Le Directeur Administratif et Financier (DAF) occupe une position stratégique au sein d’une entreprise, étant responsable de la gestion des aspects financiers et administratifs. Son rôle est multifacette, englobant la supervision des budgets, la gestion des opérations comptables, la planification financière et la conformité aux réglementations en vigueur. En tant que gardien des ressources financières de l’entreprise, le DAF doit veiller à ce que les finances soient gérées de manière efficace et conforme aux normes établies.
Dans ce contexte, une GED représente un avantage pour le DAF. En adoptant un logiciel de GED, le DAF peut bénéficier de plusieurs avantages significatifs qui améliorent l’efficacité et la conformité de ses opérations.
Découvrez les sept principaux avantages d’un outil de GED pour les DAF.
1- Fonctionnalités essentielles d’un outil GED pour le directeur administratif et financier
Un outil de gestion électronique des documents (GED) est conçu pour numériser, organiser, sécuriser et partager les documents d’une entreprise. Pour le directeur administratif et financier (DAF), la GED est essentielle afin d’optimiser la gestion comptable, financière et juridique de l’entreprise.
Les fonctionnalités principales comprennent :
- Numérisation : Transformer les documents papier en format numérique pour réduire le volume de papier, économiser de l’espace de stockage et améliorer l’accès aux documents.
- Stockage et organisation : Permettre le classement des documents selon des critères définis, une recherche aisée grâce à des outils avancés et une structuration sous la supervision des utilisateurs.
- Archivage électronique : Assurer la conservation des documents pendant une durée prédéfinie, protéger contre la perte ou la détérioration, et procéder à la suppression sécurisée si nécessaire.
- Modification de documents : Offrir la possibilité de créer, éditer, commenter, approuver, signer et partager les documents tout en gérant les droits d’accès et les versions.
- Protection des données : Sécuriser les documents sensibles à travers le contrôle d’accès, le cryptage des données et le suivi des interactions avec les documents.
Ces fonctionnalités sont essentielles pour le Directeur Administratif et Financier (DAF) afin de garantir la fiabilité, l’efficacité et la conformité de la gestion d’entreprise.
Le réseau OMERIS témoigne de ses bénéfices avec le logiciel de GED Docuware qui lui a permis d’accélérer et de sécuriser le traitement de ses factures fournisseurs. « Depuis que nous avons mis en place le logiciel de GED DocuWare, notre processus de gestion des documents a été transformé. Nous avons réduit nos coûts d’impression et de stockage de manière significative, tout en améliorant l’efficacité de nos flux de travail. Grâce à DocuWare, nous avons également renforcé la sécurité de nos données et simplifié la collaboration entre nos différents départements. C’est vraiment un outil indispensable pour notre entreprise. »
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2- Automatisation des processus comptables : simplifier les tâches récurrentes
Les Directeurs Administratifs et Financiers (DAF) font face à des défis quotidiens avec des tâches comptables répétitives et consommatrices de temps qui possèdent peu de valeur ajoutée. Ces activités incluent la saisie de données, la conciliation bancaire, et la création de rapports, souvent source d’erreurs, de retards, et d’augmentations de coûts pour l’entreprise. Pour simplifier ces tâches récurrentes, l’automatisation des processus comptables représente une solution précieuse pour les DAF.
En utilisant des logiciels et des technologies avancées, cette approche permet de remplacer les méthodes manuelles par des solutions automatiques, plus rapides et plus précises. Un outil de GED (Gestion Électronique des Documents)comme DocuWare offre une réponse efficace à ces besoins. En numérisant, classant et stockant de manière sécurisée l’ensemble des documents financiers et comptables de l’entreprise, il simplifie grandement les processus comptables.
Un outil de GED tel que DocuWare, simplifie les tâches récurrentes des DAF, améliore la fiabilité des données financières et renforce la conformité aux normes légales et réglementaires.
Un autre exemple concret de l’efficacité d’un logiciel de GED comme DocuWare se retrouve chez Hub One Mobility, où la transition vers un environnement numérique a éliminé les contraintes associées à une organisation basée sur le papier. Grâce au logiciel DocuWare, tous les documents comme les factures fournisseurs sont désormais numérisées et capturées via des procédures simplifiées. La solution assure la gestion complète du cycle de vie des documents, ainsi que la supervision des workflows indispensables aux opérations de l’entreprise. Cette transformation a considérablement amélioré les échanges au sein de l’entreprise, notamment dans le processus de validation des factures entre les différents services. De plus, une gestion précise des droits d’accès garantit la sécurité des échanges d’informations, renforçant ainsi la confiance dans la gestion documentaire de l’entreprise.
3- Construire un tableau de bord complet pour une vision globale de la performance
Le suivi précis de divers indicateurs financiers et de performances est essentiel pour le Directeur Administratif et Financier (DAF). C’est pourquoi il requiert un tableau de bord exhaustif pour obtenir une vision holistique des performances de l’entreprise. Ce type de tableau de bord est un dispositif de gestion essentiel, récapitulant les principaux indicateurs clés de performance (KPI) en lien avec les buts stratégiques, budgétaires et opérationnels de l’entité.
Cet outil permet au DAF :
- D’observer l’évolution des éléments financiers clés tels que le chiffre d’affaires, la marge, le résultat net, la trésorerie, etc.
- D’examiner les différences entre les prédictions et les résultats, en déterminant les raisons et les moyens d’intervention.
- De prévoir les risques et les opportunités potentiels et amender les stratégies en conséquence.
- D’assurer une communication efficace avec les participants internes et externes comme la direction générale, les actionnaires, les banques, etc.
Pour élaborer un tableau de bord complet, le DAF doit accomplir les étapes ci-après :
- Déterminer les ambitions visées, en accord avec la stratégie générale de l’entreprise.
- Sélectionner les KPI adéquats, basés sur leur pertinence, fiabilité, accessibilité, et simplicité.
- Opter pour un logiciel de tableau de bord approprié, considérant ses fonctionnalités, sa facilité d’usage, son coût et sa sécurité.
- Rassembler et structurer les données, issues de différentes sources telles que la comptabilité, le CRM, l’ERP, etc.
- Élaborer et mettre en place le tableau de bord, en veillant à respecter les critères de lisibilité, clarté, cohérence et interactivité.
4- Amélioration de la sécurité des données sensibles
La protection des données sensibles de l’entreprise est un enjeu pour tous les Directeurs Administratifs et Financiers (DAF). Ces données englobent toute information dont l’accès, la divulgation ou la modification non autorisée pourrait nuire à des individus, des organisations ou des systèmes. Parmi ces données, on trouve notamment les informations personnelles identifiables (IPI), les données financières, les informations de santé et la propriété intellectuelle.
La sécurisation de ces données sensibles s’appuie sur l’utilisation d’outils et de technologies conçus pour en améliorer la surveillance et l’utilisation. Ces solutions comprennent le masquage, le cryptage, et la rédaction d’informations, pour en préserver l’intégrité et la confidentialité.
Cela permet au DAF de :
- Prévenir les violations de données et cyberattaques, préservant ainsi la réputation, la confiance et la compétitivité de l’entreprise.
- Assurer la vie privée des clients, employés et partenaires, tout en évitant les sanctions juridiques ou financières découlant d’une fuite de données.
- Respecter les normes légales et réglementaires en vigueur, comme le RGPD, la LPM, la PCI DSS, etc.
Pour renforcer la sécurité des données sensibles, le DAF est encouragé à :
- Crypter le site web de l’entreprise,
- Minimiser la collecte et l’utilisation des données,
- Employer un gestionnaire de mots de passe,
- Éviter de stocker les mots de passe dans le navigateur,
- Sauvegarder régulièrement les données,
- Insister sur l’utilisation du chiffrement de bout en bout.
La sécurité des données est un avantage premier d’un outil de GED. Optez pour un logiciel avec chiffrement, contrôle d’accès et sauvegarde.
C’est le cas de la Mutualité Française Comtoise qui a mis en place la GED DocuWare afin de s’inscrire dans une stratégie qui tend vers le zéro papier, mais également pour sécuriser ses documents. « Concernant la validation des manuscrits de qualité, le statut du processus était flou quant à la signature et la validation, avec des pertes de temps et l’absence de sécurisation. En effet, les procédures circulaient dans les couloirs entre deux services sans suivi. Avec 900 salariés dispersés sur plusieurs sites, les navettes se perdaient. Par ailleurs, beaucoup d’applications métier n’étaient plus maintenues pour les magasins de lunettes ou l’hospitalisation à domicile. « Nous faisions tourner de vieux serveurs qui contenaient toutes ces applications avec nos dossiers patients. Avec le logiciel de GED DocuWare, nous avons pu extraire ces dossiers, les convertir en PDF puis les archiver. Maintenant, ces serveurs peuvent être arrêtés, et nous allons cesser de payer la maintenance d’anciens systèmes. C’est beaucoup plus pratique de faire des recherches par index que d’aller sur un serveur. » se souvient Laurent Bouquard. »
5- Une meilleure gestion de la trésorerie en diminuant les dépenses grâce aux avantages d’un outil de GED
La gestion efficace de la trésorerie de l’entreprise est un enjeu essentiel pour le DAF. Celle-ci se concentre sur la disponibilité des liquidités à court terme, qui est indispensable pour soutenir les opérations quotidiennes et les futurs investissements. Elle nécessite une prévision précise des flux de trésorerie, l’équilibrage des entrées et sorties d’argent, ainsi que l’optimisation des excédents.
Une gestion optimisée de la trésorerie grâce à l’intégration d’un outil de GED permet d’accélérer les processus de facturation, de paiement et de relance grâce à une gestion plus rapide et fluide des documents financiers. La GED contribue à optimiser les flux de trésorerie de l’entreprise en réduisant les dépenses et en améliorant l’efficacité des processus financiers.
6- Améliore la collaboration avec les auditeurs et commissaires aux comptes
Pour garantir la conformité et la transparence des comptes de l’entreprise, le DAF collabore étroitement avec les auditeurs et les commissaires aux comptes. Cette coopération permet d’instaurer une confiance auprès de diverses parties prenantes, telles que la direction générale, les actionnaires et les établissements bancaires.
Pour renforcer cette collaboration, le DAF peut se tourner vers un outil de Gestion Électronique des Documents (GED)qui va améliorer l’accès aux documents comptables, financiers et juridiques grâce à des outils de recherche avancés. La gestion des versions, des droits d’accès et du suivi des modifications garantit un meilleur suivi des données, renforçant ainsi la fiabilité des documents.
7- Assure une conformité aux exigences légales et réglementaires : Un impératif pour le DAF
Le Directeur Administratif et Financier (DAF) doit s’assurer que son entreprise respecte toutes les obligations légales et réglementaires. Ces obligations couvrent un large éventail de domaines, allant de la fiscalité et comptabilité à la protection des données, en passant par la lutte contre le blanchiment d’argent et la responsabilité sociale. Elles proviennent de différentes autorités, incluant l’Union européenne, l’État, et les collectivités territoriales, et sont susceptibles de changer régulièrement.
Veiller à la bonne conformité de ces règlementations est l’un des devoirs du DAF afin d’éviter des sanctions telles que les amendes, les poursuites judiciaires, ou même les fermetures administratives, qui peuvent nuire à la réputation et à la viabilité de l’entreprise. Cela peut renforcer la confiance et la satisfaction des clients, fournisseurs, partenaires, actionnaires et institutions financières. En soulignant son engagement et son éthique, l’entreprise peut se distinguer dans un marché compétitif, améliorant ainsi son image et sa responsabilité sociale.
Afin de rester conforme, le DAF peut mettre en place plusieurs dispositifs :
- La mise en place d’une veille réglementaire,
- L’évaluation de l’impact des nouvelles exigences,
- L’adaptation des processus internes, des procédures et des systèmes d’information,
- La formation et la sensibilisation des équipes,
- La réalisation d’audits réguliers.
La gestion électronique des documents (GED) apparaît comme un outil précieux pour le DAF, lui permettant de simplifier et d’optimiser la gestion de la conformité aux exigences légales et réglementaires.
Conclusion
Un outil de GED (Gestion Électronique des Documents) est un atout clé pour les Directeurs Administratifs et Financiers (DAF), offrant des avantages majeurs. En organisant efficacement les documents, elle simplifie la gestion des processus comptables, financiers et juridiques de l’entreprise. En sécurisant les données sensibles, elle protège contre les cybermenaces. En garantissant la conformité aux réglementations, elle renforce la réputation de l’entreprise. Ainsi, la GED crée un environnement de travail efficace et sécurisé, permettant aux DAF de se concentrer sur des initiatives stratégiques. Des solutions comme DocuWare peuvent être explorées pour tirer pleinement parti de ces avantages.
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FAQ
Qu’est-ce qu’un logiciel GED ?
Un logiciel GED est une solution informatique conçue pour l’accumulation, l’organisation et la gestion des documents numériques d’une entreprise. Cette technologie optimise les processus de création, utilisation, partage et élimination de documents via des moyens électroniques avancés.
Quels sont les différents types de GED ?
La Gestion Électronique des Documents (GED) offre une approche structurée pour gérer les documents d’une entreprise de façon efficace. Selon les besoins spécifiques de l’entreprise, la GED se décline en différents types : logiciels de GED dédiés à la production, à la gestion de la diffusion et d’archivage, concentrée sur la conservation sécurisée des documents et leur récupération aisée lorsque nécessaire.
La GED de production, favorisant la création collaborative de documents, leur modification, leur consultation et leur partage.
La GED de diffusion, qui simplifie la diffusion des documents à un vaste public, qu’il soit interne ou externe à l’organisation.
La GED d’archivage, concentrée sur la conservation sécurisée des documents et leur récupération aisée lorsque nécessaire.
Quel est le meilleur logiciel d’archivage ?
Le choix du meilleur logiciel gestion documentaire ged dépend essentiellement de vos requêtes spécifiques et préférences personnelles. Les critères de sélection incluent les fonctionnalités, la facilité de mise en place ged, la prise en charge des formats et le coût, entre autres. Parmi les solutions hautement recommandées figurent des logiciels gestion documentaire tels que le logiciel Docuware, connus pour leur robustesse et leur efficacité.
