À propos de Hub One
Hub One est un spécialiste de la performance opérationnelle et de la sécurité, en particulier dans les secteurs de l’aéroportuaire, du transport et de la logistique, de l’industrie, de la distribution, de l’immobilier d’entreprise et des lieux accueillants du public. Sa division Mobility, qui emploie près de 175 collaborateurs, fournit et intègre des solutions de capture, traitement de données, mobilité, wifi, RFID, géolocalisation, reconnaissance vocale et paiement mobile.
Cet expert de la traçabilité revendique une forte culture du numérique et la volonté de travailler avec les outils les plus modernes. Tous les maillons de l’entreprise sont concernés, mais certains traitements n’ont pas été encore totalement automatisés et rationalisés. C’est le cas des 10 000 factures fournisseurs qui parviennent chaque année au département comptable de la division.
En 2017, les responsables de Hub One Mobility ne veulent plus être confrontés à la perte de factures papier et de données importantes. Ils souhaitent adopter un outil de GED capable à la fois d’optimiser la chaine de traitement des factures et de sécuriser les données numérisées. Ils veulent en outre conserver un contrôle total sur les workflows qui seront mis en place.
Les objectifs
- Maîtriser le traitement des factures ;
- Diminuer le contenu papier des dossiers ;
- Accélérer les processus comptables et respecter les délais ;
- Mettre en place un workflow de validation de factures.
En termes de ressource humaine, Docuware nous a permis d’économiser l’équivalent d’un poste et donc de gagner du temps lors de nos clôtures mensuelles. Nous ne cherchons plus d‘informations dans les classeurs, nous les avons en temps réel à travers la GED, c’est essentiel pour procéder à des vérifications. Plus globalement, la mise en place de flux a permis à nos opérationnels d’être plus efficaces et plus rapides pour traiter les factures.
Franck Sabin – Responsable financier – Hub One
La solution
« Nous avons pris notre temps pour écrire le cahier des charges, penser la théorie de ce que nous recherchions et affiner le projet. », explique Franck SABIN, responsable financier chez Hub One.
Cette phase importante a duré 3 mois, puis un appel d’offres a distingué Docuware des autres ténors du marché. « Alors que les offres font à peu près la même chose, ce qui nous a séduit chez Docuware a été l’ergonomie de l’interface, un portail fournisseurs opérationnel, l’interconnexion en temps réel entre notre ERP et la GED et la fluidité du transfert des informations entre nos différentes applications. », indique Franck SABIN.
Après un déploiement rapide et indolore de la solution, la bascule vers une organisation 100 % numérique se fait en juillet 2017 sous la supervision de la DSI de Hub One. Toutes les factures fournisseurs sont alors prises en charge par Docuware et alimente automatiquement les ERP sage X3 et navision des filiales. Les connecteurs intégrés de Docuware facilitent le dialogue entre les différentes applications métier et la gestion électronique des documents. Docuware classe les factures dans des archives centralisées structurées. Quelques clics de souris suffisent pour retrouver les bonnes informations. Un circuit de validation des factures a été mis en place pour accélérer les traitements et sécuriser les accès.
Les avantages
La GED Docuware a définitivement gommé les pièges d’une organisation basée sur le papier. Toutes les factures fournisseurs de Hub One Mobility sont numérisées et capturées par le biais de procédures simples puis prises en charge par Docuware. La solution supervise le cycle de vie de l’ensemble des documents, tout comme les workflows essentiels aux activités de la société.
Les échanges sont plus fluides, en particulier à l’intérieur du circuit de validation des factures entre les différents services. Une gestion fine des accès aux documents permet de sécuriser le partage d’information.
Le bilan
Les factures dématérialisées sont stockées dans la GED et associées à une piste d’audit qui assure la valeur probante des documents à produire en cas de contrôle. Hub One Mobility ne veut pas s’arrêter là, le projet de numérisation des bons de livraison est d’ores et déjà enclenché. A court terme, Franck SABIN envisage le traitement des documents fiscaux qui génèrent une sortie de trésorerie.
Plus d’information sur : la GED dans le secteur du transport.
