Une GED (Gestion Électronique de Documents) permet de centraliser, classer et sécuriser tous les types de documents d’une entreprise : factures, contrats, dossiers RH, courriers ou fichiers marketing. Le tout est indexé et accessible via un moteur de recherche performant pour une gestion documentaire fluide et conforme.
Donc en réalité, presque tous les types de documents peuvent être gérés dans un logiciel GED : des factures aux contrats, des dossiers RH aux échanges commerciaux. L’essentiel est de structurer cette gestion documentaire afin que l’information soit facilement accessible, sécurisée et exploitable sur le long terme grâce à des outils de classement, d’indexation et de recherche performants.
Démo flash en ligne de la solution de GED DocuWare !
Quels sont les documents que je peux mettre dans une GED ?
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Types de documents d’entreprises |
Description et rôle |
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Documents administratifs |
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Documents financiers et comptables |
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Documents juridiques |
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Documents commerciaux et marketing |
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Documents liés aux projets |
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Pourquoi organiser et centraliser ses documents dans une solution GED ?
Organiser ses documents dans une GED ne revient pas à simplement stocker des fichiers : c’est une démarche stratégique qui structure l’information selon des critères métier. La GED standardise le classement, l’indexation et la diffusion, accélère l’accès aux contenus et fluidifie les processus.
En centralisant les documents dans un logiciel de gestion électronique, l’entreprise renforce la traçabilité, la sécurité et la conformité. Avec l’OCR, l’indexation avancée et la recherche intelligente, la gestion devient proactive : moins de pertes d’information, meilleure maîtrise documentaire et coûts d’archivage réduits.
Au-delà de la dématérialisation, la GED favorise la collaboration, soutient la transformation numérique et sécurise la continuité d’activité. Elle s’impose comme un levier essentiel pour protéger les données, optimiser les ressources et accompagner la croissance.
Les critères essentiels pour choisir les documents à intégrer
Lors de la sélection des documents à intégrer dans la GED, plusieurs critères doivent être soigneusement pris en compte pour garantir une organisation efficace et conforme.
- Valeur légale ou réglementaire : intégrer les documents soumis à des obligations ou pouvant servir de preuve en cas d’audit.
- Fréquence d’utilisation : inclure les fichiers consultés ou partagés régulièrement pour faciliter l’accès et améliorer la productivité.
- Confidentialité et sensibilité : protéger les informations critiques en attribuant des droits d’accès adaptés et un niveau de sécurité renforcé.
- Durée de conservation : appliquer les règles légales de rétention et prévoir une suppression conforme une fois la période écoulée.
- Valeur métier : sélectionner les documents réellement utiles aux activités de chaque service (RH, finance, commerce, etc.)
En appliquant ces critères, l’entreprise constitue une base documentaire pertinente, sécurisée et conforme, optimisant la gestion et la diffusion de l’information.
Formats de fichiers pris en charge dans une GED
Une solution de GED permet la prise en charge de nombreux formats de fichiers pour couvrir tous les besoins de gestion documentaire dans les entreprises.
- Formats bureautiques classiques : PDF, Word (DOC, DOCX), Excel (XLS, XLSX) et PowerPoint (PPT) sont indispensables pour la dématérialisation et l’archivage numérique des documents de travail.
- Formats d’images : JPEG, PNG, TIFF, avec une préférence pour TIFF et JPEG2000 pour la qualité et la sécurité des fichiers.
- Documents issus de la numérisation papier : l’usage de l’OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) transforme les documents papier en contenus numériques exploitables, facilitant leur indexation et leur gestion.
- E-mails et pièces jointes : la dématérialisation des communications électroniques permet une centralisation efficace au sein du système GED.
- Fichiers vidéo et audio : utiles pour conserver des enregistrements de réunions, des formations ou des contenus marketing, ces formats renforcent la richesse documentaire des outils de GED modernes.
Grâce à ses nombreuses fonctionnalités, une solution GED comme DocuWare optimise la gestion des documents électroniques et facilite le travail collaboratif des utilisateurs. Ainsi, elle permet aux entreprises de maîtriser pleinement leurs données en toute sécurité, quel que soit leur secteur d’activité.
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Conclusion : bien structurer sa GED pour une gestion documentaire optimale
Intégrer les bons documents dans une solution de Gestion Électronique des Documents (GED) permet de simplifier l’organisation, de sécuriser les données et de fluidifier les processus au sein de l’entreprise. Factures, contrats, dossiers RH, contenu marketing ou projets : une gestion structurée et adaptée assure un accès rapide aux informations essentielles tout en réduisant les coûts liés au stockage papier. Grâce à des outils comme DocuWare, les entreprises disposent d’une solution fiable pour centraliser leurs documents, améliorer la collaboration entre les métiers et accompagner leur transition numérique en toute sécurité.
