Les étapes de la mise en place d’une GED reposent sur 4 phases essentielles : la capture des documents, leur classement et indexation, leur stockage sécurisé et enfin leur diffusion ou exploitation en interne. Suivre ce processus structuré permet à une entreprise d’améliorer la circulation de l’information, de réduire les erreurs et d’accélérer les workflows documentaires.
Les 4 grandes étapes de la mise en place d’une GED
Étape 1 : Capturer et intégrer les documents
La première étape consiste à rassembler l’ensemble des documents de l’entreprise, quel que soit leur format ou leur date de création. Cela inclut notamment :
- la numérisation des documents papier : contrats, factures, dossiers RH, archives, courriers,
- l’importation des fichiers déjà existants : PDF, e-mails, images, rapports, fichiers bureautiques,
- l’intégration de documents issus d’ERP, de CRM ou d’autres logiciels métiers.
Dans un projet de dématérialisation bien mené, cette phase ne se limite pas à un simple dépôt de fichiers dans des dossiers. Les solutions de GED modernes proposent :
- des mécanismes d’import automatisés,
- des connecteurs vers les messageries et les applications internes,
- des outils d’OCR (reconnaissance optique de caractères) pour rendre les documents scannés pleinement exploitables.
L’OCR permet de transformer un document scanné en données et textes recherchables, ce qui facilite ensuite la recherche, l’indexation et l’archivage.
Cette première étape de mise en place peut également intégrer une réflexion sur :
- le nettoyage des doublons,
- la suppression des documents obsolètes,
- la vérification de la qualité des fichiers importés.
Elle constitue la base d’un environnement documentaire fiable pour les utilisateurs.
Étape 2 : Classer et indexer pour organiser l’information
Une fois les documents capturés, la deuxième étape consiste à les organiser de manière homogène, cohérente et structurée. Contrairement à un simple espace de stockage, une solution de gestion documentaire repose sur un système d’indexation s’appuyant sur des métadonnées.
Chaque type de document se voit attribuer des informations clés, comme par exemple :
- catégorie de document,
- fournisseur ou client,
- service concerné,
- projet ou dossier,
- date, échéance, statut,
- numéro de facture, de contrat ou de commande.
L’objectif de cette indexation est de permettre une recherche rapide et fiable, même lorsque des milliers de documents sont stockés dans la base. Les solutions professionnelles peuvent automatiser une partie de ce classement en exploitant les données déjà présentes dans les documents.
Un classement clair, associé à des règles de conservation et d’archivage, est essentiel pour :
- éviter les pertes de documents,
- limiter les doublons,
- garantir une organisation documentaire cohérente,
- faciliter la conformité et la traçabilité.
Étape 3 : Stocker et sécuriser les documents
Le stockage dans une GED ne consiste pas simplement à conserver des fichiers dans des dossiers. Il s’agit d’assurer la sécurité, la pérennité et l’intégrité de l’information.
Les solutions professionnelles de gestion électronique des documents offrent notamment :
- une gestion fine des droits d’accès (par service, par rôle, par type de document),
- un historique complet des actions (consultation, modification, validation, suppression),
- un contrôle de version pour suivre l’évolution des documents,
- des dispositifs de protection conformes au RGPD et aux politiques internes de sécurité.
Les documents sont centralisés dans un système unique plutôt que dispersés sur des disques durs locaux ou des partages réseau, ce qui réduit les risques liés aux fichiers non maîtrisés.
Le stockage sécurisé permet également de respecter les durées légales de conservation selon le type de document (factures, contrats, documents RH, pièces comptables), grâce à un archivage structuré et automatisé. Les étapes de conservation et de suppression peuvent être définies à l’avance, ce qui aide l’entreprise à maintenir un référentiel documentaire à jour et conforme.
Étape 4 : Diffuser, exploiter et automatiser les workflows
La dernière étape consiste à permettre aux équipes de consulter, partager et utiliser les documents au quotidien dans le cadre de leurs activités.
Une GED bien paramétrée facilite :
- la collaboration entre les services,
- la validation interne des documents,
- la mise en place de circuits d’approbation,
- la signature électronique,
- la circulation fluide de l’information entre les différents métiers.
Les documents ne restent plus dispersés et difficilement retrouvables : ils sont intégrés à des processus clairs.
Grâce aux workflows automatisés, une GED peut piloter des processus comme :
- la validation des factures fournisseurs,
- le suivi des contrats, avenants et renouvellements,
- la gestion des dossiers RH,
- le traitement des demandes clients,
- la circulation des bons de commande et des pièces justificatives.
Les utilisateurs gagnent du temps, réduisent les erreurs et se concentrent sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. L’entreprise bénéficie ainsi d’une gestion documentaire plus fluide, plus rapide et plus sécurisée.
Pour en savoir plus, nous vous proposons de découvrir la solution de GED Docuware.
