Trois projets sur les rails
C’est sous l’impulsion de sa direction financière que Gagneraud a décidé d’avancer vers une digitalisation de ses flux fournisseurs. Premier chantier désigné comme prioritaire, pour ce spécialiste du BTP : la dématérialisation des factures.
Aujourd’hui, comme il est fréquent dans le monde industriel, nous recevons encore près de 85 % de nos factures par courrier, le reste en PDF par mail. Le souhait de la direction était d’éliminer le plus possible le support papier de nos flux fournisseurs qui implique trop de traitements manuels, chronophages, peu fiables et coûteux.
Jean-Baptiste Bontemps Responsable études SI – Gagneraud.
En douze mois, un pilote puis deux autres projets sont lancés autour de la plateforme Readsoft, utilisée avec succès par le directeur financier dans une entreprise précédente. Pour chacun de ces chantiers, le groupe se fait accompagner par DIMO Software.
Un pilote dans une activité de services
- Volumétrie : 3 000 factures par an ;
- Lecture automatique de documents (LAD), workflow de validation, imputations comptables et analytiques, stockage et consultation en ligne.
Le pilote visait à dématérialiser les factures fournisseurs de deux établissements du groupe. Le problème urgent à résoudre ? Des factures, jusqu’alors réceptionnées dans les sites concernés ou au siège, qui devaient faire l’objet de navettes – par courrier ou remise en main propre – pour être validées et comptabilisées. Dans le nouveau circuit, elles sont adressées aux établissements, scannées sur place, imputées analytiquement et intégrées dans un workflow de validation. Toute facture entrée dans le circuit Readsoft online est envoyée en comptabilité avec un statut de paiement bloqué. À l’issue de son parcours de validation, la solution vient automatiquement changer ce statut en comptabilité pour que la facture passe à l’état « à payer ».
Pour chacun des trois chantiers, la relation avec DIMO Software a toujours été de qualité, y compris avec les chefs de projets locaux. En point d’entrée, nous avons toujours le même consultant, ce qui facilite la relation. Les échanges sont simples et efficaces et des solutions sont toujours recherchées. Par ailleurs, leur équipe a fait preuve d’une bonne compréhension de notre contexte client, ce qui n’est pas simple avec notre diversité d’activité.
Jean-Baptiste Bontemps Pesponsable études SI – Gagneraud.
Les résultats ont été à la hauteur des attentes. Le circuit a été accéléré et surtout le taux de reconnaissance des factures, 90 % au premier passage et 99 % après auto-apprentissage, permet aux gestionnaires d’effectuer moins de saisies et plus de contrôles.
« Même les factures de faible qualité sont bien reconnues. ». C’est du reste ce niveau de performance, mais aussi la convivialité de l’outil Readsoft online, « Plutôt intuitif et simple à paramétrer. », qui ont incité Gagneraud à lancer aussitôt un deuxième projet, cette fois dans sa filière BTP.
Un projet lad dans la branche BTP
- Volumétrie : 36 000 factures par an ;
- Lecture automatique de documents (LAD).
Dans ce projet-ci, nous voulions exploiter toute la force de l’outil LAD, en amont de nos traitements. Souligne Jean-Baptiste Bontemps.
Les factures fournisseurs sont donc scannées dans Readsoft online puis injectées dans l’ERP de gestion du groupe (BRZ), lequel prend alors en charge les opérations de rapprochement avec les bons de livraisons et l’envoi dans l’outil comptable.
La solution est aujourd’hui opérationnelle sur deux établissements en Bretagne.
Un projet sur les rails dans la branche industrie
- Volumétrie : 6 000 factures par an ;
- Lecture automatique de documents (LAD), workflow de validation, imputation, stockage.
Fort de ses deux premiers projets, le groupe Gagneraud projette de dématérialiser les factures dans son activité de production de matériaux (carrières) où le traitement est, là encore, entièrement manuel, partagé entre validation manuscrite, saisie en comptabilité et archivage sur sites. « Localiser une facture relève du parcours du combattant. », résume Jean-Baptiste Bontemps.
« L’objectif ici est de mettre en œuvre le même processus de traitement de bout en bout que dans nos autres établissements. ».
Des gains en rapidité et fiabilité
En 2021, les projets continueront de progresser, étape par étape. Éliminer le papier dans des secteurs où il est profondément ancré nécessite un accompagnement soigné du changement. Néanmoins, le groupe dresse déjà un bilan positif. Il constate des gains en rapidité et en fiabilité des informations comptables, tout en réduisant ses coûts de traitement des factures. Ces économies concernent également des aspects souvent perçus comme mineurs, tels que les impressions en couleur, les envois postaux ou encore l’archivage physique des documents.
Et pour les entreprises qui hésitent à sauter le pas, Jean-Baptiste Bontemps livre un conseil :
Il faut analyser son existant et calculer le coût des factures papier avec leur traitement manuel puis comparer avec le coût d’une facture automatisée. On se rend vite compte que le jeu en vaut la chandelle, quelle que soit la volumétrie de factures.
2023 en ligne de mire
En s’attaquant maintenant à la numérisation de ses circuits factures, Gagneraud a aussi l’échéance de 2023 en ligne de mire. Celle qui prévoit la généralisation progressive de la dématérialisation pour toutes les entreprises assujetties à la TVA (article 153 de la loi de finance pour 2020). Si la date peut sembler lointaine à certains, le groupe est lui bien décidé à anticiper.
Nous nous mettons en ordre de bataille pour être prêts, avec toutes nos factures dématérialisées à réception. Conclut-il.
