Un logiciel GED entreprise (Gestion Électronique des Documents) est une solution qui permet de centraliser, organiser et sécuriser tous les documents d’une entreprise, qu’ils soient numériques ou papier. Il automatise le cycle de vie documentaire, de la création à l’archivage et facilite la recherche, le partage et la traçabilité des informations.
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Les limites des outils traditionnels (serveurs, cloud générique)
Avant de mettre en place leur projet GED, de nombreuses entreprises utilisaient des méthodes traditionnelles pour gérer leurs documents : classeurs physiques, stockage sur des serveurs internes ou même des solutions de cloud non spécialisées. Ces pratiques posent souvent des problèmes de traçabilité, de sécurité et d’accès. En savoir plus sur les différences entre un logiciel on premise et Cloud.
Une enquête récente menée auprès d’entreprises équipées d’un logiciel GED révèle que 77 % des entreprises ont adopté cette solution pour améliorer la traçabilité de leurs documents, soulignant ainsi les lacunes des outils traditionnels. Parmi ces lacunes, on retrouve les pertes de documents, le manque de visibilité sur l’information, et l’impossibilité d’accéder aux fichiers en déplacement ou en télétravail. Pour de nombreuses entreprises, ces inefficacités nuisent à la productivité et engendrent des coûts supplémentaires.
Même si 54 % des entreprises disposent d’outils de gestion de documents, 50 % des professionnels admettent avoir des difficultés à retrouver rapidement les informations nécessaires à cause de métadonnées mal configurées ou d’une organisation inefficace. Par conséquent, 84 % des entreprises envisagent de passer à une solution de GED capable de centraliser les informations et d’optimiser leur gestion documentaire.
Notre étude révèle que les principales motivations pour adopter une solution GED incluent la traçabilité (première raison), le gain de temps et la productivité (66 %), la sécurisation et le contrôle des accès aux documents (52 %), ainsi que la réduction des coûts (45 %). Ces bénéfices font de la GED un atout majeur, notamment pour les services des ressources humaines et d’autres fonctions critiques en entreprise.
Les entreprises qui n’ont pas encore mis en place de solution GED utilisent généralement plusieurs outils pour gérer leurs documents, ce qui entraîne :
- Une dispersion des informations sur différents supports, rendant leurs accès plus complexe.
- Des recherches de données chronophages et inefficaces.
- Des failles de sécurité potentiellement coûteuses.
À quoi sert un logiciel de GED ?
Dans un contexte où les entreprises produisent et échangent chaque jour une quantité croissante d’informations, la gestion des documents devient un enjeu majeur d’organisation et de maîtrise des données. Les formats se multiplient, les canaux de communication se diversifient, et les exigences réglementaires se renforcent. Dans ce paysage complexe, le recours à un logiciel de Gestion Électronique de Documents (GED) s’impose comme une réponse structurée à la dispersion de l’information et à la nécessité d’une gouvernance documentaire rigoureuse.
Intégrer une solution de GED en entreprise, c’est remplacer les outils de gestion manuelle par un système moderne et collaboratif. Cela permet d’améliorer la productivité, de réduire les risques d’erreurs, de garantir la conformité réglementaire (notamment RGPD) et de renforcer la sécurité des données. La GED devient ainsi un levier stratégique de performance et un pilier de la transformation digitale des organisations.
Bénéfices d’une GED en entreprise
Optimisation des flux documentaires
Une solution de GED en entreprise, capte les documents depuis toutes leurs sources : emails, dépôts, numérisation, applications métiers. Elle applique des règles de tri/classement et les fait circuler dans des circuits de validation adaptés. Les processus sont plus lisibles, les goulots identifiés, et chaque pièce est suivie de bout en bout.
Elle permet de :
- Centraliser tous les documents dans un espace unique et organisé ;
- Appliquer des règles de tri/classement
- Standardiser les circuits de validation et de diffusion ;
- Réduire les manipulations manuelles et les erreurs ;
- Accélérer les délais de traitement et de validation.
Exemple concret : c’est celui de l’industrie logistique, où la gestion efficace des bons de commande, factures, et autres documents administratifs est très importante pour maintenir les délais et garantir la satisfaction client. Une GED bien paramétrée permet d’automatiser ces processus et de suivre chaque document du début à la fin.
Gain de temps et productivité
La GED entreprise fait gagner un temps considérable à l’ensemble des collaborateurs. Grâce à l’indexation et à la recherche plein texte, la localisation d’un document devient quasi instantanée. Les tâches répétitives de classement, d’envoi ou de duplication disparaissent, remplacées par des automatisations simples et efficaces.
Les équipes peuvent ainsi se concentrer sur leur cœur de métier, sans se disperser dans la gestion quotidienne des fichiers. Le temps de traitement global des processus diminue, la charge administrative s’allège, et l’entreprise gagne en fluidité opérationnelle. 66 % des entreprises utilisant une GED ont cité l’augmentation de la productivité comme un bénéfice clé.
Maîtrise des risques et conformité réglementaire
La maîtrise des accès, la traçabilité des actions et les politiques de conservation intégrées à la GED permettent de mieux contrôler la diffusion et la sécurité de l’information. Les droits d’utilisation sont paramétrés selon les profils, garantissant que seuls les collaborateurs autorisés peuvent consulter ou modifier certains documents. Les journaux d’activité conservent l’historique complet des opérations, grâce à ce niveau de sécurité, 52 % des entreprises ont souligné une réduction notable des risques liés aux fuites de données.
En cas d’audit ou de contrôle, la possibilité de retracer qui a accédé à quel document à quel moment est un avantage concret pour prouver la conformité réglementaire et éviter de lourdes sanctions.Ce cadre renforce la conformité de l’entreprise face aux exigences réglementaires, notamment en matière de protection des données personnelles, d’archivage légal ou de conservation probatoire.
Visibilité et pilotage de l’activité
La GED offre une vision globale sur les flux documentaires et leur état d’avancement. Les tableaux de bord permettent d’analyser les volumes de documents traités, les délais de validation, la charge par service ou encore le respect des circuits internes. Ces indicateurs donnent aux managers une capacité de pilotage inédite : ils peuvent identifier les points de blocage, ajuster les priorités et améliorer la performance en continu. L’entreprise gagne ainsi en visibilité sur son activité et en capacité à mesurer objectivement l’efficacité de ses processus.
Réduction des coûts et engagement durable
La dématérialisation des documents entraîne une diminution directe des coûts liés au papier, à l’impression et au stockage physique. Avec une GED l’entreprise réduit ses couts, ses dépenses logistiques, tout en limitant les risques de perte ou de détérioration des archives. Au-delà de l’aspect économique, la GED s’inscrit dans une démarche de responsabilité environnementale : en réduisant la consommation de papier et d’énergie, elle contribue à une gestion plus durable et respectueuse des ressources. La transition vers des processus numériques participe ainsi à la modernisation de l’entreprise, tout en soutenant ses engagements écologiques.
Amélioration de la collaboration et du travail en équipe
En centralisant l’information dans un espace unique, la GED facilite la collaboration entre les équipes. Les documents peuvent être partagés, commentés ou coédités en temps réel, sans risque de perte ou de confusion. Les différentes versions sont automatiquement historisées, assurant que chacun travaille toujours sur la bonne base. Cette approche collaborative favorise la transparence, réduit les échanges inutiles par e-mail et renforce la cohésion entre les services. Les collaborateurs gagnent en réactivité et en confiance dans la fiabilité des informations qu’ils utilisent au quotidien.
Comparaison : GED vs autres outils de gestion documentaire
Il existe plusieurs solutions alternatives à la GED, comme SharePoint, les systèmes de fichiers Windows ou les plateformes de stockage cloud (OneDrive, Google Drive, Dropbox). Cependant, ces outils ne sont pas spécifiquement conçus pour la gestion documentaire d’entreprise :
- SharePoint est avant tout un outil collaboratif et intranet. Bien qu’il puisse stocker des documents, il n’offre pas la même fluidité ni les fonctionnalités avancées de gestion documentaire d’une GED.
- Les systèmes de fichiers Windows sont limités en matière de sécurité et de structure. Le manque d’automatisation et la difficulté à retrouver des informations rendent leur utilisation peu pratique.
- Les plateformes de stockage cloud offrent un stockage facile, mais elles manquent de fonctionnalités de classement automatisé et de sécurité avancée. La gestion documentaire peut s’avérer fastidieuse et peu fiable pour des entreprises nécessitant un contrôle strict des documents.
- Enfin, les plateformes collaboratives comme Asana, Workplace ou eXo Plateforme visent principalement à connecter les équipes et faciliter les échanges, mais elles ne sont pas adaptées pour une gestion documentaire complète et sécurisée.
Seul un logiciel GED d’entreprise offre la possibilité de construire une véritable démarche documentaire qui va de l’acquisition électronique des fichiers à leur archivage. Pour vous aider dans le choix de votre solution et mettre en évidences les différences entre solutions, nous vous proposons un modèle de tableau comparatif pour vous aider.
| Solution | Objectif principal | Points forts | Limites |
|---|---|---|---|
| GED d’entreprise | Gestion documentaire complète | Automatisation, traçabilité, sécurité, conformité | Mise en place plus structurée |
| SharePoint | Collaboration et partage | Outil d’équipe, intégration Microsoft | Gestion documentaire limitée |
| Fichiers Windows | Stockage local | Simplicité d’accès | Pas d’automatisation ni de traçabilité |
| Cloud (Drive, OneDrive, Dropbox) | Stockage et partage | Accessible partout | Peu de contrôle et de sécurité avancée |
| Plateformes collaboratives | Communication et suivi de projets | Travail d’équipe facilité | Non adaptées à la gestion documentaire |
Projet GED : les étapes clés, risques et réussite
La mise en place d’une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) ne se résume pas à un simple déploiement technique. C’est un véritable projet d’entreprise, qui touche à la fois les processus, les pratiques, la gouvernance de l’information et la culture interne. Pour qu’il soit une réussite, chaque phase doit être cadrée, pilotée et mesurée avec méthode.
- Cadrer le besoin & le périmètre
Définir les processus cibles (achats, RH, qualité…), les volumes et sources (email, ERP, scanner), les exigences (RGPD, archivage probant) et les KPI (temps de recherche, taux d’erreur, délais de validation).
– Objectif : un périmètre priorisé avec critères “must / nice to have” et des cibles mesurables.
- Cartographier les flux & les risques
Décrire qui crée/valide/consulte et à quel moment ; repérer les données sensibles et les points de rupture. Risques majeurs : doublons, silos, non-conformité, changement sous-estimé.
– Livrable : schémas de flux + plan de remédiation (règles, droits, contrôles). - Choisir la solution & l’architecture
Arbitrer SaaS/Cloud vs on-premise, vérifier les connecteurs (ERP, SIRH, paie), le SSO/MFA, l’OCR, les workflows, la signature/coffre-fort, les API. Cadrer sécurité, localisation des données, montée en charge et TCO.
– Livrable : matrice de choix et cahier des charges final. - Piloter un POC
Tester sur un périmètre réel (ex. contrats + factures) : performance, recherche, UX, sécurité, intégrations. Recueillir les retours utilisateurs, ajuster les modèles (métadonnées, workflows, droits) avant généralisation. - Déployer par vagues & former
Déploiement progressif, RACI clair, champions métiers, guides express et support disponible.
– Objectif : adoption rapide, stabilisation des pratiques et montée en charge maîtrisée. - Mesurer & optimiser
Suivre en continu les KPI projet GED : Temps moyen de recherche (–50 % visé)? délai de validation / signature (–40 %), taux de complétude dossiers (+30 %), réduction impressions / stockage (–40 %). Analyser mensuellement, corriger (règles d’indexation, étapes, droits) et étendre le périmètre.
– Objectif : un périmètre priorisé avec critères “must / nice to have” et des cibles mesurables.
Téléchargez notre modèle de cahier des charges !
Pourquoi choisir une GED pour votre entreprise ?
Pour choisir le bon logiciel de GED, il est essentiel de comparer les fonctionnalités proposées par chaque solution. Une GED bien intégrée permet de :
- Assurer une gestion sécurisée et centralisée des documents.
- Automatiser les processus de classement et d’archivage.
- Améliorer la productivité des équipes grâce à un accès simplifié aux informations.
- Faciliter la conformité avec les régulations en matière de protection des données (comme le RGPD en Europe).
Conclusion
À l’ère du tout numérique, les entreprises doivent offrir à leurs collaborateurs des solutions de gestion documentaire rapides et efficaces. Un logiciel GED d’entreprise répond à ce besoin en permettant un accès simplifié aux documents, une meilleure traçabilité et une meilleure circulation de l’information. En plus de ces avantages, il réduit les coûts liés à la gestion physique des documents et assure une sécurité renforcée des données.
Voici les trois principaux bénéfices cités d’un logiciel pour la gestion électronique des documents :
- Accès simplifié et plus rapide aux documents (71 %).
- Meilleure traçabilité des documents (63 %).
- Meilleure circulation de l’information (56%).
Grâce à une gestion documentaire automatisée et centralisée, les entreprises gagnent en efficacité, en sécurité et en sérénité. Pour en savoir plus, consultez notre guide comparatif des meilleures solutions GED d’entreprise et faites le choix qui convient à vos besoins.
