Lors du FORUMDIMO, le Groupe ELCIA a partagé son retour d’expérience sur la mise en place d’une solution de GED. Leader français des logiciels métiers pour les professionnels de la menuiserie, ELCIA cherchait une solution adaptée à son secteur pour optimiser sa gestion documentaire. Sylvain Jacquelin, Directeur Organisation & Systèmes d’Information, est venu témoigner. Il a présenté les enjeux rencontrés, les choix effectués et les résultats concrets obtenus grâce à DocuWare.
Une GED devenue indispensable dans un contexte de forte croissance
Fondé en 1999, le Groupe ELCIA a connu une croissance rapide, passant de 60 collaborateurs en 2015 à plus de 260 aujourd’hui. Cette dynamique a mis en évidence les limites d’une organisation documentaire traditionnelle.
Les documents étaient principalement stockés dans des partages réseau, sans structuration ni traçabilité. Il y avait des doublons, des erreurs de manipulation, des surcharges d’e-mails, des difficultés à retrouver les documents, notamment en situation de mobilité. Ces dysfonctionnements nuisaient à l’efficacité opérationnelle et devenaient incompatibles avec les exigences d’une entreprise en pleine structuration.
On était très basiques, avec du stockage dans des partages réseaux, avec des risques d’erreurs de glisser-déposer, des gros irritants en interne.
— Sylvain Jacquelin, Directeur Organisation & SI
Pourquoi le choix d’une solution de GED ?
Plutôt qu’un outil centré uniquement sur les factures, ELCIA a choisi DocuWare, une solution GED capable de couvrir l’ensemble de ses processus documentaires. L’objectif était clair : digitaliser l’ensemble des flux documentaires de l’entreprise, de façon transversale et pérenne.
On avait besoin d’une solution complète pour digitaliser tous les flux d’informations, pas seulement les factures. On voulait avoir plusieurs cordes à notre arc.
— Sylvain Jacquelin, Directeur Organisation & SI
Le choix s’est porté sur DocuWare, une solution capable de gérer la diversité des processus métier tout en s’intégrant à l’écosystème applicatif existant. La richesse du moteur de workflow, la modularité de la plateforme et la compatibilité avec les outils en place ont été des éléments déterminants.
Nous avions besoin d’un outil qui parle notre langage métier, capable de s’intégrer à notre ERP Sage X3 et à notre CRM, et de gérer nos processus dans toute leur complexité.
— Sylvain Jacquelin, Directeur Organisation & SI
Les bénéfices clés obtenus grâce à la GED DocuWare
La mise en place de DocuWare chez ELCIA a rapidement produit des effets concrets sur le plan opérationnel. Le cycle de vente a été entièrement digitalisé : devis, commandes, factures, conventions de formation, signatures électroniques, relances automatisées, alertes sur échéances… tout est désormais centralisé dans un environnement unifié, accessible en temps réel. Les flux fournisseurs ont également été structurés : la gestion des engagements de dépenses et des bons à payer s’appuie sur des workflows fluides, pilotés directement dans la GED.
Cette transformation a permis de simplifier le quotidien des équipes et d’atteindre plusieurs gains mesurables :
- Un accès rapide, sécurisé et possible en mobilité aux documents,
- Une réduction significative des tâches manuelles et des erreurs,
- La suppression des doublons et des versions contradictoires,
- L’automatisation des relances et du suivi des échéances,
- Une information partagée, fiable et toujours à jour.
Aujourd’hui, 100 % de la chaîne de vente est digitalisée, y compris la signature électronique des devis. On a rationalisé tout notre système documentaire : un seul point d’accès, une seule version fiable et un gain considérable en clarté et en efficacité.
— Sylvain Jacquelin, Directeur Organisation & SI
Un accompagnement de proximité signé DIMO Démat
La réussite du projet repose aussi sur une méthodologie et l’expertise métier des équipes de DIMO Software. Dès les premières phases, les consultants ont accompagné le groupe dans le cadrage du projet, en challengeant les processus existants et en apportant une vraie valeur de conseil. La collaboration a été saluée pour sa rigueur, son expertise métier et sa capacité à anticiper les points critiques.
DIMO nous a aidés à mettre en perspective nos propres incohérences, à confronter nos idées à la réalité et à mieux prioriser. Il y a eu une vraie osmose entre les équipes. On a pu limiter les risques, le projet s’est très bien déroulé, sans surprise. Et surtout, ils maîtrisent vraiment l’outil qu’ils intègrent. — Sylvain Jacquelin, Directeur Organisation & SI
Anticiper sereinement la réforme de la facturation électronique
La réforme de la facture électronique, obligatoire pour toutes les entreprises à horizon 2026, a été intégrée très tôt dans la stratégie documentaire du groupe. Grâce à la mise en place de la GED, les équipes ont déjà intégré les nouveaux usages et sont pleinement préparées à basculer vers la facture électronique, en toute sérénité, dès que la réforme entrera en vigueur.
On voulait éviter la précipitation. En s’équipant en amont, on s’assure que, le jour J, il ne restera qu’à activer les flux, sans devoir déployer l’outil en urgence.
— Sylvain Jacquelin, Directeur Organisation & SI
Prochaines étapes : cap sur le multisite et le portail client
Le projet GED ne s’arrête pas là. Le groupe prévoit :
- L’extension de DocuWare aux autres filiales (Belgique, Sud-Ouest).
- La connexion avec le portail client pour un accès autonome aux factures.
- L’optimisation continue des interfaces avec l’ERP Sage X3 et la signature électronique.
Ce témoignage provient d’un atelier animé lors du FORUMDIMO 2025. L’intégralité de la session est disponible, incluant les réponses aux questions spécifiques sur le projet, des démonstrations vidéo de la solution DocuWare, ainsi que les échanges avec les participants.
