Lafuma a pu constater de nombreuses améliorations liées à l’automatisation du flux des factures fournisseurs : le raccourcissement des délais d’enregistrement, des gains de productivité lors des situations comptables intermédiaires.
Spécialiste de l’Outdoor depuis 1930
Lafuma a bâti sa notoriété sur son savoir-faire historique dans la conception de sacs à dos et de matériel de camping. La société a poursuivi sa croissance en développant une offre de vêtements, d’équipements et de chaussures liés aux activités de plein air, ainsi que du mobilier de jardin de fabrication française.
Au début des années 90, Lafuma entreprend une stratégie de diversification par croissance externe, avec les acquisitions successives de Millet, Le Chameau et Oxbow qui confortent son positionnement de multi-spécialiste de l’équipement des loisirs de plein air.
En 2011, le groupe Lafuma s’impose comme un des leaders de l’outdoor en Europe. Il réalise un chiffre d’affaires de 249,4 millions d’euros et emploie 1928 personnes en France et à l’international. Il est côté en bourse depuis 1997.
Remplacer le papier par l’image pour gagner en efficacité
Le projet de dématérialisation des factures fournisseurs de Lafuma a été initié en 2010 sous l’impulsion de notre directeur financier », explique Christine Berthelot, Responsable des comptabilités de Lafuma. « Ce projet était motivé à la fois par un besoin très concret, le service comptable ne disposant plus de place pour archiver physiquement les factures, et par une volonté d’améliorer notre organisation. ». En effet, le traitement des documents consistait jusqu’alors à pré- enregistrer les données des factures. Celles-ci suivaient ensuite un circuit de validation papier dans les différents services des sociétés du groupe. Ce mode de traitement était sujet à de nombreux dysfonctionnements : délai de validation très long, perte de documents…
Étant données les volumétries du projet, à savoir
40 000 factures par an traitées par 12 comptables et validées par 150 approbateurs répartis sur 3 sites, le groupe Lafuma s’est avéré parfaitement éligible à la mise en place d’un traitement automatisé des factures fournisseur. Par ailleurs, la révision des comptes mensuelle n’a fait que renforcer la nécessité de disposer d’une image des factures rattachées aux comptes comptables.
Le choix de Lafuma : la solution leader du marché et un partenaire expert
En complément du workflow de validation de factures intégré dans son logiciel comptable, le groupe Lafuma a recherché une solution de numérisation et de capture des factures papier.
Nous souhaitions mettre en place un logiciel de lecture de données performant et intelligent qui ne fasse pas perdre de temps aux comptables. », souligne Christine Berthelot. Le choix de Lafuma pour la numérisation s’est porté sur ReadSoft, éditeur leader du marché et sur son intégrateur DIMO Software. « Nous avions déjà expérimenté le professionnalisme de DIMO Software sur différents projets. Nous avons donc tout naturellement renouvelé notre confiance à ce partenaire. »
La solution Invoices de ReadSoft a été déployée en moins de 10 jours sur le premier site, la maison mère. « Avec le recul, je constate que la phase d’analyse définissant les champs nécessaires au paramétrage de la solution et des interfaces est très importante. Elle détermine la qualité des informations transmises dans l’outil comptable. »
D’autres facteurs de réussite du projet ont été identifiés par Lafuma comme l’intégration des comptables au choix de la solution, la formation ou l’accompagnement des équipes dans la phase de démarrage.
Des gains de productivité immédiats
En plus du gain de place qui a motivé le projet, Lafuma a observé plusieurs améliorations grâce à l’automatisation du flux des factures fournisseurs : réduction des délais d’enregistrement, hausse de la productivité lors des clôtures comptables intermédiaires grâce à l’accès instantané aux documents, meilleure traçabilité des factures, ainsi qu’un gain de temps pour les comptables. Cela leur a permis de se concentrer sur des tâches plus qualitatives.
Convaincus par ce premier projet, nous envisageons d’étendre la dématérialisation à une autre catégorie de documents : les contrats. » nous confie Christine Berthelot.
