La mise en place d’un projet de dématérialisation est devenue un passage obligé pour les entreprises qui souhaitent moderniser leurs processus, automatiser la gestion des documents et se préparer à la réforme de la facturation électronique. Mais lorsqu’il s’agit de lancer un projet, une question revient systématiquement : quels sont les délais moyens pour déployer une solution de dématérialisation ?
La réponse n’est pas uniforme. Tout dépend du périmètre choisi (factures fournisseurs, GED globale, processus RH, juridique ou achats), de la complexité du système d’information de l’entreprise et de son degré de maturité digitale.
Pas de délai unique : tout dépend du périmètre du projet
Un projet de dématérialisation ciblé et rapide, par exemple sur les factures fournisseurs via un workflow P2P (Purchase-to-Pay), peut être opérationnel en quelques semaines seulement. Avec une solution SaaS prête à l’emploi comme YOOZ, le paramétrage standard et la connexion à l’ERP se font rapidement. L’entreprise peut alors automatiser la réception des factures électroniques, accélérer leur validation et sécuriser l’archivage électronique probant, tout en obtenant un retour sur investissement rapide.
Lorsque l’on vise une automatisation plus avancée du traitement des factures avec un volume élevé de documents, des circuits de validation multi-niveaux et une intégration poussée avec l’écosystème SI (ERP, CRM, SIRH), les délais sont plus longs. Ce type de projet demande un travail de conception plus approfondi, une cartographie précise des processus documentaires et des workflows configurés sur mesure. Dans ce cas, des solutions comme Basware sont particulièrement adaptées : elles permettent de digitaliser tout le processus P2P, d’optimiser la productivité et de garantir la conformité à grande échelle.
Enfin, un projet global de GED (Gestion Électronique de Documents) couvre l’ensemble des flux de l’entreprise : RH, juridique, comptabilité, contrats, communication client. Ici, on parle généralement de plusieurs mois, car il s’agit d’assurer l’interopérabilité avec de multiples systèmes, de mettre en place des règles de gouvernance documentaire et de former les utilisateurs. Une solution comme DocuWare répond à cet objectif en centralisant la gestion électronique des documents de manière transverse et sécurisée.
En résumé :
- Projet basique et ciblé (factures fournisseurs, workflow P2P standard) → 2 à 3 mois en moyenne.
- Projet avancé avec automatisation et validation multi-niveaux → 4 à 6 mois selon la complexité.
- Projet global de GED transverse → 6 à 9 mois, voire plus pour des environnements multi-sites ou internationaux.
Les phases clés d’un projet de dématérialisation
Malgré les différences de périmètre, un projet de dématérialisation documentaire suit généralement les étapes suivantes :
- Cadrage et analyse des besoins (1 à 4 semaines)
Audit des processus documentaires, identification des flux prioritaires (factures fournisseurs, contrats, bulletins de paie), rédaction du cahier des charges et définition des objectifs. - Conception et paramétrage (4 à 8 semaines)
Mise en place de la solution de dématérialisation (logiciel GED, plateforme de facturation électronique), création des workflows de validation, configuration des règles métiers et connexion avec les systèmes existants. - Tests et recette (2 à 4 semaines)
Validation des flux documentaires en conditions réelles : traitement d’une facture électronique fournisseur, archivage probant, piste d’audit fiable. Ajustements techniques pour garantir la conformité. - Formation et déploiement (1 à 4 semaines)
Sensibilisation et formation des utilisateurs, accompagnement au changement, mise en production progressive ou globale selon le périmètre.
Les facteurs qui influencent les délais
Plusieurs éléments accélèrent ou ralentissent un projet de dématérialisation :
- Accélérateurs : choix d’une solution SaaS packagée, périmètre limité (ex. uniquement factures fournisseurs), implication forte des utilisateurs clés, connecteurs ERP standards.
- Freins : volumes documentaires très élevés, intégrations complexes avec plusieurs systèmes (ERP, CRM, SIRH), projet multi-sites ou multi-pays, résistance au changement des équipes.
Les délais dépendent aussi de la disponibilité des ressources internes et du planning des intégrateurs. Une entreprise qui anticipe son projet sécurise son calendrier et évite les retards liés à un déploiement précipité.
L’impact de la réforme de la facturation électronique
La réforme de la facturation électronique obligatoire en France (échéance 2026) fixe des délais incompressibles. Toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, devront être capables d’émettre, de recevoir et de traiter des factures électroniques via une Plateforme Agréée (PA) – nouvelle appellation des anciennes Plateformes de Dématérialisation Partenaires.
L’enjeu est le même pour toutes : se mettre en conformité avec la loi tout en repensant la gestion des factures fournisseurs. Choisir une PA “pure player” permet certes de répondre à l’obligation légale, mais n’apporte aucun bénéfice supplémentaire en termes de productivité ou d’automatisation. En revanche, intégrer une solution de dématérialisation complète et certifiée PA permet de transformer un processus contraignant en un flux numérique optimisé : traitement accéléré des factures, réduction des coûts, meilleure traçabilité et intégration avec l’ERP.
Cette réforme doit donc être anticipée. Plus qu’une simple obligation, elle constitue une opportunité de moderniser en profondeur la gestion financière et de transformer la facturation électronique en un véritable levier d’efficacité et de compétitivité.
Conclusion
Il n’existe pas de délai unique pour un projet de dématérialisation. Un projet ciblé sur les factures fournisseurs peut être déployé en quelques semaines, tandis qu’une mise en place globale de GED s’étale sur plusieurs mois. Les délais dépendent de la complexité des processus, du volume de documents, des intégrations avec les systèmes existants et de l’implication des équipes.
La réussite repose sur une préparation rigoureuse : cadrage clair, choix d’une solution adaptée, anticipation des contraintes réglementaires et accompagnement des utilisateurs. Dans ce contexte, l’appui d’un partenaire qualifié est essentiel pour sécuriser les délais, accélérer le déploiement et garantir que la dématérialisation des documents devienne une transformation durable et génératrice de valeur.
C’est pourquoi le succès repose sur une approche sur mesure. Chez DIMO Démat, en tant qu’intégrateur expert de solutions de GED et de dématérialisation des factures fournisseurs, nous savons que chaque client a ses propres processus, contraintes et objectifs. Notre rôle est d’adapter la méthodologie, de sécuriser les délais et d’accompagner chaque entreprise pour que son projet de dématérialisation devienne une réussite durable, conforme et créatrice de valeur.
