Maison Louis Jadot, société de négoce de vin fondée en 1859 à Beaune, en Bourgogne, a fait appel à DIMO Software pour digitaliser ses processus documentaires et optimiser la gestion de ses données. Avec plus de 100 millions d’euros de CA, dont 80 % à l’export, l’entreprise recherchait une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) capable de simplifier et de moderniser ses opérations. Jamila Saudrais, responsable du projet, explique :
Mon objectif était de stocker à un endroit précis les documents, de retrouver rapidement l’information recherchée et de m’inscrire aussi dans le cadre du RSA tout en arrivant à du zéro papier.
Une GED adaptée aux besoins spécifiques viticoles
Maison Louis Jadot, avec son environnement complexe composé de multiples services et réglementations spécifiques au secteur viticole (contrat BIVB*) avait besoin d’une solution robuste. Au travers de DocuWare, DIMO Software a su répondre parfaitement à ces exigences, en centralisant et en automatisant les processus documentaires.
Disponibilité et adaptabilité : les clés du succès
L’un des aspects déterminants de la réussite du projet a été la disponibilité continue des équipes. Jamila Saudrais a particulièrement apprécié l’accompagnement personnalisé de DIMO Software. Elle souligne l’excellente communication, grâce à laquelle ses besoins en tant que comptable ont été bien compris. Elle a également découvert des solutions innovantes, même après plusieurs projets similaires dans sa carrière et a été impressionnée par la capacité de l’équipe à toujours proposer des alternatives sans qu’elle ait à reformuler ses demandes. Cette collaboration fluide lui a permis de se sentir soutenue tout au long du projet.
Les trois points forts, c’est avant tout l’écoute, la disponibilité et cette fameuse capacité de s’adapter à tous les systèmes qui pourraient alimenter une organisation et nous trouver à chaque fois une solution. Donc oui, je recommande vraiment cette équipe à tous les niveaux, à l’écoute et toujours à la recherche d’une solution pour satisfaire son client, ils avaient toujours un plan B pour moi et j’ai trouvé ça fantastique.
Les résultats ?
Grâce à cette collaboration et la solution DocuWare mise en place, Maison Louis Jadot a pu automatiser des tâches clés comme l’édition des bons de commande, la validation électronique des factures et l’archivage des contrats. Les bénéfices de cette collaboration ont rapidement été visibles à plusieurs niveaux :
- Dématérialisation complète : tous les documents sont désormais centralisés et accessibles, éliminant le recours au papier.
- Gain de temps considérable : la recherche et le traitement des documents, notamment pour les factures fournisseurs et les contrats BIVB*, ont été grandement simplifiés. En Bourgogne, il est essentiel d’établir des contrats pour chaque transaction avec un viticulteur ou une entreprise, et DocuWare a permis de structurer et de centraliser efficacement la gestion de ces contrats.
- Efficacité accrue pour la maintenance : la création des bons de commande prend désormais moins de 30 secondes.
- Processus de validation simplifié : la validation électronique des factures a significativement accéléré les processus internes.
- Optimisation des audits : les commissaires aux comptes peuvent accéder aux documents en quelques clics, facilitant ainsi les clôtures comptables.
Anecdote révélatrice
J’étais en vacances à Marrakech, quand j’ai reçu un mail me demandant de traiter en urgence une facture. Le validateur était mon président, qui se trouvait au Japon. En moins de deux minutes, il a pu se connecter à DocuWare en mode SaaS et valider la facture, permettant ainsi le paiement dès le lendemain. À ce moment-là, j’ai réalisé toute la puissance de cet outil.
Un projet 100 % réussi
Ce projet a été un succès à 100 % ! À tous les niveaux, nous étions pleinement satisfaits. Je recommande vivement la solution DocuWare et l’accompagnement de DIMO Software. Leur écoute, leur disponibilité et leur capacité d’adaptation ont fait toute la différence.
Concernant la loi de finance ?
Le point fort de DIMO Software c’est qu’ils sont à la pointe de l’information avec la mise en place de la facture électronique. Et concernant cette transition qui nous impose cette facture électronique, je suis accompagnée par l’équipe qui m’a averti de l’évolution de la loi. Donc de ce côté-là, je travaille avec eux en toute confiance et je sais qu’ils vont bien m’accompagner sur cette transition qui sera très, très importante pour toutes les sociétés en France.
*Le contrat BIVB est un contrat dit d’enregistrement. Cette dénomination symbolise un accord de volonté préalable entre les parties et permet l’enregistrement de la transaction effectuée entre elles, conformément aux exigences du Code rural.
