Dans le secteur du Bâtiment et des Travaux Publics, la gestion documentaire est un pilier souvent négligé, alors même qu’elle conditionne directement la performance opérationnelle et la maîtrise des risques. Chaque projet mobilise une masse documentaire hétérogène et critique : plans d’exécution, devis, contrats de sous-traitance, factures, procès-verbaux de réunions de chantier, attestations de conformité, documents réglementaires, photos de suivi, comptes rendus techniques ou administratifs… La complexité logistique des chantiers, la diversité des parties prenantes, la multiplicité des formats de documents et les exigences réglementaires font de la gestion électronique de documents (GED) un outil stratégique.
Bien au-delà de la simple numérisation, une GED moderne organise, sécurise, automatise et fiabilise l’ensemble des flux documentaires liés au cycle de vie d’un projet de construction — depuis l’appel d’offres jusqu’à la réception des travaux, en passant par le suivi de chantier, les situations mensuelles et les opérations de SAV.
Cet article vous propose un panorama complet des enjeux, des bénéfices concrets et des bonnes pratiques pour réussir le déploiement d’un logiciel GED adapté aux spécificités du secteur BTP. Avec un focus particulier sur la solution DocuWare, nous illustrerons ces propos à travers un cas client détaillé : Téréva, acteur majeur du négoce en matériel pour le bâtiment.
Quels sont les défis de gestion documentaire dans le BTP ?
Dans le bâtiment et les travaux publics, chaque chantier génère une masse importante de documents : plans, contrats, comptes rendus, documents réglementaires, etc. Leur gestion est souvent dispersée entre les équipes du siège, les bureaux d’études et le terrain. Une gestion documentaire non maîtrisée peut entraîner des retards, des erreurs coûteuses ou des non-conformités réglementaires.
Défis clés du BTP
- Gérer un volume massif et une diversité de documents
Le BTP produit une quantité importante de documents très variés (plans, contrats, rapports, factures, autorisations…). La difficulté principale est d’éviter la dispersion, les doublons et la perte d’information. - Maîtriser les versions et garantir la traçabilité
Dans un environnement où les plans et documents évoluent constamment, le défi consiste à identifier rapidement la bonne version, tracer chaque modification et conserver l’historique des échanges. - Coordonner une multitude d’intervenants
Un projet BTP mobilise de nombreux acteurs (maîtres d’ouvrage, maîtres d’œuvre, sous-traitants, bureaux d’études, organismes de contrôle…). Le défi est d’organiser les échanges documentaires selon des droits d’accès adaptés et des circuits de validation clairs. - Assurer l’accès aux documents en contexte multisite et mobile
Les équipes interviennent à différents endroits : siège, chantiers, agences, terrain. Le défi est de garantir un accès simple, rapide et sécurisé aux documents, y compris en mobilité ou hors ligne. - Respecter les obligations légales et normatives
Le BTP est soumis à des règles strictes (ISO, DTU, RE2020, RGPD, décennale…). Le défi est d’assurer une conservation conforme, sécurisée et pérenne des documents, souvent sur plus de 10 ans. - Permettre une collaboration efficace et des validations en temps réel
De nombreux documents doivent être validés ou annotés rapidement. Le défi est d’assurer des workflows fluides, un suivi des statuts et des interactions efficaces entre parties prenantes. - Intégrer la gestion documentaire aux outils métiers du BTP
Les documents doivent circuler entre la GED et les outils comme l’ERP, le logiciel de suivi de chantier ou la maquette BIM. Le défi est d’assurer une interopérabilité fiable pour éviter les erreurs de ressaisie et les ruptures de chaîne.
Dans le BTP, une gestion documentaire traditionnelle entraîne des difficultés majeures : dispersion des documents entre chantiers et bureaux, sécurité limitée des supports papier, validations lentes et usage fréquent de documents obsolètes. Ces freins impactent directement la productivité et la rentabilité des projets.
Conséquences d’une mauvaise gestion documentaire
Une gestion documentaire défaillante entraîne des retards, erreurs et litiges. Des documents mal classés ralentissent les processus. La perte de temps liée à la recherche de documents coûte 4,2 millions d’euros par an aux entreprises selon une étude de l’IDC. Une GED réduit ces risques par une centralisation et une traçabilité fiable.
Pourquoi mettre une place une GED dans le secteur du BTP ?
Fonctionnalités clés pour la traçabilité
Dans un secteur où les documents sont nombreux, sensibles et partagés entre de multiples acteurs, une GED spécialisée permet de sécuriser, structurer et fluidifier les échanges tout au long du projet :
- Suivi des versions : historique complet des modifications sur chaque document.
- Workflows de validation : circuits d’approbation adaptés aux différents intervenants.
- Archivage réglementaire : conservation conforme aux normes (ISO, RGPD, décennale…).
- Signature électronique : sécurisation juridique des validations (eIDAS).
Gains métiers concrets
La mise en place d’un logiciel GED dans une entreprise BTP permet de :
- Fluidification de la gestion de projet : les documents sont centralisés, partagés et accessibles en temps réel par tous les acteurs, ce qui réduit les erreurs et les retards.
- Optimisation des processus administratifs : automatisation des tâches répétitives, suppression des ressaisies, réduction des circuits papiers.
- Sécurisation de l’information : chaque document est stocké, tracé et sauvegardé de manière sécurisée, limitant les risques de perte, de vol ou de manipulation non autorisée.
- Amélioration de la collaboration multi-acteurs : grâce à une interface commune, chaque intervenant accède aux bons documents selon ses droits, facilitant les échanges et les validations.
- Classement structuré des documents : les fichiers sont organisés par projet, type de document, phase chantier, avec des filtres et une recherche avancée.
- Réduction des coûts indirects : en diminuant les temps de recherche, les doublons, les erreurs d’exécution et les impressions papier, la GED contribue à une baisse significative des coûts cachés.
Pour en savoir plus : Pourquoi mettre en place une GED ?
Pourquoi choisir la GED Docuware pour les professionnels du BTP ?
DocuWare est une plateforme de gestion électronique de documents pensée pour répondre aux exigences des professionnels du BTP. Elle offre une combinaison puissante de fonctionnalités qui couvrent les besoins documentaires sur l’ensemble du cycle de vie d’un projet de construction, depuis l’appel d’offres jusqu’au DOE final. Voici un aperçu détaillé de ses fonctionnalités clés, enrichies de cas d’usages concrets spécifiques
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Fonctionnalité |
Cas d’usage spécifique au BTP |
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Stockage sécurisé |
Centralisation de tous les documents d’un chantier (plans béton, rapports sécurité, attestations, factures) dans un espace unique, accessible uniquement par les intervenants habilités (ex : conducteur de travaux, DAF, architecte). |
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Recherche instantanée (OCR) |
Un conducteur de travaux peut retrouver en quelques secondes un plan de coffrage ou une fiche produit technique via une simple recherche « chantier Bordeaux – plan niveau 3 ». |
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Mobilité sur chantier |
Depuis un smartphone ou une tablette, un chef de chantier consulte les dernières versions des plans, prend une photo du coffrage non conforme et l’archive directement dans la GED en l’associant au dossier du chantier. |
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Versioning rigoureux |
En phase de gros œuvre, plusieurs versions de plans sont produites. DocuWare identifie automatiquement la plus récente, notifie les utilisateurs, et archive les précédentes pour suivi historique. |
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Workflow de validation |
Les bons de livraison sont automatiquement transmis pour validation au responsable logistique. S’il ne répond pas sous 48h, une relance automatique est envoyée, garantissant le respect des délais et la traçabilité. |
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Signature électronique (eIDAS) |
Le directeur technique valide à distance un contrat de sous-traitance ou un devis d’entreprise en lot plomberie, sans devoir se déplacer ni imprimer. Le document signé a une valeur légale conforme au règlement eIDAS. |
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Interopérabilité avec outils BTP |
DocuWare se connecte aux ERP BTP, logiciels de gestion de planning ou plateformes BIM. Par exemple, un plan produit dans un logiciel BIM peut être automatiquement versé dans DocuWare, enrichi de métadonnées, puis diffusé aux équipes terrain. |
DocuWare s’intègre nativement aux outils de gestion du bâtiment, permettant une interopérature fluide avec les logiciels BIM. Comme indiqué dans le guide de France Num sur l’adoption du BIM dans le bâtiment, cette intégration est essentielle pour aligner la gestion documentaire aux standards numériques du secteur.
Pour découvrir un peu plus DocuWare :
Retour d’expérience : Téréva optimise sa gestion documentaire avec DocuWare
Téréva, entreprise de référence dans la distribution de matériel pour le bâtiment (plomberie, chauffage, électricité, carrelage), a choisi DocuWare pour moderniser sa gestion documentaire. Avec plus de 400 000 références, 65 agences et plusieurs sites logistiques, l’enjeu était clair : centraliser les documents, fluidifier les processus et fiabiliser l’accès à l’information.
Face à la multiplication des flux papier et à la dispersion des données, la mise en œuvre de DocuWare en mode cloud, accompagnée par DIMO Software, a permis de structurer les accès, d’automatiser les circuits de validation et de dématérialiser l’ensemble des documents administratifs (RH, fournisseurs, logistique).
Les résultats ont été immédiats :
- Gain de temps,
- Réduction des erreurs,
- Meilleure collaboration entre services,
- Conformité documentaire renforcée.
Grâce à DocuWare, nous avons pu fiabiliser nos processus internes, structurer la circulation de l’information et réduire considérablement le temps passé à gérer les documents papier. — Responsable projet GED, Téréva
Méthodologie de mise en place d’une solution GED dans le BTP
La mise en œuvre d’une solution de gestion électronique de documents (GED) dans le secteur du BTP ne se limite pas à l’installation d’un logiciel. Il s’agit d’un projet structurant qui impacte les processus métiers, les habitudes de travail, la circulation de l’information et la gouvernance documentaire de toute l’entreprise. Une méthodologie rigoureuse, une analyse fine des besoins et un accompagnement expert sont indispensables pour garantir le succès du projet.
C’est précisément la valeur ajoutée de DIMO Démat, intégrateur et partenaire de référence, qui accompagne les entreprises du BTP de bout en bout : de l’audit initial à la prise en main complète de la solution, en passant par le paramétrage, la formation et le suivi post-déploiement.
1. Audit documentaire et cadrage stratégique
Cette première étape vise à comprendre le fonctionnement actuel de l’entreprise, cartographier les documents traités (plans, DOE, devis, PV, contrats, factures, etc.) et identifier les points de friction : doublons, accès complexes, lenteur de validation, non-conformité…
Elle permet de :
- Identifier les documents et flux critiques (validation de devis, réponse appels d’offres, signature de contrats…)
- Définir les rôles, profils et droits d’accès (qui accède à quoi, depuis où, avec quel niveau de responsabilité)
- Construire une architecture documentaire adaptée aux projets et aux processus internes
2. Choix de la solution GED et paramétrage fonctionnel
Sur la base de l’audit, une solution GED adaptée aux spécificités du BTP est sélectionnée. Cette phase permet de construire un environnement documentaire structuré, interopérable et sécurisé.
Elle comprend :
- Création d’une arborescence logique par projet, type de document, phase chantier…
- Définition fine des droits d’accès et niveaux de confidentialité
- Mise en place de workflows de validation (lecture, visa, approbation, signature)
- Paramétrage des métadonnées, règles de conservation et critères de recherche
La solution est intégrée aux outils métiers existants (ERP, SIRH, BIM, logiciel de suivi de chantier…).
3. Déploiement progressif et pilote contrôlé
Le déploiement se fait par étapes, en commençant par un périmètre restreint (ex. : gestion des DOE ou des factures fournisseurs). Ce pilote permet de :
- Tester la solution dans un contexte opérationnel réel
- Recueillir les retours utilisateurs
- Ajuster les paramétrages si nécessaires
- Faciliter l’adhésion des équipes
Une fois le pilote validé, la GED est étendue progressivement à l’ensemble des services et projets.
4. Formation des utilisateurs : un levier d’adoption clé
L’adoption par les utilisateurs est un facteur clé de réussite. DIMO Démat propose un plan de formation ciblé :
- Sessions personnalisées selon les profils (chefs de chantier, direction, administratifs…)
- Modalités flexibles : présentiel, classes virtuelles, tutoriels, documentation
- Objectif : rendre les utilisateurs rapidement autonomes et sécuriser les usages
La formation est accompagnée d’une sensibilisation aux bonnes pratiques documentaires.
5. Accompagnement post-déploiement et évolutivité
La GED est un outil vivant. Une fois déployée, elle doit s’adapter aux nouveaux besoins (nouvelles équipes, nouveaux chantiers, évolutions réglementaires).
L’accompagnement inclut :
- Support technique et maintenance
- Mises à jour régulières
- Suivi de la performance et amélioration continue
- Ajout de nouveaux modules ou usages (ex : GED RH, contrats, conformité RE2020…)
ÉCHANGEONS ENSEMBLE sur voter projet
La GED DocuWare s’adapte à d’autres secteurs d’activité, pour en savoir plus :
