Qu’est-ce que la GED ? Définition
Le système de gestion électronique des documents est un outil qui capture, classe, indexe, sécurise et diffuse les documents d’une organisation tout au long de leur cycle de vie. Elle automatise les workflows, accélère la recherche (OCR) et assure traçabilité et archivage conformes. Vous envisagez de déployer un logiciel GED dans votre entreprise. Vous souhaitez tout savoir sur le fonctionnement de cet outil de gestion électronique des documents ? À travers ce guide, nous vous proposons de découvrir tout ce qu’il faut savoir sur la GED en commençant par sa définition.
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Qu’est-ce qu’une GED ?
GED Définition
La GED signification, c’est un acronyme qui désigne la Gestion électronique des Documents. Il s’agit d’un système chargé du management des flux de documents papier et numériques en entreprise. Cet outil informatique permet de rassembler tous ces fichiers et de prendre en charge leur cycle de vie.
En définition, la GED est donc essentielle pour centraliser les documents de l’entreprise. D’une part, elle permet de numériser les documents papier. D’autre part, elle collecte les fichiers issus de différentes sources et optimise leur classement. C’est donc un logiciel idéal pour accompagner la dématérialisation des documents en entreprise.
Gestion électronique des documents (GED) VS stockage traditionnel ?
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GED |
STOCKAGE TRADITIONNEL |
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Définition des sigles et acronymes associés à la GED
On distingue plusieurs systèmes selon leur périmètre :
| Terme | Périmètre | Cas d’usage |
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| GED | Documents & workflows | Recherche/OCR, versions, validation |
| DMS | Stockage/partage | Dossiers, droits simples |
| ECM | Contenus d’entreprise | Documents + médias, gouvernance |
| Coffre-fort | Archivage probant | Conservation légale, horodatage |
La Gestion électronique de documents (GED) diffère de la GEC (gestion électronique des courriers). Une GEC centralise toutes les correspondances entrantes et sortantes, papier et numérique. Il inclut aussi un parapheur. Son rôle est uniquement centré sur le courrier alors que la GED couvre un périmètre bien plus large. Un logiciel GED en définition va traiter l’ensemble des documents, les indexer et les classer. Le courrier n’est qu’une des composantes de ces données.
Une application GED est également différente de la GEIDE (gestion électronique de l’information en entreprise). En fait, le terme GEIDE tend à être moins employé, car il est remplacé par le terme ECM (Entreprise Content Management). C’est un logiciel de gestion de contenu au sens large. Il permet donc la capture et la gestion de contenus divers, et pas seulement des documents. Ainsi, la GEIDE peut également intégrer des informations non structurées, des vidéos, en provenance des réseaux sociaux ou des sites web.
À quoi sert la GED ?
Quels sont les fonctionnalités clés d’une GED ?
Un système de gestion électronique des documents permet de prendre en charge la gestion documentaire dans son ensemble. Cela passe par différentes étapes :
- L’acquisition des documents : dans le cas de documents papier, ces derniers sont numérisés. Quant aux versions numériques internes ou externes à l’entreprise, elles sont récupérées par le logiciel. Ces documents peuvent être de sources diverses : e-mails, documents Word ou Excel ainsi que les fichiers des logiciels métiers propres à l’organisation ;
- Le classement, le référencement et l’indexation du document. Dans un premier temps, les critères propres aux documents, comme son auteur ou la date de création, par exemple, servent aux deux premières étapes. Dans un second temps, l’indexation se base sur les métadonnées, les mots-clés et le contenu en lui-même ;
- L’hébergement et le partage des documents : le logiciel permet de stocker les fichiers en ligne pour assurer un accès simple aux utilisateurs ;
- La diffusion : celle-ci intervient à partir de critères définis pour gérer les droits d’accès aux différents documents. Elle garantit ainsi le partage des données aux bons utilisateurs de manière sécurisée ;
- L’archivage des documents est fait à titre de partage entre salariés. Son rôle est de permettre le travail collaboratif. Il ne s’agit pas d’un logiciel qui répond aux normes de conservation légal numérique. Toutefois, la GED répond aux besoins d’utiliser des archives courantes (fréquemment consultées) et des archives intermédiaires (consultées ponctuellement).
Comment la GED soutient la transformation digitale ?
La transformation digitale est l’une de problématiques auxquelles sont confrontées les entreprises actuelles. Des quantités importantes de documents de différentes sources transitent en entreprise. Il est indispensable de gérer les différents flux de documents de manière automatisée. Or, la gestion des documents mixtes (papier et numérique) peut sembler complexe.
Un système de gestion électronique des documents est la bonne option. Celle-ci permet de numériser les documents et de tous les rassembler au même endroit selon un classement optimal. Grâce à leur indexation, il est simple de les retrouver et de les consulter.
Est-ce que la GED répond à la réforme de la facture électronique ?
Avec l’entrée en vigueur de l’obligation de facturation électronique à partir de septembre 2026, la dématérialisation des documents n’est plus une option. Les entreprises doivent digitaliser le traitement de leurs factures fournisseurs et s’appuyer sur une Plateforme Agréée (PA) certifiée par l’Etat.
Dans ce contexte, une solution de GED immatriculée PA vous assure la conformité et vous apporte également des réels bénéfices.

Comment fonctionne une GED ?
Le cycle de vie d’un document
En gestion documentaire électronique, on parle de cycle de vie d’un document pour matérialiser les différentes étapes par lesquelles passe celui-ci. Ce cycle débute lors de la création du fichier et se termine par sa destruction ou son archivage
Dans une système de gestion électronique des documents, le cycle de vie se déroule ainsi :
- L’acquisition du document : la capture des données varie en fonction du format d’entrée et de sa provenance. Les documents papier sont numérisés. Les mails, fichiers électroniques et issus de logiciels tiers sont captés automatiquement ou envoyés manuellement vers la GED. Le document est ensuite identifié soit par l’utilisateur, soit par le logiciel GED avec un système RAD (reconnaissance automatique de document). Puis, il est indexé par mot-clé ou LAD (Lecture automatique du document).
- Le traitement du document : grâce à un moteur de workflow, les différents processus d’entreprise sont automatisés. Ce sont les processus de validation (bons à payer, validations de contrat, homologations de documents avant diffusion), de distribution pour traitement (courriers entrants, gestion litiges et réclamation) et les autres processus internes (demande de congé, note de frais). Le versionning permet d’annoter les documents, mais aussi de vérifier de quelle version il s’agit.
- La diffusion du document : une GED propose des fonctionnalités de recherche simples et intuitives. Le document peut être partagé grâce à un lien. Pour les personnes externes, le partage peut être fait sur un portail documentaire. De plus, la GED s’intègre aux différents outils métiers et en mobilité sur tablette ou smartphone. Consulter ou partager un document peut être fait depuis n’importe quel outil, peu importe le lieu où vous vous trouvez.
- L’archivage du document doit répondre aux contraintes légales et opérationnelles. Le système de gestion électronique des documents assure la pérennité, la sécurité, et la réversibilité en cas de modification de l’activité de l’entreprise.
L’indexation et la recherche
L’indexation du document dans une GED permet de le retrouver facilement. Pour cela, le logiciel intègre le document au système selon une liste de mots-clés. Celle-ci est définie selon le type de document, le métier ou l’utilisateur. L’indexation automatique offre un gain de temps :
- Les documents venant d’applications tierces comme les factures sont exportés avec les données indispensables à leur catégorisation.
- Les documents entrants sont identifiés soit sur un moteur OCR (reconnaissance optique de caractères) ou LAD (lecture automatique).
- Les documents structurés (par exemple, un formulaire) seront modélisés au préalable.
- Pour les documents semi-structurés comme les factures fournisseurs, des règles de lecture évoluées facilitent l’indexation.
Il existe un mode d’indexation fulltext. Dans ce cas, la GED mémorise l’ensemble du contenu avec la lecture automatique (LAD). L’intérêt ici est la recherche de mots indépendamment des mots-clés sur lesquels le document a été indexé.
La numérisation et l’archivage des documents
La numérisation des documents est un enjeu important pour les entreprises qui possèdent de nombreux documents papier. Grâce à une GED, l’acquisition des documents par la numérisation permet un classement et une indexation efficaces. Les documents qui doivent être conservés sont stockés dans une perspective d’archivage au même titre que les documents numériques.
Ce stockage est réalisé selon la nature du document, le type de fichier et sa durée de conservation. C’est cette durée qui détermine l’archivage des documents. La GED permet un stockage et une consultation des archives dont la consultation est fréquente ou occasionnelle. Ce sont les archives courantes et intermédiaires.
La GED en statistiques
Selon une étude menée par DIMO Démat en 2021, voici les motivations principales qui incitent les entreprises à s’équiper d’une solution de gestion documentaire :

Les facteurs de réussite de leur projet GED mentionnés par les répondants sont :

Quant aux bénéfices constatés après la mise en place de la GED, les 3 plus importants sont :

Qui peut tirer profit d’une GED ?
Toute personne ou service au sein d’une organisation qui gère, consulte ou valide des documents peut tirer un bénéfice substantiel d’une Gestion Électronique des Documents (GED). Les avantages se manifestent à la fois au niveau transversal (pour l’entreprise globale) et de manière spécifique pour les départements à forte intensité documentaire.
Avantages de la GED dans les services transverses
| Bénéficiaires | Principaux avantages de la GED |
| La Direction Générale |
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| Managers |
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| Collaborateurs |
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Le Service Finance (DAF)
La Direction Administrative et Financière (DAF) utilise la GED comme un outil de pilotage stratégique et de conformité. Le système est essentiel pour anticiper et gérer la transition vers l’e-invoicing (facturation électronique obligatoire), en structurant l’échange des flux numériques avec les autorités et les partenaires. En libérant les équipes de la gestion papier chronophage, la GED permet à la finance de se concentrer sur l’analyse, la budgétisation et le contrôle des coûts, des fonctions à plus forte valeur ajoutée.
Le Service Comptabilité
Ce service, qui gère un flux massif de documents transactionnels, voit son efficacité multipliée. La GED automatise l’acquisition des documents grâce à la LAD/RAD (Lecture et Reconnaissance Automatique), ce qui permet d’indexer les factures fournisseurs et clients sans intervention manuelle. Le système gère ensuite le cycle de validation des dépenses (workflow « Bon à Payer ») et garantit l’archivage légal des pièces comptables, un impératif en cas d’audit. La comptabilité gagne ainsi un temps précieux et réduit drastiquement les risques d’erreurs de saisie.
Ressources Humaines
Les RH gèrent des informations d’une haute sensibilité. La GED répond à cette exigence par une sécurité et une confidentialité maximales. Elle assure la centralisation des dossiers salariés avec une gestion stricte des droits d’accès pour être en conformité avec le RGPD. Enfin, elle simplifie l’administration quotidienne en automatisant les circuits de validation pour les demandes de congés ou les notes de frais.
En savoir plus sur : Une solution de GED RH
Le Service Commercial, ADV et relation Client
Pour les équipes de vente, la GED est synonyme de réactivité. Elle centralise tous les documents liés à un client (devis, commandes, échanges) pour une vue à 360°. Cet accès instantané à l’information permet un support client efficace et accélère l’ensemble du cycle de vente.
Les Services Techniques et Qualité
Dans les domaines techniques, la fiabilité des documents est essentielle. La GED assure un contrôle strict des versions des plans, procédures et normes techniques (ex: ISO). Elle garantit que le personnel consulte toujours la version homologuée, minimisant ainsi les risques d’erreurs en production et assurant une traçabilité complète.
Quels types de documents peuvent être gérés par une GED ?
Une Gestion Électronique de Documents (GED) centralise, sécurise et structure tous les fichiers essentiels à une entreprise. Voici les principaux types de documents :
- Administratifs et comptables : factures, bons de commande, bilans comptables, bulletins de paie.
- Juridique et contractuels : contrats, accords de confidentialité, conditions générales de vente, actes notariés.
- Ressources humaines : CV, contrats de travail, bulletins de salaire, évaluations.
- Techniques et industriels : plans, cahiers des charges, manuels d’utilisation, certifications.
- Commerciaux et marketing : devis, propositions commerciales, brochures, études de marché.
- Gestion de projet : plannings, comptes rendus, indicateurs de performance.
- Emails et communications internes : courriers électroniques, notes internes, procédures.
- Multimédias : images, vidéos, graphiques, fichiers interactifs.
Une solution GED optimise la gestion de l’ensemble des documents d’une entreprise, quel que soit leur format.
Pourquoi adopter une GED pour votre entreprise ?
L’adoption d’une Gestion Électronique des Documents (GED) peut etre une réelle opportunité pour une entreprise, car elle transforme positivement ses opérations, sa productivité et sa sécurité.
La GED améliore votre productivité
L’automatisation des flux documentaires et un gain de temps conséquent ;
- La simplification du travail en éliminant les tâches répétitives pour les employés ;
- Un accès immédiat et optimal aux données grâce à un classement efficace ;
- La prévention des pertes (on estime que 7,5 % des documents sont perdus ou mal classés en entreprise) ;
- Une gestion aisée des différentes versions d’un document ;
- La facilité de gestion des accès et droits sur les documents ;
- L’uniformisation des pratiques documentaires au sein de l’entreprise ;
- La promotion du travail collaboratif ;
- La réduction des coûts liés au papier et à l’utilisation d’outils multiples et inefficaces ;
- La diminution du temps de réponse aux clients, améliorant ainsi la réactivité.
Certaines entreprises possèdent de nombreux outils différents pour le management de leurs documents. Il en résulte souvent un effet de désordre. En effet, en multipliant les outils, on multiplie également les lieux de stockage et il est difficile de savoir où se trouvent les fichiers recherchés.
La GED résout le problème du désordre engendré par la multiplication des outils de gestion documentaire. Les employés perdent en moyenne 7,5 heures par semaine à chercher des documents éparpillés. Ainsi elle impacte positivement la productivité en réunissant tous les documents au même endroit, en classant et indexant les fichiers de manière intelligente, et en permettant de retrouver un document en quelques clics sans perte de temps. Le temps de travail est ainsi recentré sur les tâches à forte valeur ajoutée, rendant les collaborateurs plus productifs.
la GED améliore votre sécurité
En matière de sécurité des données, elle offre une fiabilité accrue :
- Elle garantit l’unicité du document grâce au contrôle des doublons, éliminant le risque de versions multiples et obsolètes.
- Elle remplace les répertoires partagés par une gestion des droits d’accès rigoureuse, configurable par typologie d’utilisateurs et par groupe.
- Elle assure la gestion des droits d’action sur les documents partagés (qui peut modifier, valider ou supprimer).
La GED améliore l’image de l’entreprise
Enfin, en adoptant la Gestion électronique documentaire, l’entreprise franchit le cap du numérique, améliorant son image perçue comme moderne et innovante auprès des clients, fournisseurs et partenaires. Cette transition a un impact direct sur sa proposition de valeur et les opportunités de croissance. L’efficacité de la gestion électronique contribue à une prise en compte rapide des besoins des clients. Cette réactivité est essentielle pour la fidélisation et l’avantage compétitif.
Une GED est-elle pertinente pour votre entreprise ?
La GED est-elle pertinente ou pas pour votre entreprise ? Voici 2 questions pour le savoir !
Question 1 : Êtes-vous concerné par les affirmations ci-dessous ?
- Oui parce que :
- Je passe trop de temps à rechercher un fichier.
- J’aimerais savoir qui a travaillé sur tel document et ce qui a été modifié.
- J’ai plusieurs versions d’un document à différents endroits sur le réseau (Teams, Windows…).
- Je dois imprimer des documents afin de les valider et signer.
- Non du tout.
Si vous avez répondu « Oui »
Vous avez bien identifié des problématiques internes à votre organisation. Vous visualisez donc l’apport que peut avoir une GED d’entreprise sur la productivité des équipes et de manière spécifique par service. Passez à la deuxième question pour découvrir la suite.
Si vous avez répondu « Non »
Alors la GED ne répond probablement pas à vos besoins pour le moment. Mais avant de tirer ce constat, il est important d’être sûr de son analyse. SI vous avez mené ce travail donc tout est bon. Dans le cas contraire, vous découvrirez peut-être des trous dans la raquette.
Une GED se pense sur le long terme, mais permet de dégager un retour sur investissement très rapidement. En parallèle de l’analyse de vos flux documentaires, évaluez le ROI qu’une telle solution pourrait vous apporter.
Si finalement, vous décidez d’intégrer une GED, posez-vous la question du temps (et des ressources) que vous êtes prêt à investir.
Question 2 : Quelles sont vos ressources disponibles pour mettre en place véritable GED et sa réalisation opérationnelle ?
- J’ai du temps, mais peu de ressources.
- J’ai des ressources, mais pas de temps.
- J’ai du temps et des ressources.
- Je n’ai pas de temps ni de ressources.
Si vous avez répondu « J’ai du temps, mais peu de ressources »
Une GED peut être un outil plus que pertinent pour vous, mais vous devez voir le projet sous un autre angle. L’analyse et la définition du périmètre projet doivent être la plus précise possible. Et justement, si vous avez du temps, c’est tant mieux. En fonction de ce cadrage, vous serez à même d’évaluer les solutions par rapport à vos besoins et vos ressources.
Si vous avez répondu « J’ai des ressources mais pas de temps »
Dans ce cas, un système de gestion électronique des documents pourrait parfaitement convenir à vos besoins, mais vous devrez externaliser un certain nombre de prestations additionnelles, notamment pour la phase d’audit.
Si vous vous dirigez vers cette alternative, nous serions bien entendus ravis de travailler avec vous ! Discutons-en.
Si vous avez répondu « J’ai du temps et des ressources »
Sans surprise, c’est une réponse idéale. Il n’y a pas de doutes à avoir. Démarrez dès maintenant tout en suivant de manière rigoureuse les étapes. Cartographiez tous vos processus, faites un état des lieux de la gestion des flux et des ressources actuelles en place. Estimez le ROI idoine. Faites-vous accompagnez si besoin par des experts métiers et techniques.
Si vous avez répondu « Je n’ai pas de temps ni de ressources »
Malheureusement, le projet GED devra être décalé ou vous opterez pour une solution alternative (logiciel gratuit, SharePoint…) qui répondront à des besoins simples sur du court terme.
Dans un second temps, lorsque vous aurez plus de temps et de ressources, vous pourrez passer à un niveau supérieur avec de vrais logiciels GED dédiés et un ROI bien plus fort.
Comment choisir une solution GED adaptée à vos besoins ?
Comment choisir le bon logiciel de GED ?
Le bon logiciel GED est celui qui correspondra à vos besoins, d’où l’importance de bien les définir. Il doit également correspondre à un budget prédéfini. Pour cela, comparez ce que proposent les fournisseurs. Vérifiez notamment la capacité de stockage, le nombre d’utilisateurs autorisés et les fonctionnalités proposées.
Les outils pour choisir votre logiciel GED
Il existe également différents outils pour vous aider à choisir votre logiciel GED. En voici deux que nous vous mettons à disposition :
Les phases clés pour déployer une solution GED
Tout d’abord, il est indispensable de réaliser une analyse des besoins de l’entreprise. Cette première étape détermine la volumétrie des documents, leur format et leur criticité. Elle permet de faire le point sur les processus documentaires existants ou leur inexistence. À ces différents types de documents, un processus sera attribué ou créé.
Puis, la gestion des droits d’accès, de création, de modification ou de suppression des documents doivent être définie. C’est une garantie pour sécuriser les données.
Ensuite, l’entreprise doit détailler quelles sont les fonctionnalités dont sa future solution GED doit être dotée. Celles-ci sont diverses : intégration au SI actuel et aux outils métiers, numérisation, OCR, workflows, etc.
Pourquoi automatiser sa gestion documentaire électroniquement ?
Quelles sont les erreurs à éviter lors de la mise en place d’une GED ?
Plusieurs erreurs peuvent être commises lors de la mise en place d’un système GED.
1. Cadrage insuffisant
Un projet GED mal cadré dès le départ conduit souvent à des retards, des coûts supplémentaires et un manque d’adhésion.
Avant de choisir une solution, il est indispensable de réaliser une analyse détaillée des besoins métiers :
- Identifier les types de documents à gérer et leurs cycles de vie
- Définir les rôles, responsabilités et droits d’accès
- Cartographier les processus existants pour éviter les redondances
Une phase de cadrage solide garantit que la GED répondra réellement aux objectifs de l’entreprise.
2. Mauvais choix ou paramétrage de l’outil
Choisir un outil uniquement sur des critères techniques ou budgétaires est une erreur fréquente.
Une GED doit être adaptée à la structure et aux usages internes :
- Interopérable avec les autres systèmes (ERP, CRM, etc.)
- Conforme aux exigences réglementaires (RGPD, archivage légal)
- Facile à utiliser au quotidien
Un paramétrage précis est également essentiel : plan de classement, métadonnées, gestion des versions et règles d’accès. Un mauvais paramétrage rend la solution inefficace et décourage les utilisateurs.
3. Adoption et accompagnement négligés
Même la meilleure solution échouera sans une bonne conduite du changement.
Les erreurs courantes sont le manque de communication, la formation minimale ou l’absence de soutien des équipes.
Pour réussir l’adoption :
- Impliquer les utilisateurs dès la conception
- Former les équipes de manière pratique et progressive
- Désigner des référents GED dans chaque service pour accompagner la mise en œuvre
L’adhésion des utilisateurs est la clé de la réussite du projet.
4. Gouvernance et suivi insuffisants
Une fois la GED déployée, il ne faut pas la considérer comme un projet terminé.
Sans pilotage et mise à jour régulière, la solution peut rapidement perdre en efficacité.
Une bonne gouvernance inclut :
- Des règles de nommage et de classement claires
- Des sauvegardes et contrôles de sécurité réguliers
- Des comités de suivi pour faire évoluer les pratiques et intégrer de nouvelles fonctionnalités
Une GED performante est un système vivant, qui s’adapte en permanence aux besoins de l’organisation.
Quels avantages retenir pour votre GED ?
Les fonctionnalités clés à rechercher dans une solution de GED
Selon vos besoins, les fonctionnalités de votre GED peuvent varier. Voici les points à retenir :
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Collecte et organisation des informations |
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Traitement des documents électroniques et gestion des workflows :
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Affichage du contenu aidant à la décision : |
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Critères de choix relatifs à la sécurité et à la conformité des données
- Localisation des serveurs ;
- Localisation des équipes ;
- Certification RGPD ;
- Data Doc ;
- ISO 9001;
- ISO 27001 ;
- Certification NF203 Coffre-fort numérique ;
- Conformité loi de Finance 2024.
Critères de choix relatifs à l’accessibilité
- Accès mobile ;
- Connexion multi-sites.
Critères de choix relatifs à l’interopérabilité avec le reste du SI
- Intégration ERP/système comptable ;
- Connecteur Outlook/Exchange ;
- Connecteur Teams ;
- Complémentarité SIRH ;
- Gestion multi-référentiels Société (fournisseurs, clients, filiales, salariés).
Quelles sont les meilleures pratiques pour l’utilisation d’une GED ?
Pour tirer le meilleur parti de la soution et faire valider le projet GED, quelques bonnes pratiques s’imposent :
- Former les utilisateurs aux fonctions clés (recherche, validation, archivage) ;
- Définir des droits d’accès adaptés aux rôles de chacun ;
- Adopter une nomenclature claire et cohérente pour les documents ;
- Automatiser les workflows pour gagner en efficacité ;
- Mettre à jour régulièrement les index et métadonnées ;
- Suivre des indicateurs clés pour évaluer l’usage (temps gagné, taux d’adoption…).
Une GED bien utilisée devient un vrai levier de performance et de fluidité documentaire.
Exemples d’utilisation de la GED en entreprise
Omeris
À l’origine, la structure avait une gestion comptable décentralisée. Une facture fournisseurs était alors envoyée par courrier et déposée sur Google Drive. Le besoin de l’entreprise était de restructurer les flux d’informations et augmenter la rapidité de transmission. L’installation d’une GED s’est avérée nécessaire pour lors de la dématérialisation des factures pour centraliser et sécuriser l’ensemble.
Les bénéfices constatés par Omeris grâce au projet GED :
- Temps de traitement, de transmission et de sécurisation réduit ;
- Sécurisation des processus d’achat avec la mise en place de bons de commande et de validations métiers dans le logiciel GED.
La Mutualité Française Comtoise
La gestion se faisait avant l’utilisation de la GED par des documents papier transmis par fiche navettes. Il y avait beaucoup de procédures manuscrites de validation qualité et de saisie manuelle et des pertes de documents. Ce que recherchait l’entreprise, c’est la traçabilité et l’automatisation ces processus pour gagner du temps.
Les bénéfices de la gestion électronique constatés par la Mutualité Française :
- Traçabilité des documents ;
- Process qualité diffusés plus rapidement sur la base de connaissances ;
- Gain de temps sur le traitement et validation d’une facture.
Vers qui se tourner pour sa GED ?
Aujourd’hui, il existe de multiples acteurs susceptibles de vous aider pour votre projet GED. Il s’agit de cabinets de conseil, d’éditeurs ou d’intégrateurs. Cependant, DIMO Démat peut vous accompagner durant toutes les étapes de la mise en place de votre gestion électronique documentaire depuis la phase d’analyse jusqu’à la mise en production de l’outil.
Découvrez DocuWare la solution de GED qui permet de gérer tous vos documents avec agilité. Visionnez une démo de 3 minutes du logiciel pour avoir un aperçu des fonctionnalités de la solution :
Avec DocuWare, vos audits comptables sont plus rapides. Tous vos documents financiers sont archivés, traçables et accessibles en un clic pour un contrôle fluide et conforme.
FAQ – GED
Qu’est-ce que la GED ?
La Gestion Électronique des Documents (GED) désigne l’ensemble des outils et des méthodes permettant de numériser, classer, stocker, rechercher et partager les documents d’une entreprise sous format électronique. Elle vise à centraliser l’information et à faciliter l’accès aux documents tout en garantissant leur sécurité.
À quoi sert une GED ?
Une GED permet de structurer et de maîtriser le flux documentaire de l’entreprise. Elle simplifie la gestion des fichiers, améliore la collaboration entre les services, réduit les pertes de temps liées aux recherches de documents et sécurise les données sensibles.
Quels sont les principaux avantages d’une GED ?
La GED offre de nombreux bénéfices : gain de temps, réduction des coûts de gestion documentaire, suppression du papier, traçabilité des actions, respect des obligations légales d’archivage et amélioration globale de la productivité.
Quelle est la différence entre GED et archivage électronique ?
La GED gère les documents actifs utilisés au quotidien (contrats, factures, devis, etc.), tandis que l’archivage électronique concerne la conservation à long terme des documents à valeur légale ou probante. Les deux solutions sont complémentaires.
Comment fonctionne une solution de GED ?
Une GED repose sur plusieurs fonctionnalités clés : numérisation des documents, indexation par mots-clés, classement automatique, recherche rapide, partage sécurisé et gestion des droits d’accès. Les documents peuvent être consultés depuis n’importe quel poste ou terminal autorisé.
Quels types de documents peut-on gérer dans une GED ?
Tous types de documents peuvent être intégrés : factures, bons de commande, contrats, bulletins de paie, dossiers RH, plans techniques, courriers ou encore emails. La GED s’adapte à chaque service de l’entreprise.
La GED est-elle compatible avec la facturation électronique ?
Oui. Une solution de GED peut répondre à la réforme de la facturation électronique si celle-ci est immatriculée Plateforme Agréée comme DocuWare par exemple. Elle permet de centraliser et d’archiver les factures émises et reçues, de conserver les justificatifs associés et de garantir la traçabilité complète du processus comptable.
Comment DIMO Software accompagne la mise en place d’une GED ?
DIMO Software propose une solution de GED DocuWare adaptées à la taille et aux besoins de chaque organisation. Nos équipes accompagnent votre entreprise dans l’analyse des processus documentaires, le déploiement de la solution, la formation des utilisateurs et l’intégration avec les systèmes existants (ERP, CRM, comptabilité, etc.).
Pour en savoir plus, découvrez : notre FAQ complet sur la GED