Avec la réforme de la facturation électronique, le rejet d’une facture électronique n’est plus un simple incident administratif. Il s’agit d’un événement formel, tracé, qui a des conséquences directes sur la gestion comptable, la TVA, le paiement et la conformité fiscale de l’entreprise.
Pour les entreprises, et en particulier pour les organismes de formation, comprendre ce qui se passe lorsqu’une facture électronique est rejetée est indispensable pour éviter des sanctions, sécuriser les flux de facturation et rester conforme aux nouvelles obligations.
Qu’est-ce qu’une facture électronique rejetée ?
Une facture électronique rejetée est une facture qui n’a pas été acceptée lors de sa réception via une plateforme de facturation électronique agréée ou une PDP. Elle est considérée comme non conforme et n’est donc pas intégrée dans le système comptable du client. Le rejet intervient généralement à cause d’une non-conformité du format électronique, d’une erreur dans les données, d’un problème de TVA ou d’informations obligatoires manquantes.
Dans le cadre de la dématérialisation des factures, ces contrôles sont automatiques et immédiats.
Pourquoi une facture électronique peut-elle être rejetée ?
Une facture électronique peut être rejetée pour plusieurs raisons liées aux obligations de la réforme. Les causes les plus fréquentes concernent des erreurs dans les informations du client ou du fournisseur, un numéro de facture incorrect, un montant ou un taux de TVA erroné, ou encore un format non compatible avec les règles définies par l’administration fiscale.
Un rejet peut également être lié à un problème de transmission entre plateformes ou à une incompatibilité avec les exigences de la DGFiP.
Quelles sont les conséquences d’un rejet de facture électronique ?
Lorsqu’une facture électronique est rejetée, elle est considérée comme non reçue d’un point de vue fiscal et comptable. Cela signifie que le paiement ne peut pas être déclenché et que la facture ne peut pas être enregistrée en comptabilité.
Pour l’entreprise émettrice, cela entraîne souvent un retard de paiement, une perturbation des opérations et une charge administrative supplémentaire pour corriger la situation.
Des rejets répétés peuvent également être interprétés comme un défaut de conformité aux obligations de facturation électronique, exposant l’entreprise à des sanctions fiscales.
Quelles obligations pour les organismes de formation ?
Les organismes de formation sont concernés par la facturation électronique dès lors qu’ils facturent des entreprises clientes assujetties à la TVA. Ils doivent être en mesure d’émettre des factures électroniques conformes et de les transmettre via une plateforme agréée.
Ils doivent également s’assurer que leurs logiciels de facturation et leurs outils de gestion sont compatibles avec les formats requis et capables de suivre les statuts des factures, notamment en cas de rejet.
La conformité concerne donc l’ensemble du processus, de l’émission à la réception.
Comment corriger une facture électronique rejetée ?
Une facture électronique rejetée ne peut pas être modifiée directement. La correction passe obligatoirement par l’émission d’une nouvelle facture conforme ou d’une facture rectificative, en respectant les règles de traçabilité.
L’entreprise doit d’abord analyser le motif du rejet transmis par la plateforme, corriger les données concernées, puis procéder à une nouvelle émission via la plateforme de facturation électronique.
Ce processus garantit la conformité fiscale et la fiabilité des transactions.
Quelles sanctions en cas de non-respect de la facturation électronique ?
Un rejet isolé n’entraîne pas automatiquement de sanction. En revanche, le non-respect répété des obligations de facturation électronique ou l’absence de correction des factures rejetées peut conduire à des sanctions fiscales.
Ces sanctions peuvent prendre la forme de pénalités financières, de redressements de TVA ou de contrôles renforcés par l’administration.
Le rejet devient alors un indicateur de risque pour la conformité globale de l’entreprise.
Quels outils pour éviter le rejet des factures électroniques ?
Pour limiter les rejets, les entreprises doivent s’appuyer sur des solutions de facturation électronique compatibles avec la réforme.
Les plateformes de dématérialisation agréées permettent de sécuriser la transmission, de vérifier les formats et de suivre les statuts des factures en temps réel.
Des logiciels de facturation intégrés à la comptabilité facilitent également la gestion des données, la conformité TVA et le reporting vers l’administration fiscale.
