à une fonctionnalité qui permet de trouver facilement un fournisseur. Dans les détails, il s’agit de gérer les appels d’offres en ligne en dématérialisant totalement l’identification et la sélection des nouveaux fournisseurs dont a besoin l’entreprise. C’est pour cette raison que beaucoup assimilent l’e-sourcing à une solution digitale (ou à une plateforme) qui se charge de faciliter la recherche des fournisseurs idéals pour l’entreprise.
Une entreprise peut trouver le fournisseur dont elle a besoin, grâce à cette fonctionnalité. Elle peut aussi :
- Comparer les différentes offres pour identifier celle qui est la plus avantageuse ;
- Négocier tous les aspects du contrat en ligne ;
- Gérer la totalité de tous les processus d’appel d’offres : l’e-sourcing permet d’être le plus efficace et le plus méthodique possible.
Quel est le lien entre e-procurement et procure-to-pay ?
Le procure-to-pay ou les solutions de dématérialisation des factures couvrent un champ d’action plus vaste que l’e-procurement. Ces solutions sont conçues pour apporter les propositions des fournisseurs aux utilisateurs. Grâce à la digitalisation, tout ce processus est rendu performant et permet aux entreprises de faire les achats dans les meilleures conditions tout en optimisant leurs finances.
Outre les fonctionnalités relatives à l’e-procurement, les solutions procure-to-pay aident les entreprises à mieux se situer par rapport aux bons de commande et aux factures qui leurs sont liées. Elles facilitent également le traitement de tous les autres types de commandes.
Comment fonctionne l’e-procurement ?
La sélection des produits
Une fois que vous avez accès au catalogue digital du fournisseur, la première étape consiste à sélectionner avec soin les produits ou les services qui vous intéressent. Vous devez établir une liste de vos besoins et des solutions que vous cherchez, il est courant que des entreprises se retrouvent à sélectionner des produits qui ne leur sont d’aucune utilité.
Mis à part les catalogues, vous pouvez aussi consulter les bases de données des fournisseurs en question ou vous tournez vers les plateformes d’achat destinées aux entreprises. Ces sites sont souvent appelés sites B2B.
Vérifiez les informations concernant les conditions contractuelles du fournisseur. Il s’agit des remises, des délais de livraison ou des caractéristiques du produit sélectionné.
L’envoi de la commande
Si l’entreprise est satisfaite de tous ces éléments, elle peut passer la commande. Cette commande est fréquemment appelée demande d’achat. Aussitôt que l’entreprise clique sur le bouton correspondant, sa demande parvient au fournisseur. Sans aucun délai supplémentaire, celui-ci commence alors par préparer la livraison. Grâce aux outils de gestion des approvisionnements, la structure qui vient de passer la commande peut tout à fait suivre l’avancement de celle-ci et être sûr que les délais indiqués sont bien pris en compte.
La réception de la facture
Dans le cadre de l’e-procurement, ce n’est que lorsque la commande est livrée que la facture correspondante parvient à l’entreprise. Il ne s’agit pas d’une facture physique. Tout étant dématérialisé, la facture parvient sous forme de document au format PDF (document électronique). Le paiement peut être enclenché sans risque d’erreur.
Comment déployer l’e-procurement dans son entreprise ?
Le point sur la situation actuelle
Même si cette pratique présente de multiples avantages, il est fort possible que votre système actuel de traitement des commandes convient parfaitement à votre entreprise. Faire le point sur l’état actuel de votre relation avec les fournisseurs vous permettra de savoir dans quelle mesure vous avez besoin de l’e-procurement. N’hésitez pas à lister vos besoins en termes de fournisseurs pour savoir quel choix faire. Cette première étape est cruciale pour connaître vos lacunes actuelles et vos forces.
Lister les avantages de l’e-procurement
Même si vous êtes celui qui peut prendre la décision définitive concernant l’adoption ou pas de l’e-procurement, il faut convaincre toutes les autres parties prenantes. Pour cela, vous avez besoin de faire une liste détaillée des avantages de ce système de sélection des fournisseurs. Ces avantages doivent être alignés sur les priorités de la direction ou des autres départements concernées afin d’avoir l’adhésion des responsables.
Élaborer un plan d’action ou d’implémentation
Il faut ensuite mettre sur pied un plan d’action. Ce plan doit être le plus détaillé possible et prévoir des indicateurs clefs de performance. C’est grâce à ces derniers que l’entreprise pourra savoir si elle est sur le bon chemin ou si, au contraire, elle est en train de faire fausse route.
Choisir l’éditeur le plus adapté à vos besoins
Renseignez-vous sur les choix qui sont faits par les autres entreprises qui évoluent dans le même secteur que vous. L’expertise de la société et la nature de ces offres sont des critères importants. Il faut que la solution soit facile à prendre en main et offre un bon retour sur investissement.
La décision d’adopter l’e-procurement doit s’inscrire dans un projet Procure-to-Pay P2P global. Ce type de processus permet à une entreprise d’obtenir des matières premières ou d’acheter des services et des produits dont elle se sert pour fabriquer ses propres marchandises en toute facilité. En optant pour un projet global de ce type, la pratique de l’e-procurement aura plus facilement les résultats escomptés.
Quels sont les inconvénients de l’e-procurement ?
On ne peut pas réellement parler d’inconvénients en ce qui concerne l’e-procurement. Ce système demande une certaine préparation en amont et en aval pour bien jouer son rôle.
Ces différentes étapes entrent dans le cadre de l’implémentation du système au sein de votre entreprise. Il faut privilégier les transitions en douceur et s’inscrire dans un processus d’amélioration continue.
Le seul souci de l’e-procurement est qu’il met légèrement sous pression les travailleurs qui doivent faire attention aux données qu’ils intègrent. La marge d’erreur étant limitée, il est important de faire preuve de prudence.
Quel outil doit-on utiliser pour l’e-procurement ?
Il existe plusieurs éditeurs qui proposent des solutions d’e-procurement sur le marché. Le mieux est de se tourner vers les logiciels Procure-to-Pay notamment avec la solution Basware. Ces types de logiciels offrent de larges gammes de fonctionnalités qui permettent de gérer efficacement tous types de relation avec les fournisseurs.
Basware compte parmi ses clients des entreprises prestigieuses. C’est par exemple le cas de Finavia, une importante compagnie de transport aérienne finlandaise, qui a décidé de lui faire confiance. C’est également le cas du Department for Work and Pensions, qui se charge de la sécurité sociale, des pensions et des politiques liées à l’enfance aux Royaume-Unis.
Conclusion
L’e-procurement est une formule qui permet aux entreprises de mieux gérer leur relation avec les fournisseurs grâce au digital. Il permet de mieux gérer les processus d’achat et de dépenses. C’est une composante essentielle des solutions procure-to-pay. S’il existe de nombreux éditeurs de ces types de logiciels, Basware fait partie des meilleurs.
