Logiciel GED : le guide complet pour choisir

Un logiciel GED (Gestion Électronique de Documents) est une solution numérique qui permet de centraliser, organiser, sécuriser et automatiser la gestion des documents d’entreprise. Il simplifie la recherche d’informations, accélère les workflows et garantit la conformité RGPD et eIDAS.

Dans ce guide complet, découvrez ce qu’est une GED, ses avantages et ses principales fonctionnalités. Retrouvez également un comparatif 2025 des meilleures solutions du marché ainsi que nos conseils pour choisir celle qui est la plus adaptée à votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?

Un outil GED (Gestion Électronique de Documents) est un logiciel informatique que les entreprises utilisent pour numériser, classer, stocker et retrouver rapidement leurs fichiers numériques. Il s’appuie sur des technologies telles que l’OCR (reconnaissance de texte), la signature électronique, la gestion de versions et l’archivage conforme. L’objectif est d’automatiser les processus documentaires, réduire le papier et rendre les informations accessibles à tous les collaborateurs, partout et à tout moment. 

 

Pourquoi adopter une gestion électronique de documents ?

Depuis plus de vingt ans, les dirigeants cherchent à améliorer l’efficacité opérationnelle et la productivité. Les organisations ayant déployé une GED (Gestion Électronique de Documents) ont réduit les irritants du quotidien : trop de papier, perte de temps, partage limité de l’information, absence de traçabilité et de fiabilité documentaire.

En 2025, plusieurs facteurs accélèrent la transformation numérique : pression réglementaire, enjeux environnementaux, recherche d’économies et généralisation du travail hybride. Ensemble, ils rendent la dématérialisation des documents plus indispensable que jamais.

La preuve par les chiffres :

• Plus de 20 % de pertes de productivité liées à la gestion papier.
• Les collaborateurs passent 20 à 40 % de leur temps à rechercher des documents, soit environ 18 minutes pour en retrouver un (source : Cabinet Coleman Parkes).
• 90 % des dirigeants voient la gestion documentaire comme un enjeu stratégique pour la productivité, la conformité réglementaire et la cybersécurité.

Ce que la GED apporte concrètement :

• Réduire le temps de recherche documentaire jusqu’à 40 %.
• Éliminer les doublons et versions contradictoires.
• Sécuriser les données sensibles (chiffrement, gestion des droits).
• Simplifier les audits RGPD et ISO.

Par ailleurs, la réforme de la facturation électronique (déploiement 2026–2027) impose l’émission et la réception via des plateformes agréées, rendant l’adoption d’une solution de gestion documentaire fiable et conforme incontournable.

Vous souhaitez aller plus loin ? Découvrez en détail pourquoi mettre en place une GED en entreprise.

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Avantages clés d’un logiciel GED 

Bien qu’une gestion documentaire puisse être faite (mais difficilement) par le biais d’un classement Windows ou d’autres outils, il y a un point de basculement : accessibilité documents, travail collaboratif et mobilité.

C’est pourquoi de plus en plus de structures intègrent un logiciel GED pour les aider à profiter de tous les avantages :

• Améliore la productivité et la recherche : indexation, OCR et recherche par métadonnées pour retrouver un document en quelques secondes…
• Moins de temps passé sur la recherche via le classement automatique : modèles, tags et règles de routage qui organisent les documents sans effort…
• Une traçabilité sur tous les documents : versions horodatées, historisation des actions et piste d’audit exportable…
• Collaboration et mobilité fluidifiées : workflows de validation, commentaires, e-signature et accès web/mobile sécurisés…
• Sécurité et souveraineté renforcées : droits d’accès (RBAC), chiffrement au repos/en transit, MFA/SSO, hébergement en UE…
• Conformité facilitée : RGPD, ISO 9001/27001, politiques de rétention et preuves en cas de contrôle…
• Réduction des coûts : moins d’impressions et d’archivage physique, automatisation des tâches répétitives
• Impact RSE : moins de papier, processus dématérialisés et empreinte carbone réduite…

Vous voulez en savoir plus ? Cliquez ici pour connaître en détail tous les avantages d’une GED.

 

Fonctionnalités essentielles d’un logiciel GED

Un logiciel GED rassemble toutes les fonctionnalités indispensables à la gestion des documents d’entreprise et à leur cycle de vie.

Fonctionnalités essentielles (toutes GED) : 

• Capture & OCR : import emails/scanners, extraction texte/codes.
• Classement & indexation : dossiers, tags, métadonnées, auto-classement.
• Recherche avancée : plein texte, filtres, opérateurs, tolérance fautes.
• Versions : majeures/mineures, verrouillage, historique.
• Traçabilité : piste d’audit horodatée, actions utilisateurs.
• Sécurité & droits : RBAC, chiffrement transit/repos, authentification.
• Archivage & rétention : PDF/A, règles de conservation, coffre-fort.
• Conformité (RGPD) : accès, confidentialité, durées légales.

Fonctionnalités avancées (selon solutions) : 

• Workflows : validation, relances, suivi statuts.
• E-signature : eIDAS/RGS, horodatage, scellement.
• Collaboration & mobilité : web/mobile, partage, coédition, commentaires.
• Automatisation & IA : extraction (LAD), classement intelligent, routage.
• Intégrations & API : ERP/CRM/Office, REST, webhooks.
• KPI & tableaux de bord : volumes, délais, SLA, alertes.
• Souveraineté & sécurité avancée : hébergement UE/FR, SSO/MFA, PRA, sauvegardes.
• Facture électronique 2026–2027 : e-invoicing, archivage probant, immatriculation plateformes agréées.

Comment choisir son logiciel GED ?

Identifier vos besoins réels

Au-delà de la qualité de l’outil, l’idéal pour choisir son logiciel GED est de sélectionner une solution véritablement adaptée à votre activité et à votre budget.

• Un logiciel pour quel métier ? Une solution GED est bénéfique pour toutes les professions dont l’activité génère un grand nombre de documents. La multiplicité de contenus à traiter exige une automatisation afin de gagner un temps précieux ;
• Un logiciel pour quelle entreprise ? La taille n’est pas forcément en cause. Un grand groupe aura un flux documentaire conséquent avec un besoin affirmé d’avoir une réelle politique de gestion des documents. Cependant, une PME peut tout à fait être concernée par l’utilisation de ce type de logiciel ;
• Un logiciel pour quel prix ? Le prix d’un logiciel GED est variable en fonction de différents critères. La taille de l’entreprise, l’espace de stockage nécessaire et le nombre d’utilisateurs impactent son coût. Des solutions SaaS sous forme d’abonnement proposent un tarif mensuel par utilisateur.

Comparer les fonctionnalités et intégrations

Pour choisir le meilleur logiciel GED pour votre organisation, faites le tri entre vos besoins réels et les diverses fonctionnalités proposées. Basez-vous sur des critères GED objectifs :

• Ergonomie de l’application ;
• Fonctionnalités et intégrations natives ;
• La compatibilité avec vos autres logiciels ;
• Support client ;
• Ressources et base de connaissances disponibles ;
• Base d’utilisateurs et avis clients ;
• Coût par utilisateur ;
• Espace de stockage disponible pour un volume global de documents ;
• Interfaçage avec le système d’information en place ;
• Déploiement et onboarding etc.

Ces critères de sélection seront déterminants dans le choix du logiciel GED, la gestion et la réussite de votre projet. Prenons un exemple. Si un éditeur GED propose une fonction OCR et que vous n’avez que des documents virtuels, cette solution n’est peut-être pas la plus adaptée à vos besoins.

Évaluer le coût et le ROI 

Toute implémentation d’un nouveau logiciel de dématérialisation des documents suppose de prévoir un budget en conséquence. La définition de ce budget se base, entre autres sur l’espace de stockage nécessaire, le nombre d’utilisateurs concernés et les fonctionnalités souhaitées.

Ce coût doit être mis en perspective avec les bénéfices apportés par une gestion électronique des documents. Pour calculer votre ROI, il est nécessaire d’évaluer vos coûts de traitements actuels. Pour cela, vous pouvez vous baser sur la méthode suivante :

• Stockage des documents :
  • • Document numérique : espace cloud/disque serveur
    • Document papier : coût au mètre carré (loyer)
• Traitement des documents : évaluer le temps de traitement par document multiplié par le nombre total de documents. La durée est à multiplier par le nombre de collaborateurs et le salaire moyen.

Pour les fonctionnements papier, vous pouvez ajouter à cela les coûts d’impression et pour les envois papier, les coûts d’affranchissement.

Pour vous aider dans ce calcul, nous vous mettons à disposition un calculateur ROI GED. 

Vérifier la compatibilité technique et sécurité

Il est important de bien choisir son logiciel GED en fonction de ses capacités d’intégration : il doit s’insérer sans friction dans votre système existant. Priorisez une solution ouverte (API, webhooks, connecteurs), capable d’échanger avec vos outils métiers (ERP, CRM, RH, messagerie) pour éviter la double saisie, automatiser les workflows et maintenir l’unicité des données.

Côté technique, validez la compatibilité (formats de fichiers, navigateurs, OS, mobiles), l’authentification (SSO, Azure AD/LDAP), la capture (e-mail, scanners, MFP), et la gouvernance (droits, traçabilité). Assurez-vous que les intégrations sont maintenues dans le temps (politique de mises à jour, rétro-compatibilité, support éditeur).

À vérifier rapidement :

• Connecteurs natifs avec vos systèmes clés
• API documentée et limites (quotas, latence)
• Intégration workflow (ERP/CRM) et e-signature
• SSO/annuaire, profils et rôles synchronisés
• Formats pris en charge (PDF/A, Office, images, XML)
• Roadmap et engagement de support sur les intégrations

Regardez les avis et les comparatifs pour bien choisir votre logiciel GED

Il existe un large éventail de solutions de gestion électronique DocuWare, Zeendoc, Open Bee… Comment les comparer pour bien choisir son logiciel GED ? Pour collecter ces informations, diversifiez vos sources en vous appuyant sur :

• Les comparateurs web du métier (Appvizer, Capterra, Le codeur etc.) ;
• Les médias web reconnus du métier (Celge) ;
• Votre réseau professionnel ;
• Des références d’entreprises proche en termes d’activité ou processus documentaire ;
• Des démos des logiciels par les éditeurs et/ou intégrateurs.

Réaliser une étude de marché est souvent le meilleur moyen de visualiser toutes les possibilités pour votre entreprise. Voici un modèle de tableau comparatif de logiciels GED  pour classer les informations pertinentes.

Au-delà de la qualité d’un outil, l’idéal pour choisir son logiciel de GED est de trouver la solution en adéquation avec votre activité et votre budget et de bien choisir son partenaire GED. La bonne nouvelle, c’est qu’un grand nombre de freins, mêmes spécifiques, peuvent être franchis grâce à une méthodologie claire dès la phase amont du projet et jusqu’à la mise en production du logiciel. La bonne rédaction d’un cahier des charges GED  peut vous permettre de bien vous lancer.

Cela pourra également vous permettre de selectionner 3/4 partenaires et de faire votre choix. Vous pouvez faire appel à un intégrateur GED comme DIMO Démat expert dans les projets de GED pour vous assurer un accompagnement complet de A à Z.

Quelles sont les meilleurs outils GED du marché ?

En tant qu’intégrateur de logiciels GED, il est difficile de répondre de manière objective. Et nous recommandons de facto DocuWare. Pourquoi ? Pour son panel de fonctionnalités applicables à chaque métier et parce qu’il s’agit d’une application favorisant la mobilité et le travail collaboratif.

Passé ce point, nous ne recommandons pas de logiciel GED en particulier. Selon nous, le meilleur logiciel GED n’existe pas. Cependant, le logiciel de dématérialisation des documents qui va parfaitement correspondre à vos critères et vos besoins de gestion documentaire, lui, il existe bien. Il repose donc sur vos analyses de définir quelle sera la solution la plus adaptée et performante pour votre entreprise.

Comparaison des logiciels GED disponibles sur le marché en 2025 ?

Pour vous donner une idée, nous avons listé les principaux logiciels de gestion documentaire électronique (tous relayés par les grands comparateurs du web) sur lesquels sourcer de l’information pour votre projet. Parmis, eux : DocuWare, Zeendoc, Open Bee, M-Files….

Les renseignements concernant les logiciels de GED présentés proviennent des sites web des différents éditeurs, ainsi que des principaux comparateurs que nous avons mentionnés sur cette page. Ils reflètent ce qui a été publié et peuvent contenir des omissions et/ou des erreurs si ces informations ne sont pas à jour.

Pour comparer vos solutions nous avons un outil tableau comparatif des solutions de GED. 

DocuWare

Fondée en 1990, DocuWare  est un éditeur allemand qui fournit un outil GED et d’automatisation des workflows leaders sur leurs marchés. L’entreprise compte aujourd’hui un réseau de plus de 800 partenaires et aide au quotidien près de 15 000 clients à simplifier leur travail en numérisant, en automatisant et en transformant des processus clés. En France, l’entreprise a pris ses quartiers à Paris.

Logiciel GED incontournable qui s’interface avec les grands ERP du marché (SAP, Microsoft Dynamics, Sage, Oracle…), DocuWare est utilisé par des milliers de PME, ETI et grandes entreprises de tout secteur et par tous les métiers : finance, RH, comptabilité, qualité, administration des ventes etc.

 

Clients de la solution	PME, ETI et grandes entreprises
Points forts du logiciel	GED transverse et collaborative Numérisation et centralisation de tout type de documents Gestion des workflows Archivage numérique et sécurisé des documents
Tarifs	Démo gratuite Informations tarifaires sur demande

Zeendoc

Zeendoc est un logiciel GED français très connu du marché. Cette solution de gestion documentaire s’adresse en tout premier lieu pour les TPE, PME et collectivités. Elle est éditée par l’entreprise Sages Informatique et recense plus de 7 000 clients après la création de la plate-forme en 2011.

Clients de la solution	TPE, PME et collectivités
Points forts du logiciel	Prise en main rapide Une base centralisée pour un accès plus efficace aux informations Une solution pour sécuriser l’ensemble de ses données d’entreprise
Tarifs	Essai gratuit Prix au flux entrant

Open Bee

Open Bee est une solution française pour la gestion électronique de documents pour tout type d’entreprise. Fondée en 2008, l’éditeur lorrain les accompagne dans leur transformation digitale proposant une plate-forme globale dédiée à la GED des entreprises. Open Bee compte aujourd’hui près de 250 000 utilisateurs sur sa plate-forme.

Clients de la solution	Tout type d’entreprise
Points forts du logiciel	Solution GED SaaS et cloud souverain Protection des données Facile à maîtriser
Tarifs	Essai gratuit Prix sur demande

Zoho Docs

Zoho est un outil conçu pour la gestion de fichiers en mode « full web » et destiné à toutes les tailles d’entreprise et de tous les secteurs. L’application comprend deux fonctions de base : le stockage et la gestion des documents puis l’édition de documents et la collaboration.

Par le biais des avis référencés par les comparateurs, la plate-forme Zoho Docs est souvent mise en avant pour les métiers achats, administratifs et communication Relation-Presse.

Clients de la solution	Tout type d’entreprise
Points forts du logiciel	Solution adaptée pour les particuliers Intégration avec les autres outils de la suite Zoho
Tarifs	Essai gratuit de 15 jours sur les versions payantes Version gratuite Une formule standard 4€/mois par utilisateur Une formule premium 6,4€/mois par utilisateur

M-Files

M-Files est un logiciel GED d’origine finlandaise, déployé dans plus de 100 pays. Sa particularité repose sur une gestion documentaire par métadonnées, sans arborescence classique. La solution s’adresse principalement aux PME, ETI et grandes entreprises recherchant un système intelligent, évolutif et intégré.

Clients de la solution	Tout type d’entreprise
Points forts du logiciel	Classement par métadonnées Recherche rapide et intelligente
Tarifs	Sur devis selon les fonctionnalités choisies Pas de version gratuite

YouDoc

YouDoc est un logiciel GED française développée par la société anciennement connue sous le nom de T2i France qui a été renommée LAINX. Elle s’adresse aux organisations publiques et privées ayant des processus métiers spécifiques. Grâce à sa structure modulaire, Youdoc permet de gérer le cycle documentaire.

Clients de la solution	Entreprises et administrations avec exigences métier
Points fort du logiciel	Modules personnalisables (workflow, capture, archivage) Secteur d’activité prédominant : immobilier social
Tarifs	Sur devis selon les besoins Pas de formule gratuite proposée

Nuxeo

Nuxeo est une plateforme GED open source née en France, aujourd’hui intégrée au groupe Hyland. Destinée aux grandes entreprises et aux projets à forte composante technique, Nuxeo est reconnue pour sa flexibilité, sa puissance d’indexation, et sa capacité à s’adapter à des environnements complexes.

Clients de la solution	PME, ETI et grandes entreprises
Points forts du logiciel	Plateforme extensible via API Fort potentiel de personnalisation
Tarifs	Tarification entreprise ou cloud Pas d’offre gratuite standard

Efalia DOC

Efalia DOC est un logiciel GED français conçu pour répondre aux exigences des organisations publiques et réglementées. Développée par l’éditeur Efalia, la solution est certifiée pour l’archivage légal et s’intègre facilement dans les systèmes d’information du secteur public, des collectivités et des grandes structures privées.

Clients de la solution	Collectivités, établissements publics, entreprises avec contraintes réglementaires
Points forts du logiciel	Conformité RGPD et normes françaises Hébergement sécurisé en France
Tarifs	Sur devis selon les besoins Offre modulaire selon les besoins

ELO Digital Office

ELO est un éditeur européen de solutions de gestion électronique de documents, actif depuis plus de 20 ans. Sa plateforme propose une couverture fonctionnelle étendue, incluant GED, gestion d’archives, automatisation des workflows et intégration aux systèmes métiers existants.

Clients de la solution	Entreprises de taille intermédiaire
Points forts du logiciel	Large périmètre fonctionnel (ECM, gestion documentaire, archivage) Intégration avec de nombreux ERP et outils métiers
Tarifs	Sur devis selon les besoins

OnlyOffice

OnlyOffice est une solution collaborative qui associe gestion documentaire et outils bureautiques en ligne. Conçue autour d’un espace de travail partagé, elle permet de stocker, éditer et partager des documents dans un environnement cloud ou auto-hébergé.

Clients de la solution	Startups, PME
Points forts du logiciel	Éditeur de documents intégré Stockage cloud avec contrôle des accès
Tarifs	Version gratuite disponible Formules payantes selon le nombre d’utilisateurs et l’hébergement choisi

À noter que certains logiciels de gestion documentaire sont absents de cette liste, mais parfaitement intégrables à celle-ci.

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GED vs SharePoint, Dropbox, OneDrive quelles différences ?

SharePoint, Dropbox ou Onedrive ne peuvent en aucun cas être utilisés comme des solutions de gestion électronique. En fait, chacun de ces logiciels a des objectifs différents.

SharePoint a été conçu par Microsoft comme un outil qui favorise le travail collaboratif. À ce titre, il est connecté à Teams. Il sert également aux organisations à créer des sites d’entreprise et d’intranet. Si l’on peut héberger des documents sur SharePoint, c’est pour le mettre à disposition des équipes concernées. L’objectif est de partager des actualités ou documents informatifs. Il n’a pas vocation à être utilisé pour l’archivage. D’ailleurs, y rechercher des documents est fastidieux, car l’indexation n’y est pas optimale.

Dropbox est une solution de stockage et de partage de documents en ligne. Toutefois, ses fonctionnalités sont limitées. Il n’y a pas de système de classement dans Dropbox, sauf celui que vous créez vous-même. C’est une collection de dossiers et des fichiers sans structuration. Elle n’a donc pas les caractéristiques d’une gestion électronique des documents (ged) !

Quant à OneDrive, la solution est dédiée à un usage personnel. C’est un espace de stockage individuel. Certes, il permet le partage de documents avec d’autres utilisateurs, mais ce n’est pas un outil GED. Là encore, ce n’est pas une solution de classement et d’archivage. OneDrive comme Dropbox permet de mettre des fichiers sur le cloud et de les partager.

Logiciels GED payant, gratuits et open source : avantages et inconvénients

Gratuits et Open source : avantages et inconvénients

Les solutions de Gestion Électronique de Documents (GED) gratuites ou open source attirent souvent les entreprises par leur coût d’acquisition nul. Elles permettent de tester une approche documentaire sans engagement financier, et offrent une certaine flexibilité technique grâce à la possibilité de personnaliser le code source. Pour des petites structures ou des associations disposant de ressources limitées, ces outils peuvent constituer une première étape vers la dématérialisation.

Cependant, ces avantages apparents cachent souvent des limitations importantes. Les logiciels de gestion documentaire électroniques gratuits ou open source nécessitent généralement des compétences techniques internes pour l’installation, la maintenance et la configuration. L’absence de support professionnel peut également devenir un véritable frein en cas de dysfonctionnement ou d’évolution réglementaire. Enfin, ces solutions peuvent rapidement montrer leurs limites en termes de sécurité, de performance ou de gestion des droits d’accès lorsqu’il s’agit de manipuler des volumes importants de documents ou des données sensibles.

Payant vs gratuit vs open source : un choix stratégique

Comparer une solution GED payante, gratuite ou open source ne se résume donc pas à une simple question de prix.
Un logiciel de dématérialisation des documents payant offre généralement une solution clé en main, avec un accompagnement complet, des mises à jour régulières et un support technique réactif. Ces éléments garantissent une meilleure continuité de service et une sécurité conforme aux exigences légales, notamment en matière de RGPD ou d’archivage électronique.

À l’inverse, les logiciels gratuits ou open source peuvent engendrer des coûts cachés :

• Temps perdu à configurer et maintenir le système,
• Risque accru de perte ou de fuite de données,
• Absence d’intégration avec les autres outils métiers,
• Difficultés de conformité face aux obligations réglementaires.

En somme, la vraie question n’est pas “combien coûte ma solution GED ?”, mais plutôt “quel est le coût d’un outil GED inadaptée à mes besoins ?”.
Un outil gratuit peut convenir pour un usage ponctuel ou restreint, mais une solution GED professionnelle et évolutive s’impose dès que la gestion documentaire devient un enjeu stratégique pour la performance et la conformité de l’entreprise.

GED Gratuite VS Open Source VS Payante 

Type	Avantages	Inconvénients
Gratuit	Aucun coût initial, idéal pour tester sans risque	Pas de support, maintenance technique nécessaire, sécurité limitée
Open source	Personnalisable, flexible, communauté parfois active	Compétences IT requises, maintenance à charge, risques de conformité
Payant	Support professionnel, sécurité renforcée, évolutivité et conformité garanties	Coût mensuel/licence

Y a-t-il des logiciels GED gratuits qui valent le coup ?

Vous souhaitez en savoir plus sur les avantages et limites de chacun ? En savoir plus

Quel est le prix d’un système GED ?

Le prix d’un logiciel GED dépend du nombre d’utilisateurs, du volume documentaire et des modules (OCR, workflow, e-signature). En SaaS, comptez un abonnement mensuel par utilisateur ; pour les projets sur mesure, prévoir intégration, formation et support. Au-delà de la licence ou de l’abonnement, il faut prendre en compte les frais liés à l’intégration, à la formation, à la maintenance et au support. Une GED doit donc être considérée comme un investissement évolutif, qui se justifie par ses bénéfices durables en matière de productivité, de conformité et de sécurité des données.

Cas clients et retours d’expérience

De nombreuses entreprises ont partagé leur retour d’expérience sur l’intégration de l’outil GED DocuWare et les nombreux bénéfices obtenus.

Témoignage du Groupe ELCIA (édition logicielle pour la menuiserie)

Contexte : leader français des logiciels métiers pour la menuiserie, le Groupe ELCIA connaît une forte croissance, passant de 60 à plus de 260 collaborateurs en quelques années. Cette expansion a révélé les limites d’une organisation documentaire traditionnelle : stockage non structuré sur des partages réseaux, doublons, erreurs de manipulation et surcharge d’e-mails.

Objectif/ besoins : pour accompagner sa structuration, ELCIA cherchait une solution capable de digitaliser l’ensemble de ses flux documentaires, bien au-delà de la simple gestion des factures. Le choix s’est porté sur DocuWare, grâce à sa modularité, son moteur de workflow puissant et son intégration avec l’ERP Sage X3 et le CRM de l’entreprise.

 On avait besoin d’une solution complète pour digitaliser tous les flux d’informations, pas seulement les factures. — Sylvain Jacquelin

Solution : le choix s’est porté sur DocuWare, une solution modulaire et intégrée, grâce à :

• son moteur de workflow puissant,
• sa compatibilité avec l’ERP Sage X3 et le CRM de l’entreprise,
• et sa capacité à couvrir la diversité des processus métier.

Résultats :

• 100 % de la chaîne de vente est désormais digitalisée (devis, commandes, factures, signatures électroniques, relances automatisées) ;
• Un accès unique, sécurisé et en mobilité à des documents fiables ;
• Une réduction significative des tâches manuelles, doublons et erreurs ;
• Une information claire, partagée et toujours à jour.

Un seul point d’accès, une seule version fiable et un gain considérable en clarté et en efficacité. — Sylvain Jacquelin

Témoignage Téréva du Groupe Martin Belaysoud  (Distribution bâtiment)

Contexte : Filiale bâtiment du Groupe Martin Belaysoud, Téréva fait face à une forte croissance et à une volumétrie documentaire considérable : plus de 350 000 factures fournisseurs par an, plus d’un million de documents clients et des flux variés (EDI, PDF, papier). L’ancienne solution GED, mise en place en 2005, souffrait d’instabilités et d’un très faible taux de reconnaissance (moins de 10 %), ralentissant le traitement et nécessitant une forte intervention humaine.

Une interruption du service par jour en moyenne causait des ralentissements quotidiens – sachant qu’une ouverture de document durait plus de 1 minute… — Dominique Curt, Responsable administrative, Groupe Martin Belaysoud

Objectif : absorber la hausse de volumes, automatiser le traitement, centraliser & sécuriser les archives, fluidifier la collaboration, garantir une plateforme scalable.

Solution : mise en place de la GED Docuware 

Résultats : huit ans après les bénéfices obtenus sont notables :

• 40 millions de documents gérés sans ralentissement.
• Recherche fluide malgré la volumétrie massive.
• Traçabilité complète (point d’accès unique, suivi par facture).
• Automatisation renforcée : moins d’interventions humaines, reporting précis.
• Évolutivité : intégration rapide des nouvelles entités.

Aujourd’hui, nous avons un point central où chaque service peut accéder rapidement aux documents dont il a besoin, sans passer par plusieurs applications. — Frédéric Thomas

Témoignage Omeris (santé & médico-social)

Contexte : PME lyonnaise spécialisée dans la prise en charge des personnes âgées (16 EHPAD, 1 300 lits, 3 agences de maintien à domicile), OMERIS faisait face à une gestion comptable décentralisée et complexe. Les factures fournisseurs circulaient par voie postale ou via Google Drive, entraînant lenteurs, risques d’erreurs et manque de visibilité. 

Problématique : Les factures fournisseurs circulaient par voie postale ou via Google Drive, entraînant lenteurs, risques d’erreurs et manque de visibilité. 

Nous avions une problématique de transmission de factures fournisseurs entre les établissements et le siège… Le choix de la dématérialisation des factures s’est donc imposé. » — Pierre-Antoine Charlet, Directeur des Projets

Objectifs :  recentraliser et sécuriser les flux, simplifier et accélérer le traitement des factures, déployer une solution intuitive pour des équipes hétérogènes.

Solution : La GED DocuWare a été déployée en 6 mois sur 16 EHPAD, 3 agences de maintien à domicile et un centre de formation, pour plus de 90 utilisateurs et 1 500 factures mensuelles.

Résultats : 

• Gain de temps et fluidité : transmission/traitement simplifiés et automatisés.
• Transparence : visibilité par établissement, processus validés et tracés.
• Adoption rapide grâce aux formations, même pour des profils peu numériques.
• Rationalisation : fin des étapes manuelles (scan, dépôts, circulation papier).

DocuWare permet vraiment de modéliser tous les process internes et de les dématérialiser, ce n’est pas un simple outil d’archivage documentaire. — Pierre-Antoine Charlet

témoignages clients

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Que vous soyez une PME, une ETI ou un grand groupe, la gestion électronique des documents est un levier incontournable pour gagner en efficacité, sécuriser vos informations et accompagner votre croissance. Avec DocuWare, vous disposez d’une plateforme GED cloud robuste ; avec DIMO Démat intégrateur GED certifié vous bénéficiez de l’expertise et de l’accompagnement qui garantissent la réussite du projet.

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