Quels sont les formats autorisés pour la facturation électronique obligatoire en France ?

Avec l’arrivée de la réforme de la facturation électronique obligatoire en 2026, une question revient très souvent chez les directions financières, les responsables comptables et les dirigeants de PME : dans quel format faudra-t-il émettre et recevoir les factures électroniques ?

La réponse est claire : les simples fichiers PDF envoyés par e-mail ne suffiront plus. Pour respecter la conformité fiscale, les factures électroniques devront obligatoirement respecter un format structuré, défini par l’administration française et capable d’être lu et traité automatiquement par les plateformes agréées (PDP) et par le Portail Public de Facturation (PPF).

Trois formats électroniques officiels ont été retenus : UBL, CII et Factur-X. Chacun présente des caractéristiques propres, adaptées à la taille des entreprises, à la complexité des flux et aux types de transactions.

Les trois formats autorisés

Format	Caractéristiques principales
UBL (Universal Business Language)	Basé sur XML, largement utilisé au niveau international. Très structuré, il facilite les échanges électroniques entre systèmes hétérogènes. Adapté aux grandes entreprises et groupes opérant à l’étranger. Permet une automatisation complète du traitement des factures électroniques : émission, réception, transmission des données et suivi dans les systèmes de gestion.
CII (Cross Industry Invoice)	Standardisé par l’ONU/CEFACT, également basé sur XML. Garantit une compatibilité maximale entre différents secteurs d’activité. Idéal pour les transactions B2B complexes et les chaînes logistiques internationales. Déjà largement adopté par les grandes industries pour la fiabilité des informations fiscales et commerciales.
Factur-X	Format hybride combinant un PDF lisible par l’humain et des données XML intégrées. Simple d’utilisation, adapté aux PME, TPE et microentrepreneurs. Concilie lisibilité traditionnelle de la facture et conformité réglementaire. Solution progressive de dématérialisation, idéale pour une transition en douceur.

Important : Les factures envoyées uniquement en PDF image ou en document scanné ne seront plus acceptées après la réforme. Elles ne garantissent pas l’intégrité des données et ne permettent pas l’automatisation des processus de facturation exigée par l’administration fiscale.

Comment choisir le bon format ?

Le choix du format électronique dépend de plusieurs critères : la taille de l’entreprise, la complexité de ses flux de facturation, le nombre de transactions et les systèmes d’information déjà en place.

Les grandes entreprises et groupes internationaux privilégieront souvent UBL ou CII, qui sont déjà largement utilisés dans les échanges européens et mondiaux. Ces formats structurés permettent une interopérabilité forte entre différents systèmes et facilitent le reporting fiscal.
Les PME et TPE opteront plus facilement pour Factur-X, car il conserve la lisibilité du PDF tout en respectant les exigences techniques de la réforme. Ce format hybride est souvent le plus simple à déployer, surtout si l’entreprise dispose déjà d’un logiciel de facturation ou d’une solution comme DocuWare, YOOZ et Basware qui facilite la dématérialisation des factures.

Exemple : une petite entreprise de services pourra utiliser Factur-X sans bouleverser ses habitudes. Alors qu’une multinationale avec de multiples filiales et des flux logistiques complexes se tournera vers UBL ou CII pour gérer ses obligations et sécuriser ses échanges internationaux.

Comment se préparer dès maintenant ?

Choisir le bon format de facture électronique n’est que la première étape. Pour être réellement conforme à la réforme, chaque entreprise devra vérifier que ses logiciels et ses systèmes de gestion (ERP, logiciel de facturation, outils comptables, GED) sont capables de générer et de traiter les formats électroniques normés (UBL, CII, Factur-X). Cette compatibilité est essentielle pour que les factures électroniques puissent circuler correctement et être reconnue par l’administration fiscale. Mais la préparation ne s’arrête pas là. Vos outils devront obligatoirement être reliés à une Plateforme Agréée (PA) connectée au Portail Public de Facturation (PPF). C’est cette interconnexion qui garantit la transmission sécurisée des données, le reporting TVA et la centralisation des informations fiscales exigées par la réforme.

Une contrainte qui peut se transformer en une opportunité

Certaines solutions de dématérialisation des factures fournisseurs comme Yooz ou Basware, ou logiciel GED comme DocuWare, ou même des ERP du marché obtiendront directement le statut de PA. Dans ce cas, vous pourrez les utiliser comme point unique pour gérer l’ensemble de vos factures électroniques : création, émission, réception, archivage et suivi. Cela vous permet de combiner, dans un même environnement, conformité réglementaire et optimisation des processus de gestion. Vous transformez ainsi une simple obligation fiscale en une véritable opportunité d’amélioration de la performance, avec des bénéfices tangibles en termes de productivité, de visibilité et de maîtrise des flux financiers.

Dans le cas contraire, si vos outils ne deviennent pas Plateforme Agréée, ils devront être interfacés avec une PA externe. Ce scénario reste tout à fait viable, mais il suppose un travail d’intégration technique à anticiper. Celui-ci est nécessaire pour garantir que vos factures électroniques respectent bien les formats normés (UBL, CII, Factur-X) et que la transmission des données fiscales vers l’administration via le PPF soit correctement assurée.

Conclusion

Les formats électroniques autorisés pour la facturation obligatoire en France sont UBL, CII et Factur-X. Ce choix de l’administration vise à garantir à la fois la compatibilité internationale des transactions et une solution simple et accessible aux petites entreprises.

Dès septembre 2026, les entreprises devront pouvoir recevoir des factures électroniques, et à partir de 2027, elles devront également les émettre dans l’un de ces formats normés. Se limiter à un simple PDF envoyé par e-mail ne sera plus suffisant. Pour être en conformité, chaque entreprise doit anticiper dès maintenant : vérifier ses logiciels, adapter ses systèmes, former ses équipes et s’assurer que la transmission des données fiscales sera possible via une plateforme agréée (PA ex PDP) connectée au PPF.

La réforme est une contrainte réglementaire, mais c’est surtout une opportunité de moderniser et d’optimiser vos processus. Opter pour un outil de dématérialisation ou une GED certifiée Plateforme Agréée (PA), c’est garantir la conformité de vos factures aux normes en vigueur. C’est aussi fiabiliser vos données, automatiser vos processus, renforcer la traçabilité et simplifier le reporting. La dématérialisation devient ainsi un véritable levier de performance et de productivité pour votre entreprise.