Dans un environnement ou la gestion et la sécurité des informations est un point clé pour les entreprises, la GED (gestion électronique des documents) devient une solution pour centraliser, partager et sécuriser l’ensemble des documents. Cette approche rompt avec les cloisonnements, offrant une vision globale des informations et facilitant la gestion électronique des documents métier. Loin de se limiter à l’archivage, la GED transverse embarque des fonctionnalités de dématérialisation, de recherche, de classement, mais aussi de partage et de collaboration, rendant tous les documents, qu’ils soient administratifs ou techniques, facilement accessibles et gérables dans une interface unifiée.
Adopter un logiciel de GED permet de nombreux avantages globaux pour votre entreprise.
Pourquoi opter pour une GED transverse ?
Qu’est-ce que la GED transverse ?
La GED (Gestion Électronique des Documents) transverse se présente comme une réponse mettant fin aux cloisonnements départementaux traditionnels. Celle-ci englobe tous les besoins en gestion documentaire des différents départements d’une société comme les Ressources humaines, comptabilité et d’autres encore à l’échelle de l’organisation.
Concrètement, elle agit comme un pivot centralisant la gestion des documents et informations. Ce système unifié facilite grandement la localisation et l’exploitation des documents par chaque collaborateur, indépendamment de son secteur d’activité ou de sa position dans l’entreprise.
Cette solution s’intègre souvent avec des systèmes ERP (comme SAP ou Microsoft Dynamics) ou des CRM (comme Salesforce), permettant ainsi une gestion fluide et interconnectée des documents à travers l’organisation.
- Comptabilité : Les factures fournisseurs peuvent être automatiquement classées et validées via des workflows GED, en lien avec les systèmes comptables comme Sage ou Microsoft Dynamics.
- Ressources humaines : Les contrats de travail, fiches de paie, et dossiers des employés sont archivés et accessibles selon des règles d’accès strictes, en conformité avec le RGPD.
- Qualité : Les documents techniques ou plans de production sont partagés entre les équipes d’ingénierie et les opérateurs de manière fluide grâce à des systèmes d’indexation et de versioning avancés.
Bénéfices d’une démarche transversale avec la GED
L’intégration d’une GED transverse se traduit par une pluralité d’avantages pour les entreprises. Elle promet une standardisation des procédés de gestion des documents, engendrant une amélioration notable de la traçabilité et de la sécurité des informations conservées.
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Standardisation et traçabilité renforcées
Avec une GED transverse, les processus de gestion documentaire sont standardisés à travers tous les services. Cela améliore non seulement la traçabilité, mais aussi la conformité avec des réglementations comme le RGPD. Par exemple, un outil comme DocuWare offre des fonctionnalités avancées d’indexation et de versioning, assurant une traçabilité rigoureuse de chaque modification apportée aux documents.
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Collaboration optimisée
En connectant la GED transverse à des systèmes comme des ERP (SAP, Microsoft Dynamics) ou des CRM, les informations circulent de manière fluide entre les services ainsi la GED améliore la collaboration. Cela permet de synchroniser les processus entre les départements. Par exemple, une facture validée dans le système comptable Sage peut être automatiquement transférée aux équipes achats pour vérification, puis transmise à l’équipe financière pour paiement, le tout dans un processus entièrement automatisé.
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Réduction des coûts et des délais
Une GED transverse permet de réduire vos coûts et délais . L’automatisation de certaines tâches, comme l’approbation des factures électroniques via des solutions comme DocuWare réduit les délais et les erreurs humaines. Le temps consacré à la recherche de documents est significativement réduit, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée
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Sécurité et conformité des données
Avec l’augmentation des cybermenaces, la sécurité des documents est primordiale. Une GED sécurise vos documents et permet de configurer des niveaux d’accès granulaire, où seuls les utilisateurs autorisés peuvent consulter ou modifier certains documents. Chaque interaction est journalisée, offrant ainsi une traçabilité complète. Par ailleurs, la conformité avec des normes légales est assurée grâce à la gestion rigoureuse des permissions et des accès.
Exemple : Une solution comme DocuWare propose des fonctionnalités de gestion des accès basées sur les rôles, permettant de limiter l’accès à certains documents aux seuls collaborateurs autorisés, et de journaliser toutes les interactions pour une traçabilité complète.
Les impacts de la GED transverse
1. Meilleure productivité
En automatisant les processus de gestion documentaire, la GED transverse optimise la productivité des collaborateurs. Le temps consacré à des tâches administratives répétitives est réduit, permettant de se concentrer sur l’innovation et l’amélioration des services. Cela se traduit par une prise de décision plus rapide grâce à un accès immédiat aux informations critiques.
2. Suppression des silos
Traditionnellement, les départements fonctionnent de manière isolée, créant des redondances dans la gestion des informations. La GED transverse permet de démanteler ces silos en offrant une plateforme commune pour toutes les équipes. Cela encourage une meilleure coopération, améliore la coordination interservices et réduit les erreurs dues à des informations fragmentées.
3. Processus uniformisés
L’harmonisation des processus documentaires assure que chaque service applique les mêmes normes et procédures, quel que soit le type de document. Cela améliore non seulement la qualité de la gestion documentaire, mais assure également une conformité aux politiques internes et externes de l’entreprise.
Visionnez dans notre webinar l’impact de la GED sur tous vos documents d’entreprise au travers de 5 cas pratiques.
Les étapes clés pour une mise en place efficace de la GED transverse
Diagnostic des besoins documentaires de l’entreprise
Pour réussir l’intégration d’une GED transverse, il est primordial d’entreprendre une analyse approfondie des besoins documentaires de l’entreprise. Il est essentiel de réaliser un audit des besoins documentaires de l’entreprise.
Cela inclut :
- Catégorisation des documents : Quelles sont les principales catégories de documents (contrats, factures, documents techniques, etc.) et où sont-ils stockés ?
- Identification des flux de travail : Quels sont les workflows documentaires actuels et comment pourraient-ils être optimisés grâce à une GED ?
- Obstacles spécifiques : Quels sont les défis rencontrés par chaque département dans la gestion des documents ?
Il s’avère également essentiel de cartographier les flux de travail existants et les points de friction afin de comprendre en quoi une GED métier transverse pourrait optimiser ces processus.
Il est fondamental d’impliquer les utilisateurs finaux et les responsables des différents services pour recueillir leur avis et besoins particulières, facilitant ainsi l’ajustement de la solution GED pour qu’elle réponde parfaitement aux attentes de la société.
Exemple : Dans une entreprise de production, la gestion des documents techniques (plans, notices, rapports de maintenance) est souvent dispersée. Une GED transverse pourrait centraliser ces informations et les rendre accessibles aux équipes techniques et de maintenance via un système d’indexation performant.
Sélection de la solution GED transverse adéquate
Le choix de la solution GED transverse appropriée pour choisir son logiciel de ged est fondamental pour la réussite de son déploiement. Il incombe de mettre en balance les diverses solutions du marché suivant les besoins préalablement établis.
Critères à prendre en compte :
- Fonctionnalités : Recherche avancée, automatisation des workflows, sécurité, gestion des versions, etc.
- Intégration : Compatibilité avec les systèmes ERP (SAP, Sage, Microsoft Dynamics) et les outils de collaboration (Microsoft 365, Google Workspace).
- Sécurité et conformité : Conformité avec les normes légales et réglementaires (RGPD, ISO 27001).
Consulter les expériences et les avis d’autres sociétés ayant adopté la même solution s’avère également très bénéfique.
Formation et engagement des utilisateurs
Après avoir choisi la solution GED transverse, il est important de bien former les utilisateurs et d’assurer leur engagement. Il faut d’abord former les utilisateurs clés et les administrateurs, qui pourront ensuite partager leurs connaissances et aider leurs collègues. Des sessions de formation et des tutoriels sont indispensables pour bien comprendre les fonctionnalités et utiliser la solution efficacement.
Il est aussi essentiel de communiquer clairement sur les avantages de la GED transverse et de répondre aux questions des utilisateurs. Un plan de transition et un support continu peuvent aider à surmonter les résistances et à garantir une adoption rapide et réussie de la solution.
Pour finir, l‘identification d’indicateurs de performance clés (KPI) est nécessaire pour évaluer l’efficacité de l’implémentation et repérer les axes d’amélioration.
Exemple de KPI à suivre :
- Temps moyen de traitement des documents avant et après l’intégration.
- Taux d’adoption de la solution par les collaborateurs.
- Nombre d’erreurs ou de documents perdus après la mise en place.
En savoir plus : sur l’intégration d’une solution de GED au sein de votre entreprise
La GED transverse l’avenir des entreprises ?
L’adoption d’une GED transverse représente bien plus qu’une simple automatisation des documents. Elle permet de briser les silos d’information, d’améliorer la collaboration entre départements et d’assurer une conformité renforcée dans un contexte où la sécurité des données est primordiale. En centralisant la gestion des documents, les entreprises optimisent leurs processus, réduisent les erreurs et gagnent en agilité.
Bien que cette transition demande des ressources initiales, les bénéfices sont clairs : réduction des coûts, gain de temps et meilleure maîtrise des risques. La GED transverse se révèle être un levier de croissance durable, indispensable pour les entreprises qui souhaitent rester compétitives et performantes dans un environnement toujours plus digitalisé.
FAQ d’une GED Transverse
Quels sont les avantages d’une GED transverse par rapport à une GED métier spécifique ?
La GED transverse centralise les données et intègre la dématérialisation des documents, facilitant ainsi la collaboration interservices et éliminant les silos d’information et archives vos documents. Faire son choix entre la GED VS SAE. Elle assure la standardisation des processus documentaires, une gestion des connaissances plus structurée, une conformité accrue aux réglementations et une réduction des coûts. De plus, elle permet un accès flexible aux documents, quel que soit le lieu de travail.
Comment la GED transverse améliore-t-elle la collaboration et la productivité ?
En centralisant les documents dématérialisés et en automatisant les workflows, la GED transverse encourage le travail collaboratif entre départements. Cela permet de fluidifier les processus métiers, de réduire les erreurs et d’optimiser la gestion du temps et des ressources, tout en renforçant la traçabilité et la conformité.
Quelles fonctionnalités sont indispensables pour garantir la conformité et la sécurité dans un contexte de dématérialisation ?
Une GED transverse doit inclure des fonctionnalités de dématérialisation, de numérisation avancée, d’indexation, de gestion fine des accès et des versions, le tout en conformité avec des normes comme le RGPD. L’authentification forte et la signature électronique garantissent une sécurité maximale, permettant de protéger les documents sensibles.
Comment intégrer efficacement une GED transverse avec d’autres outils métiers ?
L’intégration d’une solution de GED transverse avec des outils métiers existants (comme Microsoft Office, CRM, ERP) repose sur des connecteurs adaptés qui assurent l’interopérabilité des systèmes. Cela facilite la dématérialisation et l’accès simplifié aux documents dans un environnement fluide et connecté, renforçant ainsi l’efficacité opérationnelle.
