La GED (Gestion Électronique de Documents) est un outil efficace pour optimiser la productivité en entreprise. Elle permet de prendre en charge les documents numériques ou papier, de les stocker et de les archiver. Elle offre aussi de nombreuses possibilités d’automatisations pour fluidifier les processus métier. Cependant, la mise en place d’un projet GED peut s’avérer complexe sans une connaissance approfondie des différentes étapes et subtilités. Dans cet article, découvrez les meilleures pratiques pour mettre en place votre projet de gestion documentaire.
Les 5 étapes d’un projet GED réussi
Quelles sont les étapes indispensables pour réussir votre projet ?
1. Audit et analyse des besoins pour définir les objectifs de la GED
Avant de lancer le projet GED, il est nécessaire de prendre un temps pour connaître les besoins de l’entreprise. Cela passe par une phase d’audit. Il faut faire le point sur :
- Les documents à traiter : la nature des documents (documents papier, numériques, sources des fichiers), le type de documents (factures, contrats, données techniques, etc.) et leur quantité.
- Le stockage des documents : existe-t-il un archivage papier à numériser ? Quels fichiers doivent être importés ? Quel espace de stockage va être nécessaire ?
- Les besoins en classement et en indexation : quels workflows peuvent être réalisés pour améliorer les processus de travail et gagner du temps ?
- La gestion des documents, notamment les modalités de traitement, de conservation, d’archivage et les droits d’accès des différents utilisateurs.
L’audit doit permettre de cerner les processus propres à l’activité de l’entreprise. Ainsi, il est plus simple de comprendre quelles fonctionnalités peuvent être ajoutées au projet GED et quels sont leurs avantages pour la société.
2. Élaboration d’un cahier des charges
Le cahier des charges GED est un document contractuel qui définit toutes les attentes de l’entreprise. Il s’adresse à la fois à l’entreprise porteuse du projet et aux prestataires. Son rôle est d’établir toutes les fonctionnalités dont le logiciel sera équipé en fonction des contraintes de la société. Il définit le cadrage du projet.
Notre équipe est à votre disposition pour vous fournir une assistance sur-mesure dans la conception de votre cahier des charges, en fonction de vos besoins et de vos attentes. Pour vous faciliter la tâche, nous mettons également à votre disposition un modèle de cahier des charges pour la gestion électronique des documents (GED), élaboré grâce aux retours de nos clients.
Téléchargez-votre modèle de cahier des charges GED
3. Sélectionner le logiciel qui correspond le mieux aux besoins de l’entreprise
Il n’existe pas qu’une seule sorte de GED. La technologie peut s’adapter totalement aux besoins de l’entreprise. Cela peut être un projet de GED transverse qui connecte différents services. Vous pouvez aussi mettre en place une GED métier qui se focalise, par exemple, sur l’administratif ou les services RH.
4. Mettre en place le logiciel et les processus de gestion électronique des documents
Après une phase de test, la solution GED va être déployée. Les processus de gestion électronique vont être mis en place. Ils vont être contrôlés et évalués afin de les confronter à la réalité du terrain et à l’usage des collaborateurs.
5. Définir comment former les utilisateurs
Pour une utilisation optimale de l’outil, il est important de former les utilisateurs. Ces derniers doivent pouvoir prendre la GED en main sans difficulté. En amont, il est nécessaire de leur expliquer les objectifs du projet et de valoriser les bénéfices attendus pour susciter leur adhésion.
Les outils indispensables pour mettre en place un environnement GED performant
Voici les outils qui vont rendre votre GED performante au quotidien :
- La numérisation des documents pour une gestion centralisée et simple. Si vous avez des documents papier, passer par leur dématérialisation permet un gain d’espace et de ressources.
- La signature électronique pour des processus de validation plus rapides.
- L’archivage et la sauvegarde pour préserver l’intégrité des documents et garantir un accès facile en cas de besoin. Définissez la durée d’archivage des différents fichiers conformément à la réglementation et retrouvez-les en quelques clics grâce à une indexation performante. Définissez les options de recherche pour retrouver facilement les données.
Les conseils pour budgéter un projet GED
Avant de se lancer dans le développement de votre projet GED, il faut cadrer l’investissement nécessaire. Pour cela, établissez un budget clair. Il doit tenir compte à la fois des coûts liés à l’installation et à la maintenance du logiciel.
Un conseil : communiquez de manière régulière avec les fournisseurs de la solution logicielle pour éviter les mauvaises surprises. Vérifiez bien quelles prestations sont incluses dans le budget prévu pour éviter de devoir faire face à des frais supplémentaires.
Une fois la solution mise en place, faites une analyse du ROI (Retour sur investissement). Quels gains de temps et de performances le logiciel a-t-il permis ? Quelles économies ont été faites par la société ? Ce ROI est généralement perceptible à moyen ou long terme. Il justifie les dépenses liées au projet GED.
L’importance de la formation à la GED pour maximiser les retours sur investissement
Le projet de GED doit inclure un plan de formation efficace pour les utilisateurs finaux et les administrateurs. En effet, la dématérialisation a forcément un impact sur ces derniers. Qu’ils soient réfractaires ou non à la conduite du changement, il est important de gagner leur adhésion. C’est pourquoi la phase de formation est cruciale pour faire comprendre l’intérêt de l’outil. Les utilisateurs ne doivent pas essayer de contourner l’outil, mais bien l’utiliser pour les processus définis.
Celui-ci doit donc être pris en main par tous dès le départ tout en intégrant des phases de formation continue. Cette étape permet de maintenir la compétence des utilisateurs et d’éviter les erreurs de gestion de documents.
Le suivi des indicateurs de performance est important pour mesurer l’efficacité du projet GED. Grâce à ces derniers, il est possible de prévoir certaines améliorations pour optimiser son utilisation.
Conclusion
En somme, un projet GED bien pensé, planifié et exécuté est source de productivité et d’efficacité en entreprise. Pour le réaliser, suivez ces 5 étapes essentielles :
- Une phase d’audit ;
- La création d’un cahier des charges ;
- Le choix du bon logiciel GED ;
- Une période de mise en place ;
- La formation des utilisateurs.
Définissez les outils indispensables pour mettre en place un environnement GED performant. Prévoyez un budget adéquat et formez parfaitement les utilisateurs pour une bonne utilisation du logiciel.
Privilégiez la simplicité dans la gestion de vos documents et évitez les pertes de temps et d’argent liées à l’incompréhension des subtilités de la GED.
