La production de vins et spiritueux, plus qu’un art de vivre, est une industrie d’excellence, régie par des processus rigoureux, des contraintes réglementaires strictes, des impératifs commerciaux forts et une dynamique internationale. Derrière chaque flacon, il y a une organisation complexe faite de décisions, de contrôles qualité, d’achats, de gestion du personnel, de démarches douanières et de nombreuses opérations administratives.
Chaque étape de la production, de l’élevage à la commercialisation, génère une variété importante de documents : contrats saisonniers pour les vendanges, certificats d’analyse, documents douaniers d’exportation, factures de fournisseurs, fiches de traçabilité, agréments, bons de commande, etc.
Gérer efficacement cette masse d’informations est un défi pour les domaines, maisons ou distilleries, surtout lorsqu’ils exploitent plusieurs sites, emploient du personnel temporaire ou expédient à l’international. Dans ce contexte, la Gestion Électronique de Documents (GED) s’impose comme une solution à la fois moderne, structurante et pragmatique.
Découvrez dans cet article les enjeux spécifiques de la gestion documentaire dans la filière viticole, les bénéfices concrets d’une GED sur le terrain, les fonctionnalités offertes par une solution comme DocuWare, ainsi qu’un retour d’expérience exemplaire avec la Maison Louis Jadot.
PLAQUETTE GED DANS LE SECTEUR DU VIN & SPIRITUEUX
Quels sont les enjeux spécifiques de la gestion documentaire dans l’agriculture ?
Dans une exploitation viticole, la gestion documentaire ne s’improvise pas. Elle est soumise à de nombreuses contraintes liées à la nature du métier, à la diversité des flux et à un environnement réglementaire exigeant. La documentation est omniprésente : elle est technique, RH, sanitaire, commerciale, fiscale, environnementale, parfois même douanière. Cette complexité rend indispensable l’usage d’un système structuré et fiable.
1. Une typologie de documents très variée
Le quotidien dans les maisons de vin et spiriteux implique une grande diversité de pièces à gérer. On y retrouve notamment :
- Des contrats de travail pour les salariés permanents comme pour les saisonniers (notamment en période de vendanges ou de taille),
- Documents douaniers (DAE, DSA, DRM, certificats d’origine, pro forma…),
- Certificats sanitaires et d’analyses pour les produits,
- Documents de traçabilité par lot, millésime, cépage ou origine géographique,
- Factures, bons de commande, documents de transport, conventions commerciales, certificats HVE, BIO, etc.
Chaque document doit répondre à des exigences de format, de conservation, de traçabilité, souvent avec valeur légale ou administartive.
2. Une organisation souvent éclatée et mobile
Les acteurs du vin et des spiritueux sont rarement centralisés. Le maître de chai est au cuvier, l’équipe logistique au dépôt, les commerciaux en salons ou à l’export, et l’administratif au siège. Tous doivent pourtant pouvoir accéder instantanément aux bons documents, sans perte de temps ni doublons.
Sans outil numérique adapté, cela implique de multiples allers-retours, des documents imprimés, des envois par mail, des versions multiples et, inévitablement, des erreurs ou des pertes.
3. Des périodes de surcharge documentaire intense
La filière est rythmée par des périodes critiques : vendanges, distillation, certifications, bilans de fin d’année, campagnes d’exportation, certifications ou audits. Ces moments génèrent un afflux massif de documents à traiter (contrats saisonniers, DRM, certificats d’export, déclarations fiscales…), souvent dans l’urgence. Si les processus ne sont pas fluides, cela peut engendrer des retards, des erreurs de conformité ou un stress inutile pour les équipes.
4. Des exigences réglementaires strictes
Le secteur est contrôlé par l’administration des douanes, les services sanitaires, les labels de certification (AOC, IGP, HVE…), la DREETS ou l’URSSAF. Lors d’un contrôle, il faut fournir sans délai un document parfaitement horodaté, conforme et signé.
Pourquoi la GED est-elle un levier stratégique pour les producteurs de vins & spiritueux ?
La Gestion Électronique de Documents est une solution numérique permettant de centraliser, organiser et sécuriser les documents d’une exploitation agricole. Elle offre des bénéfices concrets adaptés aux contraintes du secteur.
Fonctionnalités et avantages principaux :
- Centralisation des documents (contrats, factures, certificats HVE, documents douaniers, etc.)
- Archivage sécurisé avec traçabilité des accès et des modifications
- Moteur de recherche performant (par lot, client, référence, millésime…),
- Réduction du papier : moins de pertes, moins de stockage physique, moins d’impressions
- Meilleure conformité réglementaire : contrôles facilités (DREETS, MSA, douanes…)
- Automatisation des circuits de validation.
Bénéfices concrets pour l’exploitation :
- Plus de réactivité pendant les vendanges ou les expéditions,
- Une meilleure coordination entre services terrain, logistique, production, et administratif,
- Une image de marque modernisée (utile face à des clients grands comptes ou à l’export),
- Une conformité renforcée lors des audits (fiscaux, douaniers, environnementaux…).
DocuWare : la GED pensée pour le secteur vins & spiritueux
La solution DocuWare répond aux enjeux spécifiques du secteur des vins & spiriteux, caractérisé par une activité multisite, des processus métiers encadrés et des exigences réglementaires fortes.
Une information disponible, où que l’on soit
Avec DocuWare, les contraintes de distance ou de mobilité ne sont plus un frein à l’efficacité. La plateforme permet à chaque acteur de la filière de rester connecté à l’information essentielle, au bon moment et en tout lieu.
Ainsi, le régisseur peut consulter et valider une commande directement depuis la cave, sur tablette ou smartphone, sans avoir à remonter au bureau ou imprimer un bon de commande. Cette réactivité simplifie les opérations sur le terrain et évite les retards dans l’approvisionnement.
De son côté, le technicien qualité, présent sur un salon professionnel ou chez un client, peut accéder en quelques clics à un certificat d’analyse pour répondre à une question technique ou rassurer un partenaire commercial, avec la garantie que le document est à jour et conforme.
Quant au responsable export, souvent en déplacement, il peut retrouver instantanément l’ensemble des documents douaniers nécessaires à une expédition : certificats d’origine, documents de transport, déclarations, etc. Cela lui permet de gérer des situations urgentes à distance, de fluidifier les échanges internationaux et de garantir la conformité des livraisons.
Des processus fluides et automatisés
Avec DocuWare, les tâches administratives deviennent plus simples, rapides et fiables grâce à l’automatisation.
Les contrats saisonniers sont générés à partir de modèles, envoyés pour signature électronique et archivés automatiquement, sans intervention manuelle. Les factures fournisseurs suivent un circuit de validation électronique adapté aux règles internes. Elles sont rapprochées des bons de commande, validées par les bons interlocuteurs, puis transmises à la comptabilité sans ressaisie. Les demandes de matériel ou de pièces détachées sont suivies dans un workflow clair, sans perte de temps ni allers-retours inutiles.
Exemple : une facture pour des barriques est scannée, validée par le maître de chai via une notification, puis automatiquement intégrée en comptabilité, sans saisie manuelle ni délai.
Sécurité, conformité et sérénité au quotidien
Avec DocuWare, tous les documents sensibles sont archivés de manière sécurisée et conforme, dans le respect des exigences légales et sectorielles. Les audits qualité ou contrôles douaniers ne sont plus une source de stress : les informations sont centralisées, traçables et accessibles en quelques clics, avec l’assurance de toujours disposer des bonnes versions. Les données personnelles, qu’il s’agisse d’un RIB, d’un contrat de travail ou d’un document RH sont protégées selon les standards du RGPD, avec des droits d’accès strictement maîtrisés et des historiques de consultation.
Une intégration fluide avec vos outils existants
DocuWare ne fonctionne pas en silo : il s’insère dans votre écosystème logiciel existant : solutions comptables (Sage, Cogedis, Quadratus…), ERP de production, outils de gestion RH ou CRM. Les documents générés par ces systèmes – factures, bulletins de paie, bons de livraison, contrats, sont automatiquement capturés, classés et indexés, sans rupture dans vos processus. Cela permet aux équipes de retrouver facilement les informations, sans changer leurs habitudes, tout en optimisant la traçabilité et la cohérence documentaire.
Productivité et agilité opérationnelle
En s’appuyant sur des alertes personnalisées, des recherches documentaires ultrarapides et des workflows automatisés, DocuWare permet à vos équipes de gagner un temps précieux sur les tâches administratives. Fini les heures perdues à retrouver un document, relancer une validation ou saisir une donnée manuellement. L’information circule mieux, les délais sont réduits et la charge mentale diminue. Ainsi, vos collaborateurs peuvent se concentrer pleinement sur leur cœur de métier : produire avec rigueur, vendre avec efficacité et valoriser le savoir-faire de la maison à travers chaque cuvée ou spiritueux.
PLAQUETTE GED DANS LE SECTEUR DU VIN & Spiritueux
Maison Louis Jadot structure sa gestion documentaire avec DocuWare
Maison Louis Jadot, acteur historique du vignoble bourguignon, a choisi la solution DocuWare pour structurer et fiabiliser la gestion de ses documents. Face à une grande diversité de pièces à traiter : bons de commande, contrats viticoles BIVB, factures fournisseurs ou documents réglementaires et une organisation répartie sur plusieurs sites, la Maison a souhaité moderniser ses processus en optant pour une solution de dématérialisation robuste.
Accompagnée par DIMO Software, l’entreprise a mené un projet GED visant à fluidifier les validations internes, automatiser les circuits de traitement et archiver de manière conforme l’ensemble de ses flux documentaires. Les documents sont aujourd’hui centralisés dans un référentiel unique, accessible à distance, y compris à l’international.
Les bénéfices ont été rapidement visibles :
- La création des bons de commande a été considérablement accélérée, avec un délai moyen réduit à moins de 30 secondes.
- Les processus de validation sont désormais entièrement électroniques, évitant les délais liés aux signatures manuelles.
- La suppression quasi totale du papier a permis de réduire les tâches de classement, les impressions et le risque de perte d’information.
- La traçabilité documentaire a été renforcée, facilitant les audits internes et les clôtures comptables.
- L’accès aux documents clés est désormais instantané, même pour les équipes en déplacement.
- La collaboration entre les services a gagné en fluidité, chaque acteur ayant accès aux documents à jour au bon moment.
« Ce que j’ai le plus apprécié, c’est leur écoute, leur disponibilité, et leur capacité à s’adapter à tous les systèmes. Ils avaient toujours un plan B pour moi. »
— Jamila Saudrais, responsable projet
Mettre en place une GED dans une exploitation viticole : par où commencer ?
La mise en œuvre d’une solution de Gestion Électronique de Documents (GED) peut sembler ambitieuse pour une maison de vins ou une distillerie, surtout quand les équipes jonglent déjà avec les saisons, la gestion des chais, les contrôles douaniers, les flux d’exportation et les audits de certification. Pourtant, avec une approche progressive et l’accompagnement d’un partenaire comme DIMO Démat, ce projet devient non seulement accessible, mais aussi stratégique pour fluidifier les opérations et sécuriser la conformité.
Étape 1 : Diagnostiquer les besoins documentaires spécifiques
Tout commence par une cartographie des flux documentaires liés à la filière :
- Quels types de documents circulent ? Contrats vendanges, DAE, DRM, certificats d’analyse, documents douaniers, fiches de traçabilité, factures fournisseurs, documents RH…
- Quels sont les points de friction ? Recherche lente, double saisie, stockage papier, pertes de documents, validation manuelle.
- Quels sont les utilisateurs concernés ? Responsable chai, service export, douanes, comptable, assistante RH, direction.
Ce diagnostic permet de structurer une architecture documentaire cohérente avec les usages terrain, les contraintes réglementaires et les réalités multisites du secteur.
Étape 2 : Choisir la solution la plus adaptée au monde du vin
Le choix de la solution est déterminant. DocuWare s’impose comme une plateforme GED agile et éprouvée, parfaitement compatible avec :
- Les logiciels comptables et ERP agricoles (Isacompta, Sage, Quadratus, etc.),
- Les contraintes réglementaires douanières (DAE, DRM),
- Les besoins spécifiques du secteur (multi-sites, mobilité, archivage long terme, intégration RH…).
Ses fonctionnalités clés (signature électronique, workflow, indexation par lot, accès sécurisé en mobilité) en font un outil particulièrement adapté aux maisons de vins et distilleries.
Étape 3 : Paramétrer la GED selon l’organisation de l’exploitation
Le paramétrage doit refléter la réalité opérationnelle :
- Création d’une arborescence documentaire logique : par millésime, produit, site ou client.
- Définition des règles d’indexation : nom du domaine, numéro de lot, douane, date de récolte…
- Mise en place des droits d’accès selon les rôles (production, administratif, logistique, export…),
- Configuration des circuits de validation (factures fournisseurs, demandes d’achats, contrats RH…).
L’objectif est d’aboutir à un système intuitif, évolutif et sécurisé.
Étape 4 : Déployer progressivement
Le déploiement de la GED se fait par étapes, en débutant par un périmètre test ciblé selon les priorités de l’entreprise. Il peut s’agir, par exemple, de la gestion des contrats saisonniers, des factures fournisseurs ou des documents douaniers. Ce démarrage permet d’observer rapidement les bénéfices, de sécuriser les usages et d’impliquer les équipes. La solution est ensuite étendue aux autres flux : certifications (HVE, bio), documents RH, traçabilité, fiches de production ou rapports d’audit, selon les besoins spécifiques de chaque structure.
Étape 5 : Accompagner et former les utilisateurs
Le facteur humain est clé dans la réussite du projet. Il est essentiel de :
- Former les utilisateurs en fonction de leur rôle (administratif, production, logistique, export, direction),
- Assurer une prise en main fluide de l’outil grâce à des interfaces intuitives,
- Mettre en place des référents internes pour assurer l’adoption sur le long terme.
Un déploiement maîtrisé grâce à l’expertise de DIMO Démat
Choisir DIMO Démat, c’est opter pour un accompagnement personnalisé, pensé pour s’adapter aux spécificités de chaque maison, domaine ou distillerie. Plutôt qu’une approche standardisée, DIMO propose une démarche sur-mesure, construite à partir de vos processus, de vos priorités métiers et de vos contraintes terrain.
Chaque projet est conçu pour évoluer à votre rythme, avec des solutions paramétrées en fonction de votre organisation, de vos outils existants et de vos équipes. Ainsi, vous obtenez une GED conforme, centralisée et vraiment opérationnelle, qui s’intègre naturellement à votre quotidien, facilite le travail de chacun et soutient vos ambitions en matière de qualité, de traçabilité et de développement commercial.
La GED DocuWare s’adapte à d’autres secteurs d’activité, pour en savoir plus :
