Avec l’augmentation des échanges, les entreprises de transport doivent gérer un flux de documents massif quotidiennement et les conserver pendant des années. Elles font face à des règles strictes et à une pression temporelle constante pour répondre à des impératifs de réactivité. Ainsi, l’abandon du papier au profit d’une solution de gestion électronique, permettant de numériser et d’automatiser les processus, offre une réponse efficace à ces impératifs. Opter pour une meilleure traçabilité, une réduction des erreurs et une communication fluide avec les clients, c’est possible. Découvrez comment le choix d’un logiciel de GED peut améliorer vos flux logistiques et faire progresser votre entreprise.
Quels sont les enjeux de gestion documentaire dans le secteur du transport ?
Accessibilité des documents
Assurer l’accessibilité des documents en tout temps et en tout lieu représente un défi majeur. Ces documents doivent être accessibles aux nombreux acteurs de la chaîne logistique, incluant les transporteurs, commissionnaires, donneurs d’ordres, clients, fournisseurs et autorités. Une accessibilité permanente est essentielle pour consulter, échanger, valider et signer les documents facilement, que ce soit sur le terrain, au bureau ou à distance. Cette accessibilité améliore les flux de travail, réduit les délais, augmente la satisfaction client et renforce la confiance entre les partenaires.
Archivage des documents
Le respect des obligations légales et réglementaires d’archivage documentaire sont deux autres enjeux principaux. Le secteur du transport est régulé par des normes strictes, nécessitant la conservation des documents pour des durées spécifiques, en fonction de leur type. Ces documents doivent être accessibles en cas de contrôle, de litige ou de réclamation. Un archivage adéquat implique un classement, une sécurisation, une protection et une destruction conforme des documents, ce qui aide à éviter les sanctions, les pénalités, les fraudes et les pertes d’information.
Les limites du format papier et de la gestion traditionnelle
Dans le transport et la logistique internationale, les documents nécessaires peuvent être bloqués ou perdus. La pandémie a exacerbé cette situation en provoquant une pénurie de main-d’œuvre, retardant les opérations d’entrepôt et le déchargement des marchandises, interrompant ainsi les flux de trésorerie. Une coopération efficace devient impossible sans un référentiel de documents centralisé. Les entreprises de transport doivent fournir des documents précis pour les douanes, comme les déclarations d’importation/exportation et les certificats d’origine. La conformité avec des normes telles que le Code des douanes de l’Union (CDU) ou le Customs-Trade Partnership Against Terrorism (C-TPAT) nécessite une documentation rigoureuse. La GED centralise et organise ces documents pour faciliter les audits douaniers.
Le papier complique l’accès, le partage et l’exploitation des documents, limitant la collaboration et la communication au sein de la chaîne logistique. Cette complexité freine la performance et la productivité des processus. Le papier, autrefois essentiel pour la gestion des documents dans le secteur du transport, montre désormais ses limites. Sa gestion traditionnelle engendre des coûts élevés de par son investissement pour l’achat, l’impression, le classement, le stockage et la destruction des documents, ainsi qu’un effort humain considérable pour le suivi et la traçabilité.
Les bénéfices de la gestion électronique dans le secteur du transport
La GED permet une réduction des coûts liés au papier et à sa gestion tout en réduisant le besoin en ressources humaines et en libérant de l’espace de bureau. Elle contribue également à diminuer l’impact environnemental en réduisant la consommation de ressources naturelles.e
Elle sécurise et assure la traçabilité des documents et protège contre la perte, le vol, la détérioration et la falsification, tout en assurant un archivage sécurisé conforme aux normes légales et réglementaires. Elle offre une traçabilité complète des documents, depuis leur création jusqu’à leur historique. De plus, la gestion électronique des documents optimise les processus et renforce la relation client.
La disponibilité numérique et centralisée des documents permet un accès facile et immédiat, où que l’on soit. Le partage simplifié avec les acteurs de la chaîne logistique améliore la collaboration et la communication. Enfin, la GED facilite l’exploitation des données, simplifiant leur analyse, leur traitement et leur intégration dans les systèmes d’information/ ERP du transport et de la logistique.
Quels sont les critères de choix d’un logiciel GED pour le transport ?
Dans le secteur du transport et de la logistique, la gestion documentaire ne se limite pas au simple archivage. Elle conditionne la fluidité des opérations, la rapidité de facturation, la conformité réglementaire et la satisfaction client. Choisir une solution de GED adaptée est donc un enjeu stratégique. Plusieurs critères doivent être évalués avant de s’engager avec un éditeur ou un intégrateur.
| Critère | Exigences clés |
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| Adéquation métier |
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| Intégrations |
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| Conformité |
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| Expérience utilisateur |
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| Coût & pérennité |
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Comment intégrer une solution GED dans les processus existants ?
L’intégration d’une GED ne doit pas bouleverser votre organisation. Elle s’imbrique dans vos processus actuels (TMS/WMS/ERP, circuits de validation, rôles), puis les fluidifie en supprimant les ressaisies et les ruptures. Grâce aux connecteurs et APIs, les documents circulent automatiquement au bon moment, vers les bonnes équipes et les bons clients. Ainsi vous aurez moins de frictions, plus de traçabilité et un gain de temps mesurable dès les premières semaines.
Clés d’intégration :
- Cartographier les flux : commande → livraison → POD → facturation → litiges.
- Créer un dossier transport regroupant tous les documents liés à l’expédition.
- Connecter les outils existants (TMS, ERP, portails clients/sous-traitants).
- Automatiser les étapes critiques : réception POD, déclenchement de la facturation, gestion des litiges.
- Déployer progressivement via un pilote avant la généralisation.
Quelles sont les meilleures pratiques pour la gestion documentaire dans le transport ?
L’efficacité d’une gestion documentaire dans le transport repose sur des routines simples, appliquées partout, du quai au service client. Standardisez avec un nommage clair et des métadonnées obligatoires (n° BL, commande, tournée) pour classer automatiquement et rapprocher sans erreur avec le TMS/ERP. Passez au zéro papier pour le POD : capture mobile côté chauffeur (offline OK), horodatage/GPS, contrôle qualité, puis mise à disposition client en self-service sous une heure pour accélérer la facturation et réduire les litiges. Sécurisez avec un archivage probant (NF 461/ISO 14641), un RGPD by design (minimisation/masquage), un PRA/PCA testé et une réversibilité documentée. Pilotez via quelques KPIs : délai POD→facturation, taux de litiges et temps de résolution, DSO, temps de recherche d’un dossier afin d’ajuster régulièrement champs, OCR et flux. Enfin, favorisez la collaboration grâce à des portails sécurisés, des modèles de dossiers par donneur d’ordres et une formation continue.
DocuWare la réponse à ces enjeux de gestion documentaire
DocuWare est une solution complète de gestion électronique de documents (GED) et de workflow qui vous permet de numériser vos documents papiers et les enregistrer avec sérénité à tout moment dans une armoire centralisée. Vous pouvez capturer, stocker, gérer, annoter, versionner, partager, classer et suivre vos documents très facilement. Grâce à un contrôle strict des accès, des tâches et des notifications par e-mail, vos employés peuvent effectuer leurs tâches quotidiennes plus efficacement, tandis que les managers peuvent facilement les valider ou les rejeter. De plus, vous pouvez partager ces documents avec vos partenaires, les intégrer à vos applications métier et les traiter automatiquement grâce à des workflows personnalisés.
Découvrez les avantages et fonctionnalités de DocuWare
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Avantage |
Description |
Fonctionnalité |
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Mobilité |
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Numérisation et archivage sécurisé
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Facilité d’utilisation |
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Partage de documents
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Intégration fluide |
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Automatisation des workflows |
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Évolutivité |
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Accès mobile, Intégration avec ERP et CRM, Configuration intuitive
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Vous souhaitez en savoir plus sur la solution ?
Success Storie Docuware
DocuWare, adopté par Chronopost début 2020, a significativement amélioré la gestion des dossiers RH, apportant une efficacité accrue, une sécurité renforcée et une meilleure conformité. Avant DocuWare, Chronopost, une filiale du groupe La Poste employant plus de 9000 personnes, utilisait une solution RH limitée en termes d’intégration, de fonctionnalités et de support. En remplaçant cette ancienne solution par DocuWare, l’entreprise a réussi à numériser et à gérer efficacement ses 400 000 dossiers RH grâce à l’indexation intelligente et à la recherche full text.
La mise en œuvre rapide de DocuWare, effectuée en janvier 2020 après une préparation des données en décembre 2019, a été particulièrement bénéfique lors du confinement lié à la COVID-19. La solution a permis la gestion sans interruption d’une campagne d’intéressement pour 4000 collaborateurs, facilitant la signature électronique des documents et le télétravail. DocuWare a ainsi assuré la conformité aux exigences légales telles que le RGPD et le droit à l’oubli grâce à une gestion efficace des droits d’accès et des durées de conservation des documents.
Conclusion
Dans un secteur du transport de plus en plus concurrentiel, la gestion électronique des documents (GED) devient un atout stratégique majeur. En remplaçant les processus papier par une solution numérique, les entreprises peuvent non seulement optimiser leur gestion documentaire, mais aussi renforcer leur compétitivité.
La GED permet une gestion plus rapide et précise des documents, ce qui se traduit par une meilleure réactivité face aux demandes des clients et aux exigences des partenaires. En facilitant l’accès instantané aux informations, en réduisant les erreurs et en améliorant la traçabilité, elle permet aux entreprises de se démarquer par une efficacité accrue et une qualité de service optimisée.
Ainsi, dans un environnement où la réactivité et la précision sont essentielles pour se maintenir en tête, investir dans une solution GED telle que DocuWare offre un avantage concurrentiel significatif.
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FAQ GED
Qu’est-ce qu’un système de GED ?
Un système de GED (Gestion Électronique des Documents) est une plateforme informatique conçue pour faciliter la gestion des documents numériques d’une entreprise. Il englobe des fonctionnalités essentielles telles que la capture, le stockage, l’organisation, la recherche, le partage et l’archivage des documents et des informations qui leur sont liées.
Quelles sont les 4 étapes de la GED ?
La GED se décompose en 4 étapes principales :
- Acquisition des documents : Cette étape implique la numérisation, l’enregistrement, le classement et l’indexation des documents, qu’ils soient physiques ou électroniques.
- Gestion des documents : Elle consiste à traiter, modifier, valider et approuver les documents en suivant des règles et des flux de travail prédéfinis.
- Stockage des documents : Cette étape se concentre sur la conservation des documents dans des espaces sécurisés tout en respectant les normes de conservation et d’archivage.
- Diffusion des documents : Elle permet de partager et de consulter les documents avec les utilisateurs autorisés, tant en interne qu’en externe.
