La différence entre une GED et un simple stockage de fichiers réside dans la gestion : une GED organise, classe, sécurise et suit les documents tout au long de leur cycle de vie, tandis qu’un stockage cloud ou serveur se limite à conserver des fichiers sans indexation, workflows, traçabilité ni conformité.
Dans beaucoup d’entreprises en France, la gestion des documents numériques commence par un stockage dans un espace cloud comme Google Drive, un serveur de fichiers, un NAS ou un dossier partagé. C’est simple, rapide à mettre en place et suffisant au début. Mais dès que les processus se complexifient, que les factures, les contrats, dossiers et autres documents se multiplient, ce fonctionnement atteint vite ses limites.
Pourquoi le stockage classique atteint rapidement ses limites ?
Dans beaucoup d’entreprises, la gestion des documents numériques commence avec des solutions comme Google Drive, OneDrive, un serveur de fichiers, un NAS ou un simple dossier partagé. C’est rapide à mettre en place et suffisant au début. Cependant, dès que les volumes augmentent ou que les processus deviennent plus complexes (factures, contrats, dossiers clients, documents RH…), ce mode de fonctionnement montre ses limites. L’absence de règles documentaires crée :
- des doublons,
- des versions contradictoires,
- des pertes d’informations,
- une recherche difficile,
- une sécurité limitée,
- une non-conformité potentielle avec les obligations légales et le RGPD.
C’est précisément dans ce contexte qu’une GED s’impose comme un système documentaire structuré.
Les fonctionnalités clés d’une GED
Une GED est un logiciel de gestion électronique qui couvre l’ensemble du cycle de vie du document : création, acquisition, classement, recherche, modification, validation, archivage et conservation. Elle fonctionne comme un système central qui organise tous les documents, qu’ils soient d’origine papier ou nativement numériques, et les relie aux processus métier de l’entreprise.
Fonctionnalités clés :
- Indexation et métadonnées : type de document, date, client, fournisseur, numéro de facture, projet, etc.
- Recherche avancée : recherche par mots-clés, métadonnées ou contenu grâce à l’OCR.
- Gestion des versions et suivi des modifications.
- Workflows de validation : approbation des factures, circuits de signature, validation des contrats.
- Gestion sécurisée des droits d’accès.
- Traçabilité complète des actions.
- Conformité réglementaire : RGPD, durées légales de conservation, preuve des actions.
- Intégrations possibles avec l’ERP, le CRM et d’autres outils métiers.
- Archivage électronique des documents en fin de cycle.
Exemple concret : dans une GED, une facture déposée peut être automatiquement indexée, envoyée en validation, rapprochée d’un bon de commande et archivée à la bonne durée.
Dans un Drive classique, elle est simplement déposée dans un dossier sans gestion ni contrôle.
Le stockage de fichiers : un simple espace de dépôt
Un stockage cloud ou serveur permet uniquement de déposer, classer et partager des fichiers dans des dossiers.
Il ne propose :
- ni indexation,
- ni gestion des versions fiable,
- ni workflows,
- ni traçabilité,
- ni conformité,
- ni archivage légal,
- ni intégration avec les outils métier.
Ce type de solution convient pour un usage basique, mais ne répond pas aux besoins d’une gestion documentaire organisée et sécurisée.
Exemple concret : lorsqu’un collaborateur modifie un contrat dans un dossier partagé, il peut créer un doublon, écraser la mauvaise version ou perdre l’historique.
En GED, chaque modification est versionnée, tracée et intégrée dans un processus.
Tableau comparatif GED VS stockage simple de fichier
|
Critère |
Simple stockage |
GED |
|
Fonction |
Dépôt de fichiers |
Gestion documentaire complète |
|
Recherche |
Basique |
Avancée (OCR, métadonnées) |
|
Classement |
Arborescences manuelles |
Indexation structurée |
|
Versioning |
Limité |
Gestion complète des versions |
|
Workflows |
Non |
Oui |
|
Traçabilité |
Faible |
Journal d’audit |
|
Sécurité |
Basique |
Droits d’accès granulaire |
|
Conformité |
Non |
Oui |
|
Archivage légal |
Non |
Oui (SAE / coffre numérique) |
|
Intégration outils métier |
Non |
Oui |
L’archivage électronique : un système complémentaire
L’archivage électronique (SAE ou coffre-fort numérique) n’est ni une GED ni un stockage.
Son objectif est la conservation à long terme, avec garanties d’intégrité, d’horodatage, de traçabilité et de preuve.
En pratique :
- la GED gère les documents au quotidien ;
- le SAE conserve les documents en fin de cycle avec valeur probatoire.
Les deux solutions sont complémentaires.
Quel système est le plus adapté à votre entreprise ?
Le choix dépend avant tout de la nature et du volume des documents, ainsi que des besoins métiers.
Une simple solution de stockage peut suffire si l’entreprise traite peu de documents, si les processus restent simples, que la gestion des versions ou la traçabilité n’est pas critique et que les enjeux de conformité sont limités.
En revanche, une GED devient indispensable dès que l’entreprise manipule un volume important de documents, que plusieurs services doivent collaborer sur les mêmes contenus, qu’il existe des workflows d’approbation, ou que la conformité (RGPD, durées de conservation) représente un véritable enjeu. Elle s’impose aussi lorsque la perte d’informations, les doublons ou l’absence de versionning ont un impact opérationnel sensible et que chaque document doit être tracé de manière fiable.
Exemples d’usages par secteur
BTP : plans, rapports de chantier, dossiers techniques, documents sécurité.
La GED centralise les documents et facilite l’accès entre bureau et terrain.
Industrie : documents qualité, fiches techniques, non-conformités, contrats fournisseurs.
La GED automatise les traitements et renforce la traçabilité.
Services : dossiers clients, factures, contrats, documents RH.
La GED améliore la collaboration, réduit les erreurs et assure la conformité.
Des solutions telles que DocuWare permettent de regrouper l’ensemble de ces documents au sein d’un même espace, accessible et sécurisé pour tous les collaborateurs.
