Le secteur de la distribution est en pleine mutation, sous l’effet combiné de l’accélération des flux logistiques, de la multiplication des canaux (magasins, e-commerce, drive) et des exigences croissantes des clients comme des partenaires. Dans ce contexte dynamique et concurrentiel, la gestion documentaire devient un enjeu central.
Les documents se multiplient à chaque étape de la chaîne : bons de livraison, contrats fournisseurs, factures, documents RH, certificats de conformité… Ils transitent entre services, sites logistiques et systèmes informatiques. Sans une organisation rigoureuse, les risques sont nombreux : pertes d’information, erreurs, retards de traitement, non-conformité ou surcharge administrative.
Face à ces défis la Gestion Électronique des Documents (GED)s’impose comme un outil structurant. Elle permet de centraliser, classer, sécuriser et automatiser les flux documentaires de l’entreprise, tout en assurant leur traçabilité.
Dans un environnement instable, exigeant et fortement digitalisé, la GED en entreprise s’impose désormais comme une réponse concrète aux enjeux de performance, de conformité et de digitalisation.
Quels sont les défis documentaires dans le secteur de la distribution ?
La distribution repose sur un enchaînement de processus rapides, interdépendants et massivement documentés. Chaque commande, chaque livraison, chaque contrat ou validation génère un flux de documents qu’il faut non seulement gérer, mais aussi sécuriser, tracer et pouvoir retrouver instantanément.
- Un volume massif de documents à traiter
Du bon de commande au bon de livraison, en passant par les factures fournisseurs, contrats commerciaux, documents RH ou conditions tarifaires : les documents circulent en très grand nombre. À l’échelle d’un réseau d’enseignes ou d’une centrale d’achat, cela représente des milliers de pièces par mois, souvent encore transmises par e-mail, papier ou via des outils hétérogènes. - Une organisation souvent multi-sites
Siège, points de vente, entrepôts, filiales ou partenaires logistiques : la répartition géographique des acteurs complexifie le suivi, la validation et l’archivage des documents. Le partage fluide de l’information devient un véritable défi. - Un besoin fort de centralisation et d’accès partagé
Les services comptables, achats, logistique ou RH doivent accéder rapidement à des documents à jour. Sans centralisation fiable, les doublons, retards ou pertes d’information perturbent les opérations et nuisent à la collaboration interservices. - Une exigence de traçabilité réglementaire
Conservation des contrats fournisseurs, conformité des factures, registres du personnel, conditions commerciales : la distribution est soumise à de nombreuses obligations. L’absence de version horodatée ou de piste d’audit peut freiner les contrôles, voire entraîner des sanctions. - Une nécessité de réactivité en cas de litige
Un bon de livraison introuvable, une facture oubliée, un contrat égaré : toute la chaîne peut être ralentie. Disposer des bons documents, au bon moment, est essentiel pour sécuriser la relation client-fournisseur et résoudre rapidement les litiges.
Quels sont les avantages de la GED pour les entreprises de distribution ?
Le choix d’un logiciel de GED, s’impose aujourd’hui comme un levier de performance pour les entreprises du secteur de la distribution. Elle agit à la fois sur les plans opérationnel, organisationnel et réglementaire, en fluidifiant les échanges, en fiabilisant les processus et en renforçant la maîtrise documentaire au sein de structures souvent complexes et multisites.
Des bénéfices opérationnels immédiats
- Réduction du temps de recherche : un document (bon de commande, facture, contrat fournisseur) peut être retrouvé en quelques secondes grâce à une recherche multicritères ou par mot-clé.
- Automatisation des tâches répétitives : la GED permet d’automatiser la validation, la diffusion et l’archivage de documents selon des circuits prédéfinis, réduisant les manipulations humaines.
- Traçabilité renforcée : chaque action est tracée : qui a validé, modifié ou consulté un document, et à quel moment. Cela améliore la transparence et sécurise les workflows.
- Réduction des erreurs et des litiges : fini les doublons, documents égarés ou erreurs de version : les équipes travaillent sur des documents à jour, ce qui réduit les conflits avec les fournisseurs ou partenaires.
- Délai de traitement accéléré : factures fournisseurs, demandes d’achat, bons de livraison… les délais de traitement sont raccourcis, ce qui optimise la chaîne de valeur et réduit les goulots d’étranglement.
Une organisation documentaire plus fluide et conforme
- Centralisation de l’information : tous les documents sont regroupés dans un système unique accessible à l’ensemble des entités (magasins, entrepôts, siège), avec une visibilité en temps réel.
- Facilité de mise en conformité : les obligations légales (piste d’audit, archivage à valeur probante GED VS SAE, accès restreint) sont intégrées nativement dans la GED, facilitant les audits internes ou externes.
- Réduction des coûts liés au papier : moins de stockage physique, moins d’impression, moins d’envois papier : la GED permet de réaliser des économies
- Collaboration interservices simplifiée : comptabilité, logistique, achats et ressources humaines peuvent accéder aux mêmes documents et suivre les processus de façon synchronisée, quel que soit le site.
- Standardisation des processus métiers : la GED impose une organisation claire, avec des règles communes pour la gestion documentaire des achats, de la paie ou encore de la gestion fournisseurs.
- Sécurité accrue des données : grâce aux accès profilés, à l’authentification et au journal d’audit, les données sensibles sont protégées, tout en restant disponibles pour les personnes autorisées.
Pourquoi choisir la GED DocuWare pour votre entreprise de distribution ?
DocuWare s’adapte aux réalités du secteur de la distribution : rythme intense, flux de documents massifs, acteurs dispersés et enjeux de réactivité élevés. Grâce à sa flexibilité et à son moteur de workflow, la solution répond aux problématiques terrain des directions comptables, logistiques, RH ou achats.
Fonctionnalités clés d’une GED pour la distribution
Une solution GED adaptée au secteur de la distribution offre un ensemble de fonctionnalités conçues pour gérer efficacement de gros volumes de documents, répartis sur plusieurs sites, et liés à de nombreux services (achats, logistique, comptabilité, RH, etc.) :
- Classement automatique par type de document, fournisseur, point de vente ou référence produit
- Indexation intelligente des pièces (métadonnées, codes commande, dates, n° client…)
- Workflows de validation configurables (factures, contrats, bons de livraison, documents RH…)
- Recherche multicritère et OCR pour retrouver rapidement tout document
- Accès sécurisé et différencié selon les rôles, les profils ou les sites
- Archivage électronique conforme (RGPD, piste d’audit, durée légale, valeur probante)
- Signature électronique intégrée pour la contractualisation à distance
- Interopérabilité avec les outils métiers : ERP, logiciels de caisse, SIRH, CRM, plateformes e-commerce
La GED en action : cas d’usages dans la distribution
| Ce que permet la GED | Cas d’usage spécifique en distribution |
|---|---|
| Centraliser tous les documents dans un référentiel unique | Un siège administratif accède en temps réel aux bons de livraison, factures et contrats générés par plusieurs dizaines de points de vente |
| Automatiser la validation de documents | Une facture fournisseur reçue en magasin est automatiquement routée vers le bon valideur au siège selon le montant ou le fournisseur |
| Accéder à distance aux documents | Un directeur régional valide un contrat ou consulte un litige livraison depuis sa tablette, sans se déplacer |
| Trier et indexer les documents dès leur réception | Les bons de commande, BL et factures sont automatiquement classés par fournisseur et numéro de commande dès leur réception par email ou scan |
| Traiter les litiges avec un historique complet | En cas de litige tarifaire, les services achats et logistique accèdent immédiatement à l’ensemble du dossier : commande, contrat, BL, facture |
| Gérer les dossiers RH multi-sites | Les contrats de travail, avenants, justificatifs d’absence sont accessibles aux RH du siège comme aux responsables magasin, avec des droits restreints |
| Garantir la conformité réglementaire | Archivage automatique des factures avec piste d’audit conforme, accessible lors des contrôles URSSAF ou audits financiers |
| Interconnecter la GED aux systèmes existants | Les documents issus de Sage ou SAP sont automatiquement classés et synchronisés dans DocuWare, sans double saisie ni rupture de flux |
.
Comment mettre en œuvre une GED dans la distribution ?
La réussite d’un projet GED dans le secteur de la distribution repose sur une démarche structurée, pragmatique et adaptée aux réalités opérationnelles des enseignes, réseaux ou grossistes. L’objectif est de fluidifier les processus documentaires, tout en assurant un déploiement progressif, sécurisé et durable.
1. Audit des flux et outils existants
Le point de départ consiste à cartographier les flux documentaires actuels : factures fournisseurs, bons de livraison, contrats commerciaux, documents RH… Cette phase inclut aussi l’analyse des outils utilisés (ERP, logiciels de caisse, portail e-commerce, Drive, etc.), afin d’anticiper les besoins d’interopérabilité. Quels documents mettre dans une GED ?
2. Cadrage des besoins métier
L’étape suivante permet d’identifier les processus prioritaires à digitaliser (validation comptable, gestion des litiges fournisseurs, RH multisites, suivi qualité logistique…), en tenant compte des spécificités propres à chaque site, magasin ou entrepôt.
3. Paramétrage personnalisé de la solution
Sur cette base, la solution DocuWare est configurée par les équipes DIMO Démat pour répondre aux exigences du terrain et aux exigences que souhaite l’entreprise.
- Workflows adaptés aux circuits d’approbation par site ou région
- Droits d’accès différenciés selon les profils utilisateurs
- Intégration avec l’écosystème logiciel (ERP, SIRH, comptabilité)
- Nomenclature documentaire homogène et critères d’indexation métier
- Le système est conçu pour allier simplicité d’usage et performance.
4. Déploiement progressif et accompagné
Le projet est généralement lancé par étapes : par périmètre fonctionnel (ex. : factures fournisseurs), par zone géographique ou par typologie d’établissement. Cette approche permet une montée en charge progressive, sécurisée et adaptée au rythme des équipes sur le terrain.
5. Formation et conduite du changement
Chaque utilisateur bénéficie d’une formation adaptée à son rôle : direction administrative, responsable magasin, comptabilité, RH… L’accompagnement de DIMO Software garantit une adoption fluide, sans rupture dans les processus quotidiens.
6. Suivi post-déploiement et évolutions
Une fois en production, le système reste évolutif. L’équipe DIMO Démat assure un support continu (maintenance, assistance, mises à jour), et peut accompagner les extensions du périmètre (ex. : automatisation des achats, archivage probant, conformité facture électronique 2026…).
Pour aller plus loin : la GED dans d’autres secteurs
La GED n’est pas réservée au secteur de la distribution. DIMO Software vous accompagne aussi dans les contextes suivants :
