Mettre en place une GED, c’est centraliser et sécuriser les documents de l’entreprise, automatiser les traitements (classement, recherche, validations) et garantir la conformité (RGPD, archivage). Une GED réduit les coûts liés au papier, améliore la collaboration entre services et accélère les processus grâce à des workflows et une recherche performante.
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Pourquoi mettre en place une GED ?
Mettre en place une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) permet de centraliser, classer et sécuriser l’ensemble des informations d’une organisation. Qu’il s’agisse d’une entreprise privée, d’une administration ou d’une collectivité, un logiciel GED répond à des enjeux concrets : optimiser les processus internes, réduire les coûts liés au papier et renforcer la sécurité des données.
En remplaçant les circuits manuels par des workflows automatisés, elle facilite la recherche, la validation et l’archivage des documents tout au long de leur cycle de vie. Cela permet une meilleure productivité, une collaboration fluide et une conformité réglementaire assurée.
Les raisons d’adopter une GED
L’un des principaux leviers pour adopter une GED est la réduction des coûts liés à la gestion papier : impression, archivage physique, stockage et manipulation. Au-delà de l’aspect économique, la GED permet aussi d’automatiser des tâches répétitives, comme le classement ou la transmission des documents, afin de fluidifier les échanges et de gagner du temps.
Elle répond également à un besoin croissant de collaboration. En centralisant les documents dans un espace unique et accessible en temps réel (même à distance), la GED facilite le travail transversal entre services. Enfin, elle constitue un pilier de la sécurité et de la conformité : protection des données sensibles, archivage à valeur probante, respect du RGPD et traçabilité des accès.
Les avantages d’une GED pour les entreprises.
Lorsqu’une entreprise décide d’adopter une solution de GED, elle cherche avant tout à simplifier et à optimiser sa gestion documentaire. Les bénéfices sont nombreux et concrets. Parmi eux :
- Accès rapide et centralisé à tous les documents, depuis n’importe quel support ;
- Réduction des délais de traitement grâce à l’automatisation des workflows ;
- Baisse des coûts liés à l’impression et au stockage physique ;
- Sécurité renforcée avec gestion fine des droits et traçabilité des accès ;
- Collaboration simplifiée entre services et télétravailleurs ;
- Communication interne optimisée et suppression des doublons ;
- Conformité réglementaire et archivage numérique certifié ;
- Démarche écoresponsable avec la diminution du papier et des impressions.
Mettre en place une GED permet ainsi de moderniser la gestion de l’information tout en apportant des gains d’efficacité, de sécurité et de rentabilité visibles à court terme.
En savoir plus sur les avantages d’une GED.
Les étapes pour mettre en place une GED
- Analyser les besoins et les flux documentaires : identifier les types de documents, les processus concernés et les objectifs à atteindre.
- Choisir la solution GED adaptée : cloud, on-premise ou hybride, selon les contraintes métiers et réglementaires.
- Configurer la structure documentaire : arborescence, métadonnées, règles d’accès et workflows d’approbation.
- Migrer les documents existants avec cohérence (formats, indexation, OCR).
- Former les utilisateurs et assurer un accompagnement au changement.
- Suivre et optimiser les usages pour garantir l’adoption et améliorer la performance.
Les risques liés à l’absence de GED.
Sans GED, l’information se disperse entre e-mails, partages réseau et postes locaux et cela peut entrainer : doublons, mauvaises versions et recherches interminables (contrats, factures, dossiers RH). Les validations se bloquent, les délais s’allongent et la qualité de service se dégrade.
- Perte de temps et inefficacité : sans GED, les documents sont éparpillés entre e-mails, serveurs et postes locaux. Les recherches deviennent longues, les versions se multiplient et les processus se bloquent, ralentissant les décisions.
- Manque de sécurité : les fichiers sensibles circulent librement, sans contrôle d’accès ni historique fiable. Les risques de fuite de données, de suppression accidentelle ou d’accès non autorisé augmentent fortement.
- Non-conformité réglementaire : sans traçabilité ni règles de rétention, l’entreprise s’expose à des risques liés au RGPD et aux obligations d’archivage légal. Impossible de prouver l’intégrité d’un document en cas de contrôle ou de litige.
- Risque de perte de données : sans sauvegarde ni archivage organisé, une panne, un incendie ou une cyberattaque peut détruire des informations critiques, compromettant la continuité d’activité.
- Coûts cachés élevés : impressions inutiles, stockage papier, erreurs, doublons et perte de temps impactent la rentabilité et l’image de l’entreprise.
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