La dématérialisation est aujourd’hui au cœur des stratégies de transformation digitale des entreprises. Elle ne se limite plus à un effet de mode, mais constitue un véritable levier de performance, de conformité et de réduction des coûts. Pourtant, une question se pose régulièrement : quels sont les documents réellement concernés par la dématérialisation ? En théorie, tous peuvent l’être, mais certains types de documents se prêtent particulièrement bien à cette transition numérique, car ils représentent un volume important ou sont soumis à des contraintes réglementaires spécifiques.
Commençons par un premier échange
Tous les documents peuvent être numérisés et gérés électroniquement
Le principe de la dématérialisation repose sur le remplacement du format papier par un format numérique exploitable, sécurisé et conforme. Dans les faits, cela signifie que les documents qui circulent au quotidien dans l’entreprise, qu’il s’agisse de factures fournisseurs, de contrats juridiques, de bulletins de paie ou encore de courriers entrants, peuvent être transformés en documents électroniques. Cette bascule ouvre la voie à une gestion documentaire plus fluide, appuyée par des solutions de GED (Gestion Électronique de Documents) qui centralisent, classent et sécurisent l’ensemble des données.
Si la facture fournisseur au format électronique est aujourd’hui le document le plus emblématique de la dématérialisation, notamment avec la réforme de la facturation électronique obligatoire en 2026, elle n’est que la partie visible de l’iceberg. La digitalisation concerne également les documents administratifs, les pièces comptables, les dossiers clients ou fournisseurs, mais aussi les documents RH comme les bulletins de paie ou les contrats de travail.
Une approche générale ou ciblée selon les besoins de l’entreprise
Toutes les entreprises n’adoptent pas la dématérialisation de la même façon. Certaines choisissent de s’équiper d’une GED, qui couvre un large périmètre documentaire et offre des fonctionnalités transversales : classement, recherche, sécurisation, archivage probant. Cette approche est idéale pour les organisations qui souhaitent structurer leur gestion documentaire dans son ensemble.
D’autres privilégient des outils plus spécialisés, centrés sur un processus précis. C’est le cas par exemple des solutions de dématérialisation des factures fournisseurs. Celles-ci intègrent des technologies d’OCR pour la lecture automatique des données, des workflows de validation et un lien direct avec les ERP comptables. On retrouve la même logique dans les outils RH pour la distribution sécurisée des bulletins de paie ou dans les solutions juridiques pour la signature électronique et l’archivage des contrats.
En réalité, ces deux approches sont complémentaires. Une GED généraliste peut coexister avec une solution métier spécialisée, à condition de garantir une interopérabilité entre les outils. C’est là un enjeu clé de la transformation digitale : s’assurer que les solutions mises en place échangent efficacement avec les systèmes existants (ERP, CRM, solutions RH).
Pourquoi la facture est au cœur de la dématérialisation
La facture électronique mérite une attention particulière. Elle représente l’un des documents les plus traités dans une entreprise et concentre donc un fort potentiel de gain de temps et de réduction des coûts. Sa dématérialisation permet de fluidifier le processus P2P (Purchase-to-Pay), d’améliorer la traçabilité et d’assurer la conformité fiscale grâce à des formats comme le Factur-X. L’arrivée progressive de l’obligation légale de facturation électronique pousse d’ailleurs les entreprises à repenser leur gestion documentaire globale et de mettre en place la dématérialisation des factures fournisseur.
Les bénéfices et les limites d’un projet de dématérialisation
Dématérialiser ses documents, ce n’est pas uniquement gagner en efficacité opérationnelle. C’est aussi réduire les coûts liés à l’impression, au stockage physique et à l’envoi postal, tout en renforçant la sécurité des données. C’est encore assurer une meilleure traçabilité, puisque chaque document numérique peut être suivi, horodaté et protégé contre les altérations. Enfin, c’est répondre à des exigences réglementaires de plus en plus strictes, notamment en matière d’archivage à valeur probante et de conservation fiscale.
Il existe cependant quelques réalités à prendre en compte. Toutes les entreprises ne peuvent pas tout dématérialiser en même temps. Il est souvent nécessaire de définir des priorités : commencer par les documents à fort volume ou à forte valeur ajoutée, comme les factures fournisseurs, puis élargir progressivement le périmètre. Le choix de l’outil est également déterminant : un logiciel GED pour une vision globale, une solution métier pour un besoin spécifique. Enfin, certaines pièces requièrent un traitement particulier, par exemple les documents juridiques ou comptables, qui doivent respecter des normes légales précises.
Conclusion
La dématérialisation ne se limite pas à la seule facture électronique, même si elle en est aujourd’hui le symbole. Elle s’étend à l’ensemble des documents de l’entreprise : administratifs, RH, juridiques, comptables ou commerciaux. Bien menée, elle permet non seulement d’optimiser les processus, mais aussi de sécuriser les données et de renforcer la conformité réglementaire.
En définitive, tous les documents peuvent être concernés par la dématérialisation. La question “quels documents dématérialiser en priorité ?” n’a pas de réponse universelle. Elle dépend de la maturité digitale de l’entreprise, de ses processus internes et de ses objectifs. C’est pourquoi l’accompagnement d’un expert est essentiel. Chez DIMO Software, nous aidons les entreprises à identifier les documents stratégiques à dématérialiser en premier, en tenant compte à la fois des gains attendus et des contraintes réglementaires.
