La dématérialisation des documents désigne le processus de substitution des documents papier par des fichiers numériques. Cette transformation vise à faciliter le stockage, la gestion et le partage de l’information dans l’entreprise. Contrairement à la simple numérisation, la dématérialisation prend en compte l’ensemble du cycle de vie du document : de sa création à son archivage, en passant par sa validation, sa diffusion et sa signature électronique. Cette approche s’applique à une large variété de documents, notamment les factures fournisseurs, contrats, notes de frais, bulletins de paie ou courriers entrants.
Différences entre numérisation et dématérialisation
Bien que souvent confondues, la numérisation et la dématérialisation répondent à des logiques distinctes. La numérisation correspond à la conversion d’un document papier en un fichier numérique, souvent au format PDF ou image, à l’aide d’un scanner. Ce processus produit une copie digitale du document physique, mais sans lui appliquer de traitement métier.
La dématérialisation va plus loin : elle repose sur des outils capables d’intégrer, classer, valider, tracer et archiver les documents numériques selon des règles précises. Elle permet d’automatiser des processus, d’intégrer des workflows de validation, et d’assurer la conformité réglementaire (RGPD, PAF, NF Z42-013) dans une logique de productivité et de sécurité renforcée.
Comment dématérialiser des documents ?
La dématérialisation s’organise en deux grandes étapes complémentaires. La première consiste à convertir les documents papier existants en fichiers numériques. Cela peut être réalisé via des logiciels ou des applications mobiles, avec un scanner ou un smartphone. Ce type d’usage convient à de petits volumes ou à un usage personnel. En revanche, il reste limité pour un usage professionnel : la traçabilité, l’indexation ou la valeur probante ne sont pas garanties.
Pour les entreprises confrontées à des enjeux de conformité ou de volumétrie, il est recommandé de s’appuyer sur des prestataires spécialisés. Ces experts assurent la capture, l’indexation, la sécurisation et l’archivage des documents dans le respect des normes en vigueur, en garantissant la valeur légale des fichiers produits.
La deuxième étape consiste à aller au-delà de la simple numérisation, en intégrant soit une solution de Gestion Électronique de Documents (GED), soit un outil métier dédié, selon les besoins de l’entreprise.
Une GED, comme DocuWare, est conçue pour organiser, classer et sécuriser l’ensemble des documents numériques de l’entreprise (contrats, courriers, RH, etc.). Elle facilite les recherches, les workflows de validation, l’archivage et la conformité documentaire globale.
En revanche, les outils spécialisés dans la dématérialisation des factures, comme Yooz ou Basware, vont plus loin. Ils répondent à des exigences métiers précises, notamment en automatisant les étapes clés du cycle fournisseur : capture, lecture intelligente, rapprochement avec les bons de commande, validation, signature électronique et export comptable.
Cette distinction devient d’autant plus importante avec l’entrée en vigueur progressive de la facture électronique obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Dans ce cadre réglementaire, il ne s’agit plus seulement de gérer des documents, mais bien de digitaliser l’ensemble du processus Procure-to-Pay (P2P) dans le respect des normes légales (e-invoicing, e-reporting, PDP…).
Le choix entre GED et solution métier dépend donc de l’usage ciblé :
- Pour un traitement documentaire transversal, la GED est adaptée ;
- Pour répondre aux exigences de la réforme et optimiser la comptabilité fournisseurs, une solution dédiée au traitement des factures est indispensable.
Quels sont les meilleurs logiciels de GED et de dématérialisation ?
Plusieurs solutions logicielles permettent aux entreprises de structurer leur démarche de dématérialisation :
- DocuWare est une plateforme de GED complète, conçue pour centraliser et sécuriser les documents, tout en assurant des circuits de validation fiables et une traçabilité conforme. Elle s’intègre facilement avec les applications métiers existantes (ERP, CRM…).
- Yooz est une solution dédiée à la dématérialisation des processus comptables. Elle permet de capturer, traiter, valider et archiver les factures fournisseurs automatiquement, tout en assurant la conformité avec les exigences fiscales.
- Basware est spécialisée dans la digitalisation du processus Procure-to-Pay. Elle offre une vision globale sur les dépenses, permet l’automatisation de la facturation et assure le suivi des engagements financiers de manière fluide et conforme.
Le choix d’un outil dépendra du type de documents concernés, du volume à traiter et des flux métier que l’entreprise souhaite digitaliser. L’accompagnement par un intégrateur certifié peut alors faciliter la mise en œuvre d’une solution adaptée, durable et évolutive.
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